Sistema zumbi é o sistema que automatiza uma tarefa que nem deveria existir. Em 10/10/2026, o Tudo Sobre Detran 2020 publicou o texto “Automação de processos: onde termina a técnica e começa a estratégia”. Segundo ele, o erro mais frequente é automatizar processos que deveriam ter sido extintos. A empresa paga a licença, treina o time e continua com a etapa inútil, só que agora mais rápida.
O mapeamento de processos as is to be serve para evitar isso. AS-IS é o processo como ele roda hoje. TO-BE é como ele deve rodar depois da mudança. Você mede o primeiro, desenha o segundo cortando etapas e só então decide o que vale automatizar. Automatizar um AS-IS ruim repete o erro, só que mais depressa.
AS-IS, Should Be e TO-BE: três retratos do mesmo processo
Quando se fala em as is e to be processos, quase sempre aparece um terceiro termo no meio, o Should Be. Ele é o TO-BE que cabe na realidade da empresa agora.
| Retrato | O que mostra | Para que serve |
|---|---|---|
| AS-IS | O processo como é executado hoje, com os desvios e as gambiarras | Dar a linha de base e achar o desperdício |
| TO-BE | O processo ideal, sem as restrições do momento | Dizer para onde ir |
| Should Be | O que dá para mudar já, com o orçamento, o time e o sistema atuais | Virar plano de trabalho |
O TO-BE costuma ser grande demais para sair de uma vez. O Should Be corta esse desenho em etapas que o time consegue entregar.
Para automatizar ou reorganizar com critério, mapear o AS-IS é obrigatório. Sem ele você não tem como saber o que mudou nem se valeu a pena. Não precisa ficar bonito, mas precisa ter números.
Como mapear o AS-IS em 4 passos
O passo a passo completo está no artigo sobre mapeamento de processos em 5 passos. Para o par AS-IS e TO-BE, o resumo é este:
- Escolha um processo só. Pegue o que mais dói: o que atrasa, gera reclamação ou consome hora extra. Mapear a empresa inteira de uma vez trava o projeto.
- Entreviste quem executa. O gerente descreve o processo que existe no manual. Quem executa descreve o que acontece de verdade, inclusive a planilha paralela e o recado no WhatsApp.
- Meça. Para cada etapa, anote tempo de execução, tempo de espera, quanto volta para refazer e quanto custa. Um cronômetro e uma amostra de 20 ou 30 casos já ensinam muito.
- Valide. Mostre o desenho para quem executa e pergunte: é assim mesmo? Corrija até a pessoa reconhecer o próprio trabalho.
Não precisa de ferramenta paga. O papel com post-it na parede funciona melhor do que parece, porque todo mundo mexe junto. Para digitalizar, o Draw.io e o plano gratuito do Lucidchart resolvem. Da notação BPMN, você só precisa de três símbolos: retângulo para tarefa, losango para decisão e círculo para início e fim.
Desenho de processos as is to be: elimine, simplifique, depois automatize
O desenho do TO-BE segue uma ordem, e a ordem importa.
- Elimine. Corte a etapa que some sem que o cliente perceba: visto duplicado, relatório que ninguém lê, conferência de algo já conferido.
- Simplifique. O que sobrou pode ter menos campos, menos regras, menos exceções?
- Redistribua. Passe a decisão para quem deveria tomá-la. Muitas vezes a aprovação está dois níveis acima do necessário.
- Automatize. Só o que restou, e que seja repetitivo e frequente.
A CSN mostra o efeito de padronizar antes de qualquer outra coisa. Segundo a Tecnologística, em 13/10/2026, a empresa reduziu R$ 75 milhões em estoques ao padronizar cerca de 300 políticas de reposição que operavam sem padrão. O estado atual era disperso. O estado futuro foi padronizado, e o ganho foi medido.
Veja três exemplos hipotéticos, um por setor. É o tipo de redesenho de processos que costuma render nas empresas médias.
Compras. No AS-IS, a requisição chega por e-mail, o comprador liga para três fornecedores, o diretor aprova qualquer valor e o pedido é digitado no sistema e depois na planilha. No TO-BE, há um formulário único, itens recorrentes saem de uma lista de fornecedores já homologados sem nova cotação, a aprovação varia por faixa de valor e o pedido nasce direto no sistema.
