Tenho acompanhado de perto, ao longo de anos, empresas em diferentes setores tentando buscar, atualizar e manter uma estrutura de processos realmente ágil e enxuta. O maior desafio, quase sempre, está em entender a diferença entre três conceitos que, para mim, deveriam ser ensinados logo no início de qualquer jornada em gestão: eficiência, eficácia e efetividade.

O que diferencia eficiência, eficácia e efetividade?

Em conversas com executivos e gestores, percebo como ainda existe confusão. Eficiência significa fazer algo da melhor forma possível, com o menor uso de recursos e sem desperdício. É sobre usar menos para entregar mais. Já eficácia está relacionada a alcançar o resultado desejado, independentemente dos recursos usados. Efetividade, por fim, mistura as duas anteriores: é alcançar os objetivos certos, da melhor forma, no menor tempo e custo possível.

Se eu pudesse resumir:

Ser eficiente é fazer certo, mas ser efetivo é fazer o certo, certo.

Essa visão faz muita diferença quando olhamos para dentro das empresas. Muitas organizações se vangloriam dos resultados delas, mas poucos olham a qualidade do caminho gastado até ali.

Como aplicar eficiência na prática dos processos?

A eficiência nos processos nasce de um olhar atento para onde os recursos escorrem sem gerar valor. Em minha atuação na Lure Processos, vejo diariamente como a simples análise detalhada dos fluxos pode revelar etapas desnecessárias, repetições, esperas ou acúmulo de trabalho entre setores.

• Redesenhar o fluxo de aprovação de uma compra, reduzindo etapas manuais;
• Eliminar retrabalho em processos de atendimento ao cliente, organizando informações e responsabilidades;
• Automatizar integrações entre setores, evitando digitação dupla ou tripla da mesma informação.

Estes exemplos, que acompanho com frequência, mostram que a busca por agilidade não precisa – e nem deve – esperar grandes investimentos em tecnologia. Muitas vezes, ajustar a sequência das atividades já elimina obstáculos e libera capacidade para a equipe produzir mais.

A importância de mapear e identificar gargalos

É impossível avançar em direção à eficiência sem um diagnóstico detalhado. Por isso, sempre começo pelo mapeamento de processos, usando mapas de fluxo que revelam, visualmente, onde estão os principais gargalos.

Lembre-se:

Processos que não são mapeados viram pontos cegos na operação.

Durante o mapeamento, vi processos de faturamento travados por aprovações centralizadas, logística emperrada na comunicação entre departamentos, além de desperdícios em tarefas aparentemente simples. Uso mapas de fluxo de valor porque eles mostram etapas, tempos, filas e até variabilidade, ao invés de olhar apenas para o processo “ideal”.

Esse diagnóstico, que aplico seguindo o método DMAIC do Lean Six Sigma na Lure Processos, orienta qual melhoria faz sentido e onde atacar primeiro. Algumas consultorias até adotam metodologias semelhantes, mas, na minha experiência, a customização profunda que a Lure realiza segundo as dores e realidades do cliente gera resultados muito mais duradouros.

Indicadores: como medir e monitorar ganhos?

Defendo fortemente o uso de indicadores bem escolhidos. O que não é medido, não é gerenciado. Costumo propor indicadores como:

• Tempo total de ciclo (do início ao fim do processo);
• % de retrabalho em determinado fluxo;
• Custo operacional por operação realizada;
• Nível de satisfação do cliente interno ou externo.

Esses números mostram, de forma prática, se as mudanças feitas realmente trouxeram agilidade, economia e padronização. Para aprofundar nesse tema, recomendo a leitura deste artigo detalhado sobre gestão de processos com exemplos e cases.

Padronização, controle contínuo e documentação

É comum ver empresas avançarem em projetos de revisão de processos, mas voltarem a antigos hábitos sem uma rotina de controle adequado. A padronização por meio de POPs (Procedimentos Operacionais Padrão), treinamentos regulares e auditorias periódicas são, para mim, os garantidores de que os ganhos possam se sustentar.

Se a cada mudança de pessoa na equipe algo muda, a eficiência conquistada irá se perder cedo ou tarde. Por isso, reforço: Documentar bem, auditar e atualizar rotinas são fatores que separam empresas que melhoram por pouco tempo daquelas que crescem continuamente. A diferença está na disciplina, não apenas na vontade de melhorar.

Se você quiser entender melhor, há um conteúdo exclusivo sobre melhoria contínua na gestão da rotina que vale a leitura.

Tecnologia e inteligência artificial: um aliado crescente

O uso de inteligência artificial em processos empresariais deixa uma mensagem clara: profissionais e empresas atentos à modernização já colhem diferenciais. Conforme dados do IBGE, a adoção em indústrias brasileiras subiu de 16,9% para 41,9% entre 2022 e 2024. Vejo de perto essa curva de crescimento, mas reforço: tecnologia por si só não gera resultado se não estiver aliada a um processo já bem desenhado.

Inclusive, um dos diferenciais da Lure Processos é unir as mais modernas práticas de gestão, como Lean Six Sigma, ao conhecimento profundo da rotina real das empresas brasileiras. Isso torna nossos projetos mais ágeis, menos custosos e melhor adaptados à cultura local que, muitas vezes, não encontra eco nas grandes consultorias genéricas.

Se a sua meta é acelerar a empresa, reduzir prazos e cortar desperdícios, recomendo também um guia completo sobre gestão de custos alinhado aos conceitos expostos neste artigo.

Da economia à qualidade: resultados concretos e sustentáveis

Na minha experiência, empresas que apostam em um ciclo contínuo de melhoria veem retornos rápidos e robustos. Afinal, menos desperdício gera menos custo, menos erros significam mais qualidade e tempos reduzidos abrem espaço para inovação. Para quem deseja cases reais e passos detalhados para esta jornada, há um manual de referência sobre otimização de processos disponível no nosso site.

Se você lidera uma empresa e sente que tempo, dinheiro e potencial estão sendo desperdiçados por falhas rotineiras, deixe-me convidar: Conheça melhor a Lure Processos, converse com nossa equipe e veja como podemos desenhar o caminho que falta para o sucesso contínuo da sua operação.

Perguntas frequentes sobre eficiência em processos

O que é eficiência em processos?

Eficiência em processos é realizar atividades com o mínimo de desperdício, usando os recursos de forma racional e entregando resultados rápidos e consistentes. Isso se traduz em menos custos e maior competitividade para a empresa.

Como aumentar a eficiência na empresa?

Eu acredito que o primeiro passo é mapear e entender profundamente os processos atuais, identificando etapas desnecessárias e pontos de gargalo. A partir disso, é possível redesenhar esses processos, padronizar rotinas e usar tecnologia quando fizer sentido, usando metodologias como o Lean Six Sigma que aplicamos na Lure Processos.

Quais benefícios da eficiência nos processos?

Os ganhos principais são a redução de custos operacionais, agilidade no atendimento das demandas, aumento da qualidade dos produtos ou serviços e um ambiente mais organizado. As equipes sentem menos pressão por retrabalho e têm mais tempo para inovar.

Como reduzir custos com processos eficientes?

Processos bem desenhados cortam etapas duplicadas, diminuem erros, reduzem estoques e liberam capacidade humana e material. Essa simplificação resulta na redução imediata de custos.

Vale a pena investir em automação para eficiência?

Sem dúvida, desde que o processo já esteja redesenhado e livre de desperdícios antes da automação. Automação de processos mal elaborados só aumenta a confusão. O segredo está em automatizar aquilo que realmente agrega valor, como temos feito nas melhores práticas adotadas na Lure Processos.