1. Introdução
Ao contrário do que muitos gestores pensam, a gestão de empresas não é uma metodologia restrita apenas as grandes corporações. Ela será até mais fácil de ser planejada, organizada e executada em pequenas e médias empresas devido aos processos serem bem mais enxutos, agregando melhorias e aumentando o nível de respeito e profissionalismo no mercado. Além disso, a empresa poderá preparar o caminho para construir uma imagem de valor, promover o crescimento de forma sustentável e desenvolver um diferencial competitivo forte frente aos concorrentes.
O grande problema é que os gestores, muitas vezes, por falta de conhecimento e habilidades, ignoram essas possibilidades colocando em risco o futuro do negócio. Mas não se preocupe! O nosso objetivo aqui é eliminar as incertezas e solucionar os problemas que impedem você de desenvolver a sua empresa.
Antes de qualquer coisa, precisamos definir o que é a gestão empresarial. Trata-se de um modelo de trabalho estruturado com base nas políticas de valores, missões, objetivos, cultura organizacional e outros fatores importantes para o bom funcionamento da empresa. A estratégia ajuda a melhorar a alocação e utilização dos recursos, realizar ações planejadas estrategicamente e viabilizar o negócio economicamente por meio do alcance das metas e objetivos mais rapidamente e com melhor qualidade.
Nesse post, nós ajudaremos os gestores a descobrirem e se beneficiarem dos métodos e ferramentas da gestão empresarial para darem o impulso necessário que irá alavancar os resultados do negócio. Você irá descobrir como elaborar um planejamento estratégico eficiente, como garantir o equilíbrio das contas por meio da gestão financeira, otimização dos processos operacionais e gerenciais, gestão de pessoas através do RH estratégico, estabelecer uma boa comunicação interna e a importância da consultoria no ambiente organizacional.
E para melhorar ainda mais, daremos as dicas necessárias para você colocar em uso na empresa as melhores práticas de gestão existentes no mundo corporativo. Isso pode representar a chave do sucesso para o seu negócio. Aproveite!
2. Planejamento Estratégico
Podemos dizer que o planejamento estratégico é o início de tudo para uma empresa que visa o desenvolvimento. Também conhecido como plano de negócios, ele servirá como um guia para você executar as estratégias e, como uma bússola, apontará as direções que você deverá tomar para manter o negócio no rumo desejado. Através do planejamento estratégico, você poderá definir os objetivos e estabelecer as metas que deverão ser alcançadas no curto, médio e longo prazo.
Mas, não é só isso. Ele também proporcionará uma visão mais abrangente do negócio, possibilitando o gestor identificar e corrigir falhas e desvios do planejamento, fortalecer a imagem da empresa e agregar maior organização dos processos internos.
Para dar início ao planejamento estratégico, comece pesquisando os pontos fortes e fracos do seu negócio e, em seguida, veja o que pode ser feito para minimizar os impactos negativos gerados pelas fraquezas e como você poderá potencializar os pontos fortes. A pesquisa de mercado também será necessária, pois ela mostrará as ameaças e oportunidades externas ao negócio.
Para você fazer isso do jeito mais simples e eficiente, use as técnicas da análise S.W.O.T. – Strenght (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Ela permitirá que você reúna e organize as informações de uma forma que dê maior visão dos riscos e soluções. A partir disso, formalize as metas e objetivos para o negócio e defina os recursos e métodos que serão utilizados para alcançá-los.
Diante da importância do planejamento estratégico para o desenvolvimento do seu negócio, listamos abaixo algumas dicas de como você pode fazer isso de forma eficiente. Acompanhe!
2.1. Defina os objetivos e metas do seu negócio
Sem objetivos e metas o seu negócio será entregue ao acaso e, tanto os gestores quanto os colaboradores, não terão a motivação necessária para buscarem melhores resultados. Para desenvolver o negócio é preciso eliminar o fator sorte e utilizar planejamentos e estratégias. Por isso, defina o que pretende com o negócio (objetivo) e, depois, divida esse objetivo em metas por etapas (curto, médio e longo prazo) e compartilhe entre os setores da empresa (por cada profissional).
2.2. Descreva o que fará para alcançar os objetivos
Quais serão as ações necessárias para você alcançar os objetivos? Quais decisões precisará tomar? Quais estratégias irá utilizar (técnicas e métodos)? Quais e quantos recursos serão necessários (ferramentas, equipamentos, tecnologias, matéria-prima, investimentos financeiros, mão de obra qualificada, etc.)? As respostas para essas perguntas deverão formar o seu briefing (guia de instruções).
