Na gestão empresarial, é cada vez mais comum o uso de ferramentas que auxiliam no dia-a-dia dos gestores e suas equipes. Tais ferramentas podem ser físicas, como, por exemplo, a Gestão Visual na parede, ou virtuais, como a grande variedade de aplicativos que temos à disposição atualmente, muitos deles gratuitos.
Um dos aplicativos de gestão de tarefas e de projetos mais famosos e badalados atualmente é o Trello. Provavelmente você já o está usando, ou é cobrado por alguém que usa, ou no mínimo, ouviu falar dele. Indiscutivelmente, o Trello é um aplicativo didático, prático, inteligente e que facilita a comunicação dentro de muitas equipes pelo mundo. Ao longo do tempo, ele recebeu muitas melhorias e upgrades que o tornaram cada vez mais flexível para fazer várias coisas, além de simplesmente gerir tarefas.
Conforme comecei a participar de projetos que eram controlados por aplicativos como o Trello, notei uma coisa interessante e, ao mesmo tempo, crítica: na maioria dos casos, as pessoas começaram a se apegar cada vez mais à ferramenta (o aplicativo) e cada vez menos aos princípios que regem uma boa gestão de projetos e de tarefas para equipes. O que evidencia isso são fatos como: tela principal do aplicativo completamente poluída de cartões desorganizados, acúmulo de tarefas atrasadas, queda do número de pessoas que realmente utilizam o aplicativo, e, na minha opinião o mais grave de todos os erros em uma gestão de equipes: não reunir a equipe frequentemente para atualização de status, remoção de obstáculos e programação dos próximos passos. Este último erro ocorre pelo simples fato de achar que “se as informações estão na nuvem e cada um tem o seu usuário para editar e visualizar, não precisamos reunir, basta olhar no celular/computador e disparar o que for necessário”. Digamos que esta é a grande ilusão na qual os aplicativos podem nos prender, se não percebermos isso a tempo.
O Trello é um ponto de destaque aqui por dois motivos: sua grande popularidade e sua semelhança com a Gestão Visual do quadro SCRUM. Inevitavelmente muitas equipes acabam entendendo que, o fato de usar o Trello significa que estão fazendo uma espécie de “SCRUM virtual”. Até aí, não encontramos nenhum problema. A questão central é: os princípios que dão base à metodologia SCRUM estão sendo utilizados ou acabaram sendo negligenciados pela ferramenta virtual? Não podemos nos esquecer de que a gestão visual do quadro SCRUM (ou quadro Kanban como alguns gostam de chamar) é apenas uma ferramenta de visualização de toda a lógica SCRUM. O segredo do sucesso em aplicar SCRUM não é o fato de ter o quadro, de ter os post its, de usar o aplicativo que traz a versão digital, etc. O segredo do sucesso das metodologias ágeis de gestão está em princípios simples que formam a sua “espinha dorsal”, tais como:
- Reuniões frequentes e objetivas dos membros da equipe (reunião de SPRINT).
- O avanço contínuo e unificado da equipe, de forma que os membros estão sempre alinhados do que está acontecendo (daí vem o nome SCRUM, do rugby).
- As validações frequentes com o cliente daquele projeto (Product Owner) para receber feedbacks rápidos e realizar correções rápidas.
- As reuniões diárias (Daily SCRUM) para que o líder da equipe (SCRUM Master) possa medir o progresso, remover obstáculos e programar próximos passos.
Se você notar que todas as sua tarefas, sejam elas de um projeto específico ou ações pontuais, estão sendo gerenciadas por um aplicativo e, no entanto, os princípios acima não estão sendo praticados, podemos chegar a 2 conclusões: você não está praticando SCRUM e ao longo do tempo, aumentarão as chances de você não utilizar mais o aplicativo, pois o projeto vai se tornar moroso, atrasado e cada vez mais sem sentido.
É possível, conciliar as 2 coisas? Claro que sim. Afinal, as ferramentas digitais vieram para nos ajudar tanto em velocidade quanto em escalabilidade e remoção de distâncias geográficas, ainda mais em tempos de Home Office. Basta que tal ferramenta digital seja utilizada como aliada aos princípios, e não os tente substituir e nem os negligencie.
Muitas pessoas me perguntam: mas o que é melhor? Gestão Visual física ou digital? Post it na parede ou aplicativo? Nesse momento, a resposta padrão de engenheiro vem à tona: “Depende”. Gosto sempre de destacar as vantagens e desvantagens de cada opção e você vai definir o que for melhor para o desempenho da sua equipe. A Gestão Visual digital nos ajuda infinitamente no gerenciamento de equipes cujos membros estão separados fisicamente, como por exemplo, em unidades diferentes, em países diferentes, em situações de Home office, etc. Além disso, é mais fácil e rápido compilar métricas de desempenho e salvar históricos. A Gestão Visual física, o famoso quadro na parede, o uso de post its, os Totens no chão-de-fábrica, são imbatíveis em 1 ponto: eles incomodam, eles chamam a atenção, eles expõem os resultados para todos e dão um “sinal de alerta” rápido quando algo está errado ou precisa ser verificado imediatamente. A Gestão Visual física também estimula mais o encontro dos membros da equipe ao redor dela, pois ela está ali, “na cara” de todos, facilitando reuniões rápidas, com os participantes de pé e não sendo distraídos por outros aplicativos que nos chamam o tempo todo no computador e no celular. Neste ponto, a Gestão Visual digital perde para a física, pois tudo o que está “na nuvem”, no final das contas, está “escondido” no computador e no celular e só é exibido quando alguém faz login no aplicativo.
Resumidamente, o sucesso na gestão de projetos, de tarefas e de equipes vem da conciliação de tecnologia com princípios universais e atemporais. Se soubermos usar os aplicativos a nosso favor, sem negligenciar tais princípios, temos tudo para atingir resultados excepcionais.
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Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos.
