Conforme dados fornecidos pelo IBGE, 48,2% das empresas nacionais fecham suas portas depois de três anos de existência. Isso representa quase a metade de nossas organizações. O Sebrae aponta como motivo principal desse fechamento a falta de gestão adequada. Nesse contexto, a controladoria é um conceito muito importante. Ela apareceu no começo do século passado com a finalidade de exercer rígido controle sobre as grandes empresas dos Estados Unidos que, na época, careciam de gerenciamento mais eficaz, tanto nas matrizes quanto nas filiais.
Leia o post e compreenda mais sobre o assunto, aprendendo como funciona uma controladoria, qual a sua importância para a empresa, qual o papel do controller e como implantar uma controladoria. Confira!
1. Como funciona uma controladoria
A controladoria, como o próprio nome deixa claro, fundamenta-se em uma metodologia de controle. Devem existir, necessariamente, padrões de qualidade desenvolvidos a partir do planejamento e orçamento da empresa. É fundamental que toda a equipe esteja envolvida, desde os mais altos escalões aos mais baixos.
A controladoria monitora as consequências dos atos administrativos internos, avaliando os resultados e busca formas de otimizá-los. Uma das formas mais eficazes de análise dos resultados é comparar com os resultados de outras empresas, indicando aos gestores um caminho mais seguro na aquisição de melhorias.
O processo começa pela correta estruturação das operações financeiras e contábeis, bem como aquelas que se desenvolvem em setores de apoio. Em seguida, procede-se aos custos relacionados à contabilidade, formação do preço de venda, orçamento empresarial, gerenciamento de custos e despesas, estratégias para captação de recursos, fluxo de caixa, avaliação da produtividade e desempenho dos funcionários, e assim por diante. Esse controle rigoroso visa eliminar gastos excessivos e desperdícios, bem como evitar roubos e fraudes.
As funções de uma controladoria podem ser definidas como:
- Planejamento: determinação de um projeto para alcançar um objetivo.
- Organização: estruturar de forma organizada todos os processos e atividades para que o objetivo seja alcançado.
- Direção: definir uma divisão eficiente de tarefas, respeitando a gestão.
- Controle: mensura a qualidade e a eficiência do trabalho em relação ao objetivo proposto.
A controladoria é mais que uma medida de natureza contábil, já que abrange todo o sistema organizacional da empresa, iniciando com o planejamento e envolvendo todo o controle operacional, reunindo a maior quantidade possível de informações úteis que permitam a melhor tomada de decisões.
2. Qual a sua importância para a empresa
Conforme mudam os tempos e a tecnologia, as empresas desenvolvem outras necessidades. Além do evidente avanço tecnológico que define novas diretrizes em todos os âmbitos da sociedade, outras mudanças relevantes são o aumento da competitividade e o esclarecimento crescente do público consumidor, que exige mais ao procurar serviços/produtos.
O planejamento estratégico torna-se vital para o crescimento da empresa, de modo a encontrar formas eficazes de suprir necessidades diversas de diferentes entidades, como clientes, fornecedores, bancos, investidores, acionistas, órgãos do governo.
Para reger esse planejamento, desenvolvendo o controle necessário para a aplicação dos meios certos na obtenção dos fins almejados, está a controladoria. Ela integra todas as áreas de uma empresa, agrupando informações que são transformadas em relatórios gerenciais e financeiros. Devido à maior precisão dessas informações e relatórios, os gestores podem avaliar com mais segurança e optar pelas melhores alternativas, propondo as soluções mais adequadas. Isso implica, portanto, redução de riscos, tanto a curto quanto a médio e longo prazos.
Enfim, a importância da controladoria está no ato de reunir informações fidedignas que permitem ao gestor visualizar o panorama atual da organização, fazer previsões para o futuro, minimizar o risco de enganos e facilitar a tomada de decisões.