2.3. Escolha os profissionais responsáveis
Cada profissional tem uma competência importante para contribuir com o seu planejamento. Então, selecione os profissionais com as habilidades, conhecimentos e qualificações certas para realizar cada estratégia do seu plano. Delegue as tarefas com prazos e monitore os resultados periodicamente.
É importante lembrar que o planejamento estratégico formará o seu plano de negócios e é ele que indicará onde irá chegar e como. Será um passo a passo valioso para a sua empresa crescer e se destacar no mercado em que atua. Não deixe o seu desejo de mudança apenas na vontade. Use sua inspiração para torná-lo realidade.
3. Gestão Financeira
O controle financeiro é uma das principais ferramentas responsáveis por garantir que a empresa alcance os objetivos de forma planejada e com os riscos controlados. Mesmo sendo óbvio e de grande entendimento por todos os gestores, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, ainda sofrem com a gestão de recursos financeiros feita de maneira inadequada. Muitas empresas ainda chegam a falência pela ausência total de uma gestão financeira profissional.
Por isso, não importa se o seu controle é feito em uma planilha ou por meio de softwares de gestão específicos, o importante é fazer o controle e fazê-lo de forma adequada. Então, veja agora algumas dicas de como você pode implementar uma eficiente gestão financeira no seu negócio:
3.1. Conheça as contas da sua empresa
Conhecer as operações financeiras realizadas pelo seu negócio tornará mais fácil o gerenciamento e o desenvolvimento de estratégias devido à visão mais abrangente que você terá sobre ela. As contas mais comuns que envolvem um negócio são: valores em estoque, entrada de dinheiro por meio de vendas, aluguéis, empréstimos e investimentos, saídas de dinheiro com a retirada dos sócios, despesas, custos de produção, fornecedores e outros dependendo do segmento de atuação. Pode parecer difícil no início, mas logo ficará familiarizado com todas as contas e terá um melhor controle do fluxo de entradas e saídas de dinheiro do caixa e contas bancárias da empresa.
3.2. Fluxo de Caixa
Pensando estrategicamente, o gestor pode utilizar o fluxo de caixa para planejar que os custos e despesas (contas a pagar) tenham retiradas programadas em períodos que coincidam com as entradas de dinheiro (contas a receber) e garantir um bom equilíbrio financeiro para a empresa. Dessa forma, os imprevistos deixarão de ser um problema e a empresa não precisará mais amargar períodos operando no vermelho.
Uma dica que pode ajudar é sempre negociar dívidas e compras antecipadas. Com um controle de fluxo de caixa você poderá administrar melhor o capital de giro e aumentar o seu poder de negociação com os fornecedores. Conheça os planos de compras deles e programe-se para comprar quantidades maiores e fazer pagamentos à vista para conseguir os melhores descontos e reduzir o custo médio da sua matéria-prima.
3.3. Capital de Giro
Com um fluxo de caixa bem controlado e equilibrado, o capital de giro ou capital de trabalho terá uma folga para manter o negócio funcionando até a empresa receba os pagamentos das compras parceladas pelos clientes. Um capital de giro protegido e utilizado de forma consciente e planejada irá garantir a continuidade das operações, mesmo em períodos que a empresa estiver operando no vermelho. Por isso, dedique um tempo para avaliar o tempo que o negócio consegue caminhar com as próprias pernas sem receitas e procure aumentar essas reservas financeiras para esticar o período de suporte, caso enfrente alguma crise ou precise replanejar o negócio e investir em melhorias.
3.4. Redução de Custos
O lucro é o principal objetivo das empresas e os custos são o que determinarão se ele será alto ou baixo. Por isso, conheça todo o processo e os recursos necessários na produção para identificar desperdícios e melhorar a utilização deles. Quanto mais detalhados forem os custos fixos e variáveis embutidos nos produtos e serviços, melhores serão os cálculos de seu preço e margem de lucro. Sendo assim, a redução dos custos pode ser divida entre o aumento da margem de lucro e a diminuição dos preços para que tanto a empresa quanto os clientes saiam ganhando.
3.5. Controle de Estoque
O controle de estoque realizado de maneira inadequada ou a total ausência de controle podem prejudicar o negócio de várias formas como: não conhecer as entrada e saídas de mercadorias, acumular estoque de produtos que vendem menos e deixar faltar os que vendem mais, mercadorias adquiridas por último acabam saindo antes das mais antigas em estoque, produtos podem encalhar e terem as datas de validades vencidas, vender produtos sem estoque e ter que fazer devoluções de dinheiro, estocar mercadorias desnecessariamente, etc. Além de prejuízos financeiros, a reputação da empresa também pode ser abalada e afetar mais ainda as finanças com baixa nas vendas.
