Em nossos projetos de consultoria em operações, sejam eles em qualquer tipo de empresa, nos defrontamos com essa pequena confusão que pode acabar atrapalhando a velocidade dos resultados desejados. O que muitos chamam de “Melhoria Contínua”, na verdade pode ser apenas a execução de tarefas rotineiras que sustentam a operação daquele negócio. A Melhoria Contínua pode e deve estar dentro da Gestão da Rotina de qualquer departamento. Contudo, nem sempre ela está. Tudo depende de como você executa esta rotina.
Na Gestão de Operações de Excelência, ambas as práticas são fundamentais para se obter resultados sustentáveis. Para isso, é necessário entender o que é e como funciona cada uma delas, pois elas andam de mãos dadas e uma depende da outra – elas formam o grande ciclo da Gestão de Operações.
Como o próprio nome diz, a Melhoria Contínua é a prática de estar sempre melhorando algo que já foi melhorado, mas que pode ser ainda melhor, rumo à perfeição, em ciclos sucessivos e contínuos. Nós, amantes e praticantes da Filosofia Lean, adotamos o nome Kaizen para essa prática que significa “mudança boa”, “mudar para melhor”. No entanto, cada melhoria pode ser implementada basicamente de 2 formas diferentes: através de uma ação pontual e direta ou através de um projeto de melhoria. Uma ação pontual é o famoso “vá e faça” – não depende de projeto para pensar a melhor maneira de fazer isso. Geralmente as ações pontuais são disparadas em reuniões de apresentação de resultado, reuniões SCRUM, reuniões de começo de turno, etc. Para que seja executada, você só precisa saber quem deve fazer o que e até quando. Um exemplo disso seria a execução de uma tarefa do tipo: “alterar um campo de uma tela no sistema” ou “implementar rotina de reuniões do Comercial com a Operação uma vez por semana”.
Um Projeto de Melhoria surge da necessidade de resolver algum problema que conhecemos bem, cuja solução não sabemos ao certo como será. Um Projeto de Melhoria exige coleta de dados, análises, simulações, cronogramas, plano de implementação, equipe alinhada, etc. Em outras palavras, não é algo simples cuja resolução dependa apenas de uma ordem de um superior para um subordinado. Para a execução eficaz de um verdadeiro projeto de Melhoria, você provavelmente vai utilizar ferramentas que tenham o PDCA (Plan – Do – Check – Act) como base para o raciocínio lógico da melhoria, sejam em um fluxo de fabricação, de prestação de serviço ou do back office da empresa.
Em ambos os casos citados, ação pontual e projeto de melhoria, existe um início, um meio e um fim, ou seja, é uma coisa que começa mas que tem previsão para finalizar. Como diz a própria definição de Projeto pelo PMBOK:
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Por outro lado, a Gestão da Rotina, ou o termo “operações” que o PMBOK utilizou na definição acima, é composta por ações repetitivas e contínuas que sustentam as operações da empresa ou de um determinado departamento. Em outras palavras, é tudo o que você faz todos os dias para que o produto seja entregue, para que o serviço seja prestado, para que o setor de faturamento fature, para que o Comercial Venda, para que o setor de Compras compre, etc. Ações rotineiras não são ações de melhoria. Ações e projetos de melhoria surgem para aumentar a eficiência de uma rotina. Por isso a importância das reuniões de apresentação de resultados, de prestação de contas e reuniões SCRUM: é o momento de parar, analisar os resultados, verificar o curso “do navio” em direção ao “norte desejado” e se perguntar: “Temos alguma necessidade de melhorar algo que não está bom?”, “Quem vai fazer o que e até quando para corrigir esta distorção?”, “Qual será o projeto de melhoria que temos que abrir para se atingir o resultado desejado?”.
Embora sejam coisas diferentes, Melhoria Contínua e Gestão da Rotina devem “caminhar” juntas, pois uma dispara a outra e são totalmente complementares. Enquanto uma aumenta a eficiência para se atingir um novo patamar (Melhoria Contínua), a outra garante que o novo patamar seja cumprido de forma padronizada, evitando o retrocesso (Gestão da Rotina).14
Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos
