Conseguir fazer com que uma empresa funcione muito bem, com um time altamente capacitado, e que consiga gerar bons lucros e resultados exigirá dos gestores muita dedicação. Aliada a isso, a gestão de projetos precisa ser acompanhada de perto e desenvolvida por profissionais que estão empenhados em aperfeiçoar os processos.
Essa é uma tarefa que pode ser alcançada sem gerar impactos negativos na empresa, porém algumas práticas devem ser seguidas a fim de conseguir isso com mais facilidade.
Confira 10 das melhores práticas que separamos para que você não erre mais na gestão de projetos e tenha sempre os resultados que precisa.
1. Fazer um bom planejamento
O planejamento é essencial para começar qualquer projeto, uma vez que ele deverá ser alinhado aos objetivos da empresa. Nessa etapa são levantados os conhecimentos necessários para que se possa dar continuidade ao projeto e definir todo o seu andamento.
É nessa fase que serão buscadas as soluções para os problemas e levantadas informações sobre os recursos necessários, o tempo gasto, o esforço utilizado e também os responsáveis por cada tarefa. Quanto mais aprofundado for o planejamento, menores serão os custos do projeto, uma vez que será possível ver onde dá para reduzir os gastos antes de colocá-lo em prática.
2. Criar o escopo
Feito o planejamento, é hora de começar a se aprofundar mais, definindo a maneira como as tarefas serão executadas e o passo a passo a ser seguido.
Os procedimentos que serão adotados durante o andamento do projeto devem estar claros para todos os membros envolvidos, para que saibam como será realizado o trabalho.
3. Ter um cronograma para fazer gestão de projetos
Não adianta saber o que será feito e como isso será feito se não houver um prazo a ser cumprido. O cronograma é fundamental nessa etapa, pois ajudará a determinar o tempo em que cada tarefa deve ser executada, para que não cause prejuízos à seguinte.
Seguindo o tempo determinado a cada atividade será possível finalizar o projeto dentro do esperado e também fazer um acompanhamento mais detalhado das etapas.
4. Estabelecer os custos
Definir o quanto será gasto pode ser necessário para que haja a aprovação do projeto. Portanto, sabendo todas as tarefas que devem ser realizadas, os responsáveis por elas e o tempo que será empenhado, o levantamento de custos pode ser feito com eficácia.
É preciso buscar o melhor custo-benefício e alternativas que proporcionem gastos reduzidos, porém, quando se trata de projetos emergenciais, os custos tendem a subir pela falta de tempo para planejamento e pesquisa.
5. Gerenciar os recursos humanos
Sem as pessoas os projetos não acontecem, afinal, elas estão envolvidas da elaboração à entrega destes. Na hora de selecionar os responsáveis por cada tarefa, é necessário fazer uma análise para que a atividade destinada esteja adequada ao grau de conhecimento de cada um.
A equipe precisa trabalhar de forma ética e estar sempre motivada, cabendo ao gestor otimizar os processos de RH e cuidar para que isso aconteça. A baixa ou nenhuma rotatividade de profissionais também influi no resultado final.
Quanto menor for essa rotatividade, menor também será o esforço para integrar esse novo membro, repassar as informações e fazer com que ele consiga atingir o mesmo ritmo de trabalho que os demais envolvidos.
6. Trabalhar a comunicação
A comunicação é essencial em qualquer trabalho — com o projeto não é diferente. É preciso que todos os envolvidos estejam cientes do que está acontecendo, se os prazos estão sendo cumpridos, se aconteceram mudanças, etc.
Ela não deve ser somente eficiente, mas clara e abrangente. Em situações de emergência, a melhor forma de encontrar soluções é em tempo real, reunindo a equipe e fazendo um comunicado boca a boca.
Essa forma também pode ser utilizada por diversas vezes durante o decorrer do projeto, mas ter tudo documentado ajudará caso alguma dúvida precise ser esclarecida posteriormente.
7. Não descuidar da qualidade
O grau de qualidade exigido dependerá do objetivo de cada projeto. Isso quer dizer que ele deve atender aos objetivos propostos e satisfazer a quem o solicitou. Para conseguir chegar a um grau máximo de qualidade, deve-se planejar como as tarefas serão executadas e qual resultado pretende-se conseguir com elas.
Quando o projeto cumpre todos os requisitos que foram propostos e não ocorrem reclamações por parte do cliente, isso quer dizer que a qualidade esperada foi atingida.
8. Acompanhar o desenvolvimento
O cronograma e o planejamento são essenciais para que o líder do projeto possa acompanhar tudo o que está sendo feito e se os prazos estão sendo cumpridos. Se houver algum desvio, este deve ser identificado rapidamente para que possa ser corrigido.
Apesar de dispor de todo um estudo da viabilidade de execução do planejamento, é bastante comum ocorrerem atrasos quando não há o acompanhamento e, por conta disso, ele deve ser feito de perto e com regularidade. Jamais deixe para verificar o resultado apenas no final do prazo.
9. Identificar os sinais de alerta
Os sinais de alerta podem ser os mais variados possíveis, desde uma simples reclamação de um envolvido até os custos. Se um cronograma ou uma tarefa não está sendo executada como previsto, isso já indica que algo não vai bem e que pode atrapalhar o resultado final.
Os custos também devem estar sendo monitorados, apesar de haver um percentual limite de tolerância. Ao primeiro desvio, o monitoramento já deve apontar uma forma de fazer essa correção.
10. Conhecer os riscos
Um dos itens fundamentais na gestão de projetos é conhecer todos os riscos envolvidos. Da primeira etapa ao planejamento, alguns podem ser levantados, principalmente quando se sabe quais são as partes deficientes. Durante o andamento do projeto, outros podem ser identificados, sendo preciso agir sempre de maneira imediata para conseguir saná-los e evitar que se tornem problemas maiores.
Os riscos são os mais variados possíveis e podem envolver recursos financeiros, tempo e até mesmo conflito entre os membros da equipe. Como todos eles podem atrapalhar os projetos, o gestor deverá ficar atento aos sinais de alerta e eliminar esses problemas.
Fazer a gestão de projetos exigirá que se tenha uma visão geral de tudo o que está planejado e sendo feito. Acima de tudo, essa atividade vai requerer muita habilidade do gestor para lidar com adversidades e superá-las de forma satisfatória.
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