4. Otimização de Processos
A qualidade é um quesito fundamental para as micro e pequenas empresas desenvolverem um diferencial competitivo forte e disputarem de igual para igual uma fatia do mercado com as médias e grandes empresas. Mas, para isso acontecer, processos precisam ser otimizados para descomplicar tarefas e melhorar os resultados. Veja como isso pode ser simples e vantajoso para a sua empresa:
4.1. Agregue valor aos produtos e serviços otimizando processos
O avanço das tecnologias vem contribuindo para uma mudança de perfil dos consumidores tornando-os cada vez mais exigentes. Diante desse novo cenário, as empresas precisam adaptar as suas estratégias as necessidades e exigência do mercado com o intuito de aumentarem a sua participação nele. Uma forma simples de fazer isso é implementar um sistema de gestão da qualidade através de um consultoria voltada para agregar valor aos produtos e serviços e aumentar ainda mais a satisfação dos clientes.
4.2. Desenvolva força competitiva otimizando processos
Com a implementação de um programa de gestão da qualidade será possível analisar profundamente cada processo da empresa a fim de identificar falhas e oportunidades de melhorias. A identificação e o reforço dos pontos fortes do negócio poderão representar valores e servir de base para a construção de uma forte vantagem competitiva para a empresa se destacar no seu segmento de atuação. Além disso, um sistema de gestão da qualidade ajudará a melhorar o nível de organização da empresa, o controle gerencial e operacional, a redução de custos por desperdícios, diminuir o índice de falhas e muito mais. Tudo isso contribuirá para o aumento da credibilidade que a empresa tem no mercado.
4.3. Motive a empresa para a mudança
Para colocar em prática um sistema eficiente de gestão da qualidade e otimizar os processos, o primeiro passo é querer. Eleve esse desejo de mudança, a dedicação e o empenho de maneira que envolva todos (gestores e colaboradores) na empresa. Romper velhos hábitos pode ser difícil no início, mas será importante para desenvolver o negócio. O passo seguinte é contar com o apoio profissional de uma consultoria para a implementação do sistema de forma adequada.
5. RH Estratégico
No Brasil, as pequenas empresas são constituídas, em sua maioria, por familiares. Isso contribui para o surgimento de conflitos na hora de separar as relações pessoais das profissionais. Os profissionais são as pessoas responsáveis por garantirem o correto funcionamento de todas as atividades da sua empresa e, como engrenagens de um sistema maquinário, se um profissional não vai bem, influencia os resultados de toda a equipe e o negócio. Por isso, que tal profissionalizar a sua gestão de pessoas e implementar um RH estratégico? Veja como é simples fazer isso:
5.1. Retenha os profissionais qualificados e motivados
Se as finanças representam o sangue da empresa, os colaboradores representam o coração dela. Quanto mais engajado com o negócio for a sua equipe de trabalho, melhor será o comprometimento com os resultados e a participação direta na solução dos problemas que impedem o crescimento da empresa. Mas, para alcançar um bom nível de engajamento, a qualificação e a motivação devem andar juntas e estarem em equilíbrio. O desenvolvimento sustentável do negócio depende disso.
Sendo assim, analise o desempenho individual dos funcionários e capacite-os para ampliar a motivação pessoal e profissional deles. Eles contribuirão mais com os resultados e se sentirão valorizados, mantendo-se na empresa por muito tempo. Além de promover qualificações, estabelecer um plano de carreira também pode ser uma boa estratégia para reter os melhores profissionais, uma vez que enxergarão uma oportunidade de crescimento profissional e pessoal na empresa.
5.2. Contrate os profissionais mais adequados
Jamais deixe de contratar um profissional qualificado para contratar um familiar apenas por que ele precisa de ajuda. A menos que as qualificações dele sejam compatíveis com o cargo. A intenção é linda, mas os resultados da sua empresa não podem ser comprometidos. Além disso, o dia em que precisar demiti-lo poderá enfrentar sérios problemas que se estenderão para os relacionamentos familiares. Dê preferência para a contratação de profissionais que compartilham das mesmas visões e objetivos. Esse será um ponto forte para o alto nível de engajamento dele com a empresa.
5.3. Desenvolva o perfil de liderança
Ao contrário do que muitos gestores acreditam a liderança não é apenas delegar tarefas e comandar uma equipe com pulso firme para que realizem as suas tarefas e alcancem os objetivos da empresa. Isso é ser chefe. Ser líder é motivar os colaboradores a fazerem o que deve ser feito de maneira voluntária e sem a necessidade de ordenar. É estar em sintonia com a equipe, defendê-la quando for preciso, ouvi-la, aceitar sugestões, dialogar abertamente, manter-se próximo como parceiros, participar do happy hour e muito mais. Essas atitudes estimularão os colaboradores a retribuírem tudo o que você faz por eles e, assim, conquistará a lealdade e comprometimento deles.