Todos sabem o quanto a informação certa produz bons resultados, poupando inclusive tempo e dinheiro. Basta imaginar uma situação que acontece na rotina das pessoas. Alguém para na rua e pede informações sobre o local em que fica determinada loja. A pessoa que foi abordada passa, por ignorância ou má-fé, uma informação errada. Por causa disso, o outro enfrenta um trânsito congestionado, anda mais e não consegue chegar ao seu objetivo. Terá que refazer o percurso para conseguir encontrar a loja que procura. Isso significa que ele está perdendo tempo e, provavelmente, gastando mais com transporte, cansando-se mais, ficando menos motivado.
Esse exemplo mostra como a informação errada compromete a economia (custos maiores), a produtividade (não está produzindo nada, está perdendo o ânimo e as oportunidades) e o tempo (leva um tempo muito maior para atingir seu objetivo, incluindo o retrabalho, ou seja, a necessidade de corrigir o erro cometido por causa de uma informação falsa).
É assim que acontece nas empresas, onde os custos desnecessários, a queda na produtividade, as perdas de tempo e os retrabalhos podem ser provocados por informações equivocadas ou pela ausência delas.
3. Qual o papel do controller no sucesso da empresa
O controller é o profissional responsável pela controladoria. Cabe ao controller, ou gerente de controladoria, o exercício das funções gerenciais, econômicas e financeiras da empresa. Ele precisa assegurar que as informações reunidas sejam corretas e levadas, dentro do prazo, para os gestores.
Essa atividade gerencial do controller envolve uma série de funções, como a de organizar sistemas apropriados de informações que possibilitem ao gestor relacionar eventos a resultados, os fatos às suas consequências. A comparação do desempenho real com aquele que é desejado é outra função do controller. Da mesma forma, ele deve comparar as variações desse desempenho.
Seu conhecimento deve abranger diversas áreas da organização, incluindo setores de contabilidade, finanças, produção, estoque e recursos humanos. As atividades de curto, médio e longo prazos estão sob sua responsabilidade, devendo:
- Informar-se com os gestores de suas reais necessidades para a realização de suas funções (funcionários, materiais, recursos).
- Verificar no PCP (setor de planejamento e controle de produção) quais as necessidades de compra de matérias-primas, insumos e equipamentos.
- Efetuar o levantamento de receitas, despesas e investimentos, gerando informações que serão levadas à diretoria da empresa.
- Acompanhar metas e objetivos empresariais.
- Organizar o planejamento tributário.
- Integrar a previsão orçamentária anual.
- Envolver-se nas questões de risco, governança e conformidade.
- Desenvolver projetos.
- Participar do planejamento estratégico.
- Gerenciar o patrimônio.
- Gerar relatórios confiáveis.
- Integrar o grupo gestor, contribuindo com críticas e sugestões para a tomada de decisões.
- Acompanhar e administrar a contabilidade fiscal.
Diante da responsabilidade de seu cargo, espera-se que o controller possua nível superior em alguma área relacionada, como administração de empresas, economia ou ciências contábeis. Quanto mais especializações e conhecimentos ele tiver, melhor ainda. Pós-graduações e MBAs em planejamento estratégico, gestão empresarial ou finanças e controladoria também fazem muita diferença.
Para facilitar as atividades do controller, recomenda-se o uso de ferramentas específicas que darão suporte durante a elaboração do planejamento anual, determinando metas e objetivos, e fazendo o acompanhamento mês a mês dos resultados obtidos. Essas ferramentas digitais também poderão fazer comparações entre as expectativas dos gestores e o que, de fato, foi alcançado, permitindo a correção de erros e evitando que resultem em consequências indesejadas. Há muitos softwares que podem realizar essas atividades, ajudando o controller a desempenhar com mais segurança suas funções.
4. Como implantar a controladoria no negócio
Para implantar uma controladoria em sua empresa, os gestores devem considerar primeiramente os profissionais que serão contratados. Além de ser um setor com elevado potencial estratégico, a controladoria também atua nos mecanismos obrigatórios da lei. Seu potencial permite que ela otimize o gerenciamento, acompanhando as finanças da empresa e possibilitando diagnósticos e tomada de decisões.
