A relação entre produtividade e organização é algo incutido em nossas mentes desde pequenos, quando nossos pais nos ensinam que não é possível estudar direito em uma mesa bagunçada. Mas será que essa lógica se estende a qualquer situação? O que é a organização empresarial? Será que, em uma empresa, mais organização realmente possibilita maior produtividade?
Continue a leitura e descubra as respostas para estas perguntas e muito mais!
O conceito de organização empresarial
No caso de uma empresa, o conceito de organização vai muito além da ideia de colocar cada coisa em seu lugar. Organização empresarial parte da compatibilidade entre valores e objetivos da empresa, passando pela organização das pessoas e dos processos, chegando, finalmente, também à organização do espaço.
Os valores e os objetivos
Quando falamos de organização empresarial, em primeiro lugar, precisamos pensar no que está por trás da empresa: valores e objetivos. Afinal, estes são os pilares de todas as atividades desenvolvidas. Então, existe uma pergunta a ser feita: aquilo em que acreditamos corresponde ao que trazemos para o mundo?
Vejamos um exemplo prático: a empresa adota valores de respeito ao meio ambiente, mas estabelece objetivos de crescimento que não são sustentáveis. Existe uma desorganização clara e, em algum momento, essa desorganização causará um conflito que pode abalar seriamente as estruturas da empresa.
Você, talvez, esteja reconhecendo o caso real que a Volkswagen enfrentou, ao adulterar o controle de emissão de poluentes para garantir que seus veículos atendessem a certos requisitos de vendas. O resultado foi um escândalo que acabou com a produtividade da empresa, sem mencionar sua imagem no mercado, e os milhares de clientes prejudicados.
As pessoas e os processos
Em segundo lugar, é preciso pensar naquilo que permeia todas as atividades da empresa: as pessoas e os processos.
Aplicada às pessoas, a organização empresarial precisa ter um foco no aproveitamento adequado dos recursos humanos. Isso envolve se perguntar: será que este funcionário está no papel mais adequado às suas habilidades e capacidades? A única maneira pela qual o gestor pode encontrar a resposta é com uma observação atenta de cada colaborador e com a prática do chamado “RH estratégico”.
Aplicada aos processos, a organização empresarial tem uma forte relação com o pensamento enxuto. A pergunta que deve ser feita aqui é: os processos da minha empresa podem ser simplificados? Vale a pena lembrar que, em muitos casos, a simplificação e a organização caminham juntas. Quanto maior a complexidade de um processo, maiores as chances de desperdício e de desorganização — os grandes vilões da produtividade.
Vale a pena reforçar que a organização de processos é algo cíclico. Ou seja, ela precisa ser reavaliada e reformulada continuamente. Para atingir os resultados desejados, você precisará de prazos, prioridades e métricas bem definidos.
Além disso, o uso de softwares de gestão também é uma ferramenta importante para a organização empresarial e o pensamento enxuto. Eles centralizam o arquivo de dados, agilizam o acesso à informação e possibilitam a integração de diferentes setores da empresa.
A organização do espaço
Finalmente, chegamos ao ponto em que a correlação entre organização e produtividade pode ser mais clara. Quando o espaço físico da empresa está devidamente arrumado, todas as atividades são executadas de maneira mais prática e rápida, seja transportar uma caixa no estoque ou localizar um documento no arquivo. Praticidade e rapidez permitem que os funcionários façam mais em menos tempo, o que é basicamente a fórmula da produtividade.
O problema da organização empresarial neste caso é que ela acaba ficando um pouco entrelaçada à organização pessoal, especialmente, no caso de estações de trabalho e dos escritórios. Como cada indivíduo possui uma noção particular sobre o que é “arrumado e bagunçado”, e estes espaços não são compartilhados, a empresa pode enfrentar dificuldades para estabelecer padrões de organização.
Assim, surgem diversas dúvidas: deve haver um controle da organização de todos os funcionários nos seus espaços individuais de trabalho? O que pode ser permitido ou não na mesa? Como agir com relação ao uso de itens decorativos ou pessoais, como fotos e símbolos religiosos?
Muitos funcionários passam mais tempo em sua mesa de trabalho do que em sua própria casa. Buscar um nível de padronização muito alto da organização nestes espaços pode causar uma desvinculação entre o funcionário e o espaço, o que afeta a produtividade negativamente.
Ao mesmo tempo, a falta completa de parâmetros de organização também afeta negativamente a produtividade, especialmente, no caso dos indivíduos que possuem problemas para manter seu espaço de trabalho em ordem. Portanto, o ponto-chave, com certeza, é o bom senso.
E ainda vale a pena mencionar que os visitantes estão sempre atentos ao espaço. Portanto, zelar por este espaço é uma forma de garantir uma boa imagem da sua empresa frente aos stakeholders. Esta é outra função muito importante da organização empresarial, embora não haja uma relação direta com a produtividade de sua empresa.
O investimento em organização empresarial
A maneira mais prática de alcançar a organização empresarial em todos os níveis que abordamos aqui é por meio da educação corporativa, ou seja, de programas consistentes de ensino e de treinamento para os funcionários.
Em primeiro lugar, é preciso educar os colaboradores a respeito de conceitos essenciais para a organização dentro de uma empresa, tais como pensamento enxuto, gestão ágil de projetos e padrões 5S. Depois disso, é preciso também treinar os funcionários para o uso de ferramentas práticas, como os softwares de gestão comercial, financeira ou de estoque.
Embora seja possível desenvolver a organização corporativa sem estes investimentos, a educação corporativa facilitará muito o caminho em busca da excelência. A organização abrirá as portas para uma produtividade mais alta. E, finalmente, mais produtividade se converterá em maior lucratividade. Logo, apesar de ser um investimento de longo prazo, ele é constituído por benefícios sólidos e garantidos.
E você, aplica alguma técnica diferente de organização empresarial junto à sua equipe? O que acredita ser o mais importante entre todos os tópicos citados no texto? Compartilhe as suas próprias dicas e experiências com os outros leitores, deixe o seu comentário e enriqueça essa discussão!