5.4. Proporcione as condições ideais de trabalho
O alto índice de turnover (rotatividade de funcionários) é um problema que assola as pequenas empresas. Isso se deve ao fato de que muitas empresas não possuem um RH estratégico. Para mudar isso, um ambiente de trabalho mais agradável e favorável pode ajudar na construção de um sentimento de valorização dos colaboradores. Depositar a confiança neles e dar autonomia para agirem além de suas limitações será crucial para o desenvolvimento profissional e ajudar a empresa a identificar falhas e oportunidades de melhoria. O treinamento é outro fator importante. Uma equipe capacitada e atualizada tem o poder de ser mais criativa, encontrar as melhores soluções e ajudar a empresa a crescer mais que o planejado.
Colocando essas dicas em prática você estará contribuindo para a construção de um clima organizacional que inspira mudanças e melhorias contínuas para o negócio.
6. Comunicação Interna
Estabelecer uma comunicação interna eficiente pode ajudar a resolver problemas internos e externos a empresa de maneira mais rápida e com grandes possibilidades de gerar uma experiência mais agradável para os envolvidos. Gerar impactos positivos através de uma boa comunicação é possível e fará toda a diferença para impulsionar o sucesso do seu negócio. Sendo assim, separamos algumas dicas especiais para você. Veja abaixo:
6.1. Escolha um meio de comunicação oficial
Faça uma breve análise de quais meios de comunicação a sua empresa utiliza mais para manter o contato interno (entre os colaboradores e gestores) e também externamente (entre os clientes e fornecedores). Veja como tudo funciona na prática e proponha soluções para melhorar, como por exemplo, escolhendo um modelo único e específico que atenderá melhor as necessidades do seu negócio.
6.2. Adote uma ferramenta tecnológica
Hoje, a maioria dos processos é centralizada no ambiente online e com a comunicação não é diferente. Aliás, o setor de comunicação foi o que mais se beneficiou dos avanços da internet. Então, use isso a seu favor e adote uma plataforma de comunicação online. Seja por chat ou emails, você tem uma grande chance de profissionalizar ainda mais os processos de comunicação da sua empresa. Algumas redes sociais como o Facebook oferecem opções de montar grupos fechados onde a comunicação fica restrita a empresa.
6.3. Incorpore toda a comunicação da empresa no método
Ao definir um meio e plataforma de contato específico, a empresa poderá padronizar a comunicação e torná-la mais clara, organizada e eficiente.
6.4. Utilize a comunicação para solucionar problemas
Com o histórico de conversas registrado no banco de dados, a empresa pode identificar problemas, apontar falhas, sugerir soluções e promover uma melhoria constante para o negócio.
7. A importância da Consultoria
Mesmo possuindo conhecimentos, habilidades e capacitações razoáveis para fazer tudo isso sozinho, os resultados podem não sair exatamente como o planejado. Isso é um risco para o negócio, pois ao invés de contribuir com o crescimento pode impactar de forma negativa os resultados. Todo o processo de implementação de uma boa gestão de empresas envolve pesquisas aprofundadas e isso demanda qualificações, conhecimentos e habilidades em níveis mais avançados.
A consultoria empresarial pode oferecer soluções mais adequadas para o seu negócio colocando a disposição especialistas na área para atuarem de forma agressiva e com foco em resultados, transferindo um alto grau de know how para a empresa. Para melhorar ainda mais, a consultoria empresarial pode adequar os processos da empresa a níveis de exigências globais deixando-a apta para obter uma certificação ISO e desenvolver um forte diferencial competitivo no seu segmento de atuação.
8. Conclusão
Implementar uma gestão de empresas eficiente pode representar uma arma poderosa para o seu negócio crescer de forma sustentável, gerar uma imagem de valor e respeito no mercado onde atua, despertar o interesse de grandes profissionais em trabalhar nela e se tornar atrativo aos olhos dos investidores. Mas para isso, é preciso transformar as suas ideias em planejamento e colocá-las em prática para tornar os resultados desejados em realidade.
Todo esse conhecimento sobre a empresa e o mercado deverá elevar o nível de compreensão dos gestores e motivá-los a gerar resultados que muitos acreditam ser impossíveis. Então, não perca mais tempo e comece agora mesmo a utilizar essas dicas para promover o desenvolvimento do seu negócio. Mas lembre-se. Conte com um apoio especializado de uma consultoria empresarial para garantir o sucesso da sua estratégia!
E você, como faz a gestão do seu negócio? Conta para a gente!