Cópia do sistema solar ou de uma pirâmide
A controladoria, ao ser implantada em uma empresa, deve ser o centro de seu sistema organizacional. Seria como o Sol, ao redor do qual girariam outras atividades importantes: planejamento; orçamento; projeções; controle; administração de capital; negociação; diagnóstico; acompanhamento; estruturação; simulações de cenários.
Outra modo de estruturar a empresa a partir da controladoria é na forma de pirâmide ou torre, em que o movimento flui de cima para baixo. A partir da controladoria, no topo, são fornecidas as informações necessárias para as atividades financeiras, contábeis e operacionais, que formarão a base para os gestores.
Integração e geração de relatórios
Como já foi frisado, a controladoria precisa estar plenamente integrada a todas as áreas de sua empresa, já que recebe informações abrangentes, indispensáveis para a produção de relatórios de acompanhamento, que influirão decisivamente na tomada de decisão dos gestores.
Entre esses relatórios, destacam-se:
- DRE (demonstrativo de resultados do exercício).
- DFC (demonstrativo de fluxo de caixa).
- BP (balanço patrimonial).
Ciências aplicadas
Os profissionais envolvidos na controladoria precisam ter conhecimentos específicos e auxiliares para o exercício de suas atividades. Muitas áreas do conhecimento são úteis e valiosas, como:
- Contabilidade: a principal ciência, que é o cerne da controladoria.
- Economia: fornece conceitos importantes.
- Administração: fornece recursos e ferramentas.
- Direito: principalmente no que se refere às leis tributárias.
- Matemática: fornece a base para as mensurações e cálculos.
- Estatística: fornece recursos, como a teoria das probabilidades para análise de dados, riscos e incertezas.
- Sociologia: refere-se a conceitos da área humana, como autoridade, liderança, responsabilidade, poder e outros que estão inseridos no processo de gestão.
- Psicologia: fornece fundamentos para a tomada de decisões, considerando aspectos do comportamento humano.
Utilização de ferramentas adequadas
No começo de sua atividade, a controladoria poderá fazer uso de recursos mais simples para efetuar o controle do negócio, inclusive de planilhas. Gradualmente, poderá fazer a transição para métodos mais sofisticados e adotar sistemas avançados de controle.
Na internet, é possível obter muitos materiais gratuitos de qualidade. São esses materiais que permitirão o registro confiável das informações relativas a custos, receitas, investimentos, contratações, prazos, indicadores, controle de estoque, relatórios periódicos.
Os gestores tanto podem aproveitar os funcionários já existentes e criar uma equipe interna de controladoria como podem recorrer à terceirização dos serviços. Veja as diferenças entre ambas.
Promoção interna
Na promoção interna, é preciso escolher um funcionário qualificado, com conhecimentos aprofundados em contabilidade e administração de empresas. Deve compreender como funciona o planejamento tributário, estar por dentro das atualizações na lei, entender o suficiente de informática e recursos digitais, da geração e análise de relatórios, de sistemas integrados de gestão. É importante, ainda, que tenha domínio sobre outra língua, como inglês ou espanhol.
A promoção interna pode ser vantajosa porque se trata de uma continuidade, de elevar a um cargo superior um funcionário de confiança, que já conhece boa parte dos mecanismos da empresa e já vem acompanhando sua situação. É uma grande oportunidade para o funcionário crescer, desenvolver sua carreira, revelar novas aptidões. Também implica redução de custos para a empresa (não é necessário recrutar e selecionar profissionais de fora nem ter um período de acomodação do novo funcionário).
Certamente, muitos profissionais ficam contentes com a promoção interna para a controladoria, sentindo-se mais valorizados e mais animados a trabalhar na empresa, desejosos sempre de alcançar cargos melhores ou níveis de trabalho mais elevados.
Contratação externa
A contratação externa, por sua vez, refere-se à busca de serviços oferecidos por uma empresa consultora, especializada em controladorias. Como já atuam há muitos anos no mercado, essas empresas permitem que os processos de gestão sejam estruturados e executados com mais rapidez e eficiência.