RH, admissão. No AS-IS, o candidato manda os documentos pelo WhatsApp, o RH confere, digita na folha, imprime o contrato e avisa a TI por e-mail. No TO-BE, uma lista fixa de documentos, um cadastro que alimenta a folha, assinatura digital e um checklist que avisa a TI sozinho.
Financeiro. No AS-IS, a nota fiscal chega por e-mail, é impressa, carimbada, passa por três pessoas para visto e só então é lançada. No TO-BE, o gestor da área dá o visto, o financeiro confere o valor contra o pedido e o lançamento sai do arquivo XML da nota. Dois vistos deixaram de existir.
Em todos os casos, a maior parte do ganho veio de eliminar e simplificar. A automação entrou por último.
Should Be: a ponte entre o que existe e o que deveria existir
Um TO-BE de 40 etapas novas não sai do papel. Quebre em fases:
- 30 dias: o que não custa nada. Cortar etapas e vistos, padronizar formulários, definir quem decide o quê.
- 60 dias: ajustes que pedem pouco investimento. Mudar configuração no sistema atual, treinar o time, rodar o novo fluxo em paralelo com um grupo piloto.
- 90 dias: o que exige projeto. Integração entre sistemas, automação, novos relatórios.
Quem decide é o dono do processo, que responde pelo resultado, e não a TI nem o consultor. Sem esse nome, o Should Be vira lista de desejos.
Sobre a resistência da equipe: ela quase sempre vem de quem não foi ouvido. Chame quem executa para desenhar o TO-BE, e não só para validar. Rode o piloto com quem topa e mostre o resultado em números antes de ampliar. Se o novo fluxo tira uma tarefa que a pessoa dominava, diga o que ela vai fazer no lugar.
Como provar o ganho antes de automatizar
Para justificar o investimento, compare as mesmas medidas nos dois retratos. Copie esta tabela para a sua planilha e preencha o AS-IS com dados reais. Os números abaixo são hipotéticos, de uma área de compras.
| Indicador | AS-IS | TO-BE | Diferença |
|---|---|---|---|
| Tempo de ciclo (requisição até pedido) | 6 dias | 2 dias | 4 dias a menos |
| Retrabalho (pedidos refeitos) | 30% | 8% | 22 pontos a menos |
| Custo por pedido | R$ 48 | R$ 22 | R$ 26 a menos |
| Etapas do processo | 11 | 6 | 5 a menos |
| Pessoas envolvidas por pedido | 5 | 3 | 2 a menos |
A conta de retorno é curta. Imagine 200 pedidos por mês. A economia é de R$ 26 por pedido, ou R$ 5.200 por mês e R$ 62.400 por ano. Se o projeto custar R$ 30.000, ele se paga em menos de 6 meses. Se o AS-IS mostrasse que o processo custa pouco e roda pouco, a conta diria para não automatizar, e isso também é resultado.
Para escolher e calcular as medidas, veja os indicadores de processos com fórmula e monte o painel mínimo antes de começar.
Erros comuns e quando chamar ajuda
- Mapear tudo de uma vez. O projeto dura meses e ninguém vê resultado. Comece por um processo.
- Desenhar o TO-BE sem ouvir quem executa. O desenho fica limpo no papel e quebra na segunda-feira.
- Pular a validação do AS-IS. Todo o comparativo depois se apoia em um retrato que ninguém conferiu.
- Começar pela ferramenta. Comprar o sistema antes de eliminar etapas é o caminho mais curto para o sistema zumbi.
Uma consultoria ajuda quando o processo cruza várias áreas e ninguém quer abrir mão de nada, ou quando o time está sem tempo para medir. Se o processo é de uma área só e o dono está engajado, dá para fazer internamente com a tabela acima.
Se você está perto de contratar um sistema para um processo que ninguém mediu, me chama no WhatsApp. Mande o desenho do AS-IS, mesmo que seja uma foto do post-it na parede, e eu te digo o que eu cortaria antes de automatizar.
Conheça nosso serviço de Melhoria de Processos.
Rafael Saia – Diretor de Processos