Empresas de consultoria trabalham com profissionais capacitados, muitas vezes com nome prestigiado, que estão sempre fazendo novos cursos, aprimorando seus conhecimentos e atualizando-se sobre a legislação e assuntos relativos. Dessa forma, podem exercer uma controladoria mais objetiva, capaz de determinar pontos positivos e carências do negócio em tempo hábil.
Apesar das boas vantagens que a empresa de consultoria oferece, é necessário que os gestores escolham bem antes de contratar. Devem procurar referências, colher informações e inteirar-se dos métodos utilizados e dos esforços que os profissionais estão dispostos a empenhar em sua empresa. Recomenda-se também que um gestor ou outro responsável pelo regime interno acompanhe os procedimentos da empresa consultora para certificar-se de que tudo está indo bem.
Utilização das duas formas de controladoria: interna e externa
Nada impede que sua empresa faça uma abordagem das duas formas, promovendo um funcionário ao cargo de controller e contratando serviços de profissionais de fora. Fazendo uso dos dois serviços, será possível usufruir os benefícios que uma empresa terceirizada traz (como experiência solidificada e agilidade nos processos e resultados) e, ao mesmo tempo, estruturar a parte interna da controladoria, que poderá aprender com a empresa consultora para dar sequência aos trabalhos iniciados por ela.
Não se esqueça de promover um funcionário com perfil para o cargo, dinâmico e interessado. Avalie a empresa terceirizada quanto à sua idoneidade, capacitação e experiência pessoal no ramo de sua empresa.
5. Como usar as informações da controladoria no planejamento estratégico
Vale falar sobre como aliar a metodologia da controladoria ao planejamento estratégico. Como a controladoria está intimamente relacionada ao planejamento empresarial, é importante adotar estratégias que favoreçam a resolução de problemas e a criação de soluções eficazes.
Nesse caso, é fundamental desenvolver certos conceitos e priorizar alguns critérios. Por exemplo, critérios como tempo e valor integram o conceito de expectativa de retorno.
Expectativa de retorno (valor)
O valor é o que se deseja ou espera conseguir com determinada ação, é o objetivo pelo qual a ação foi desenvolvida. O valor tanto pode ser de natureza quantitativa como qualitativa. Quantitativa quando se refere à redução de custos ou ao aumento de lucros ou vendas. Qualitativa quando se refere à qualidade melhor nas atividades ou ao aumento de satisfação do cliente (otimização do CRM).
Para melhorar a análise da expectativa de retorno, vale determinar metas claras. Por exemplo:
- Aumento das vendas em 20% em três meses.
- Redução de custos mensais em R$ 500,00.
- Aumento da satisfação dos funcionários com as condições de trabalho em 40% até o final do ano.
- Aumento da satisfação dos clientes em 50% em dois anos.
Muitas empresas de controladoria e de gestão orçamentária sugerem, em seus atendimentos, guias ou assessorias, a utilização da estratégia SMART para a definição e estabelecimento das metas:
- Specific (específicos): metas precisas e específicas.
- Measurable (mensuráveis): as metas devem ser passíveis de mensuração na forma de volume e valores.
- Attainable (atingíveis): as metas devem apresentar possibilidades de concretizarção.
- Realistic (realistas): as metas devem estar à altura dos meios disponíveis, não podendo ser superiores a eles.
- Time-bound (temporizáveis): deve ser possível inserir as metas em um prazo determinado.
Expectativa de retorno (tempo)
Toda iniciativa dura certo tempo (prazo). Por isso, para um planejamento estratégico eficiente, a controladoria deve definir prazos específicos para cada objetivo:
- Curto prazo: em torno de um ano.
- Médio prazo: aproximadamente entre 1-5 anos, o que exige um planejamento mais apurado e maior controle.
- Longo prazo: acima de cinco anos, exigindo um nível bem mais elevado de planejamento e controle, pois são objetivos mais complexos.
Gerenciamento de riscos
Outra forma de utilizar informações da controladoria no planejamento estratégico é efetuar uma gestão de riscos eficiente, permitindo que a empresa se desenvolva com mais segurança. Os riscos sempre vão existir, mas é possível minimizá-los e preparar-se para enfrentá-los.
São muitas as organizações que se submetem a riscos desnecessários devido à dissociação nos processos e ao não compartilhamento adequado de informações. Para realizar um controle rígido nesse sentido, a controladoria deve:
- Identificar e avaliar riscos e oportunidades de práticas preventivas.
- Identificar situações futuras e desenvolvimento de estratégias preventivas.
- Identificar ou definir o perfil de apetite a risco de sua empresa (conservador, moderado, agressivo).
- Aperfeiçoar continuamente a gestão de riscos.
Quanto mais lucros deseja, a empresa desenvolve um apetite bem maior a riscos, já que no mundo dos negócios (especialmente nos tempos de crise), os lucros nunca podem ser totalmente garantidos. Já as de perfil de baixo risco, preferem menor lucratividade, mas com maiores garantias de retorno.
Autonomia da controladoria
Quando os gestores dão maior autonomia à controladoria, ela tem mais liberdade de ação para interferir no planejamento estratégico. Poderá tomar decisões no nome da empresa e elas serão acatadas em todos os setores da empresa. É preciso contar com a participação de todos os profissionais da organização para dar vida ao planejamento estratégico definido pela controladoria e contribuir para o fornecimento seguro e intenso de informações valiosas.
Modelos personalizados e sistemas automatizados
Como foi explicado, o uso de sistemas acelera os processos de controle. Há muitos softwares de gestão que permitem a integração perfeita entre as informações de uma empresa e os recursos de planejamento. Também é possível optar por modelos personalizados para o acompanhamento das informações fundamentais.
Elaborar um plano de contas é uma estratégia eficiente, registrando as contas contábeis, ou gerenciais, relacionadas à movimentação financeira que ocorre durante o ciclo operacional da organização: são despesas operacionais, administrativas, gastos com pessoal, material de escritório e limpeza, e assim por diante. É importante que o plano de contas contenha quatro grupos principais: os ativos, os passivos, as despesas, as receitas.
Esse plano de contas (também chamado de modelo de contas, estrutura de contas, elenco de contas) pode servir de base para o demonstrativo de resultados do exercício, demonstrativo do fluxo de caixa e balanço patrimonial.
Diante de tudo o que foi explicado, percebe-se que a controladoria é uma metodologia de extrema importância para sua empresa. O controle rigoroso sobre aspectos financeiros e operacionais pode garantir a sobrevivência do negócio em uma sociedade mercantil competitiva e instável. No mundo dos negócios, as certezas são difíceis. Por isso, o controle se faz mais necessário, para evitar surpresas e prejuízos graves.
Implantar a controladoria em sua empresa não será uma iniciativa tão difícil de ser realizada. Tomar certos cuidados é essencial, como a escolha certa do controller ou da empresa consultora que realizará as atividades. Recomenda-se respeitar um período de ajuste, antes de tomar atitudes mais drásticas. A utilização de sistemas automatizados adequados também será diferencial para a controladoria de sua empresa. Acima de tudo, exerça controladoria conforme o perfil do negócio.
A controladoria garante a gerenciamento e o registro das informações mais preciosas e, certamente, será um mecanismo de proteção para a empresa. Um mecanismo de proteção e de incremento, que ajudará a manter seu potencial competitivo através da correção de erros e da previsão de mercado. Dessa forma, será possível fugir às estatísticas desanimadoras sobre o fechamento de empresas no Brasil. Com uma controladoria eficiente, certamente você não estará entre os quase 50% de empresários que fecham seu negócio após três anos de atividades.
O que pensa sobre controladoria empresarial? Já teve experiência com essa atividade? A empresa em que trabalha exerce controladoria? Faça seu comentário sobre o post! Compartilhe suas experiências com outros gestores e assine a nossa newsletter!
