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Categoria: Blog

O que há por trás do “quero ser mais organizado e produtivo”?

Em minha vivência como Consultor de Operações Empresariais e Mentor de Produtividade, os questionamentos que mais ouço são: “Eu quero ser mais organizado”, “Queria que minha empresa fosse mais organizada”, “O que você me sugere para eu melhorar a gestão do meu tempo?”, “Preciso de meus processos mapeados e bem descritos”, etc. A primeira pergunta que faço de volta é: Por que? Você já parou pra pensar porque você quer ser mais organizado, mais produtivo, ter seus processos bem descritos e gerir melhor o seu tempo? Qual é o fim ou pelos menos qual é o próximo degrau em que você quer chegar? Por trás de toda iniciativa, de todo desejo, de toda ação, deve existir um Propósito, um forte motivo para começar qualquer tipo de projeto em sua vida, desde emagrecer, aumentar a lucratividade de seu negócio, ficar mais tempo com a família, até erradicar a fome no planeta. Em qualquer que seja o projeto em que eu esteja envolvido, a primeira coisa que desejo desesperadamente saber é: Por que estamos aqui? O que queremos melhorar? Qual a razão desse projeto? Quando entro em uma reunião, se ainda não entendi, eu simplesmente pergunto: “Onde queremos chegar com essa reunião mesmo?”. Se isso ficar claro pra mim, os caminhos se abrem diante de meus olhos e tudo fica mais fácil, ou seja, o “como” vai quase que se criando sozinho. Certa vez tive a oportunidade de trabalhar com um gestor que sempre fazia questão de escrever na lousa branca da sala de reunião, em letras garrafais, o que determinada reunião deveria entregar. A cada desvio de assunto durante a reunião, ele interrompia a discussão e apontava para o quadro. Quando a reunião acabava, ele perguntava a todos: “Atingimos o objetivo dessa reunião? Se não atingimos, essa reunião foi puro desperdício de tempo e dinheiro”. É isso que a missão de uma empresa significa. Ela não deveria ser apenas um texto bonito e pomposo no quadrinho emoldurado na parede da recepção. A missão é justamente a resposta para as perguntas: “Por que existimos?” ou “Eu (colaborador/parceiro) desejo estar envolvido nesta missão?”. Imagine por um momento quantos projetos, quantos planos de ação, quantas reuniões, quantos cafezinhos, quantas contratações, quantas horas de dedicação poderiam ter sido EVITADAS se o propósito final estivesse bem mais claro para todos na organização? Se todos, ou pelo menos 80% das pessoas soubessem realmente o que se espera delas? Me arrisco a dizer que a resposta assustaria qualquer dono de negócio. Depois de definir essa razão, esse propósito ou missão (pode chamar como quiser), não se esqueça de que isto deve ser convertido em indicador, ou seja, em um objetivo com meta, que seja mensurável, quantificável. Só assim você vai realmente saber se está se aproximando, se está estagnado ou se está se distanciando desse grande objetivo. Reforço aqui que isto é um grande PRINCÍPIO e pode ser aplicado em qualquer área de sua vida, seja pessoal ou profissional. Depois de bem definidos a razão e o objetivo a serem alcançados, aí sim você tem a liberdade de escolher os meios mais práticos para se chegar lá – os melhores processos, as rotinas, os melhores aplicativos, as melhores tecnologias, etc. Quando o “porquê” é forte, o como se torna fácil.   Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos

Entenda porque a constância é mais importante do que a velocidade

Cada vez mais estamos todos sendo inundados com propagandas de cursos, livros e aplicativos que nos prometem trazer os resultados tão desejados. Basta abrir o Instagram ou o próprio e-mail para perceber a enxurrada de “pescadores” tentando te “fisgar” com algum material que promete, finalmente, transformar a sua vida de uma vez por todas. Antes de mais nada, não tenho nada contra todos esses anúncios e anunciantes que estão vendendo o seu trabalho, desde que tenham qualidade e saibam o que estão fazendo. Na verdade, até admiro muitos deles e tento aprender com eles novas técnicas de venda, de abordagem, etc. A reflexão que exponho aqui é: este curso, esta ferramenta ou este aplicativo novo vai realmente me trazer resultados? Ou ainda melhor: os resultados que estão sendo prometidos vão ser duradouros? Será que essa nova ferramenta é apenas mais um modismo do qual, em breve, ninguém mais vai falar? Será que se eu fizer esse curso vou novamente cair na armadilha de sair dele empolgado e, na semana seguinte, engavetar o caderno de anotações e nunca mais se lembrar do que “aprendi”? Acredito que a maioria de vocês, leitores deste artigo, já passaram pela experiência de fazer um curso altamente impactante, principalmente aqueles de imersão de vários dias seguidos, e ao finalizá-lo, saíram com o sentimento de: “pronto! Agora sei tudo o que eu precisava saber. Minha vida vai ser outra a partir de amanhã! Vou ficar milionário! Como não fiz esse curso antes? Estou altamente empolgado e nada me segura a partir de agora!”. Algumas semanas se passaram (em muitos casos, poucos dias se passaram) e lá estava você, já bem menos motivado do que quando saiu do curso, na mesma rotina de sempre, com os mesmos resultados de sempre e não praticando nada do que aprendeu naquele curso de imersão fantástico e altamente impactante. Mais alguns meses se passam, e você já nem se lembra do que disseram no curso. Seu caderninho de anotações e apostilas do curso já estão bem no fundo da gaveta e talvez alguém já os tenha jogado no lixo. A pergunta dramática aqui é: Por que isso acontece? Sendo bem direto e sincero com você, a resposta é: porque você não adquiriu os hábitos que aquele curso/livro/aplicativo lhe ensinou. E por que você não conseguiu formar estes hábitos? Porque você não praticou com a Constância necessária para que se tornassem hábitos. E por que você não teve Constância? Porque não teve a disciplina para começar e manter por alguns meses o mesmo ritmo. E por que a disciplina não apareceu? Certamente, porque a razão (O grande porquê) de fazer esse curso, ler este livro, usar este aplicativo, não era tão grande a ponto de fazer com que você saísse da inércia e começasse a ter disciplina. Apesar de “O Grande Porquê” ser importantíssimo para fazer você começar a praticar qualquer coisa, não é aí que as pessoas mais pecam. Muitos de nós até tínhamos com clareza o real motivo para fazer aquele curso. Então, onde erramos? Exatamente em não adquirir Constância, ritmo, frequência naquela determina prática. Queremos resultados rápidos, queremos acelerar as coisas, queremos velocidade. Mas posso garantir a você que a velocidade nunca vai bater a Constância. Sabe por que? É provado cientificamente que os resultados no longo prazo (financeiros, saúde, relacionamentos, qualidade de vida) só são alcançados quando as práticas que levam a estes resultados se tornaram Hábitos que sustentamos durante um período suficiente e que governaram nossas vidas. Lembrando aqui que a definição prática de Hábito é uma ação repetitiva que fazemos (ou pensamos, ou sentimos) sem nem notar que fazemos, ou seja, nem nos faz gastar energia para fazê-la (ex: escovar os dentes, realizar o mesmo caminho para o trabalho, sair da cama pelo mesmo lado, responder com raiva a uma situação desagradável, etc). Por isso dizemos que os hábitos “nos governam”. Sim, eles dominam nossas vidas. Por isso devemos ter o maior cuidado possível com eles. Se temos hábitos saudáveis, temos uma vida saudável. Se temos hábitos ruins, temos resultados ruins. E como se forma o bendito Hábito Saudável? Praticando, repetindo até que ele se forme e te “domine”. No início, você vai precisar de disciplina, pois ainda não tem um hábito formado. Como já dissemos, leva tempo para ele ser formado. Quanto tempo? Resposta de Engenheiro: “Depende”. Esqueça essas teorias de 21 dias, 30 dias, 66 dias. Não que elas estejam erradas. A questão é que elas são médias resultantes de pesquisas. Se são médias, isso significa que alguns hábitos você irá formar em uma semana, e outros, depois de vários meses. Depende mesmo! O importante é entender que você vai precisar passar por esse período de Constância com Disciplina até que o hábito se forme, e aí, a mágica acontece. Me responda com sinceridade, o que você prefere? Ter resultados rápidos e temporários, que podem cessar a qualquer momento ou ter resultados consistentes que começam tímidos e vão crescendo ao longo do tempo até que fiquem sólidos e permanentes? Se você prefere a segunda alternativa, bem-vindo(a) ao clube das pessoas que buscam alcançar o topo da montanha e permanecer lá! Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos

Melhoria contínua e gestão da rotina – entenda a diferença

Em nossos projetos de consultoria em operações, sejam eles em qualquer tipo de empresa, nos defrontamos com essa pequena confusão que pode acabar atrapalhando a velocidade dos resultados desejados. O que muitos chamam de “Melhoria Contínua”, na verdade pode ser apenas a execução de tarefas rotineiras que sustentam a operação daquele negócio. A Melhoria Contínua pode e deve estar dentro da Gestão da Rotina de qualquer departamento. Contudo, nem sempre ela está. Tudo depende de como você executa esta rotina. Na Gestão de Operações de Excelência, ambas as práticas são fundamentais para se obter resultados sustentáveis. Para isso, é necessário entender o que é e como funciona cada uma delas, pois elas andam de mãos dadas e uma depende da outra – elas formam o grande ciclo da Gestão de Operações. Como o próprio nome diz, a Melhoria Contínua é a prática de estar sempre melhorando algo que já foi melhorado, mas que pode ser ainda melhor, rumo à perfeição, em ciclos sucessivos e contínuos. Nós, amantes e praticantes da Filosofia Lean, adotamos o nome Kaizen para essa prática que significa “mudança boa”, “mudar para melhor”. No entanto, cada melhoria pode ser implementada basicamente de 2 formas diferentes: através de uma ação pontual e direta ou através de um projeto de melhoria. Uma ação pontual é o famoso “vá e faça” – não depende de projeto para pensar a melhor maneira de fazer isso. Geralmente as ações pontuais são disparadas em reuniões de apresentação de resultado, reuniões SCRUM, reuniões de começo de turno, etc. Para que seja executada, você só precisa saber quem deve fazer o que e até quando. Um exemplo disso seria a execução de uma tarefa do tipo: “alterar um campo de uma tela no sistema” ou “implementar rotina de reuniões do Comercial com a Operação uma vez por semana”. Um Projeto de Melhoria surge da necessidade de resolver algum problema que conhecemos bem, cuja solução não sabemos ao certo como será. Um Projeto de Melhoria exige coleta de dados, análises, simulações, cronogramas, plano de implementação, equipe alinhada, etc. Em outras palavras, não é algo simples cuja resolução dependa apenas de uma ordem de um superior para um subordinado. Para a execução eficaz de um verdadeiro projeto de Melhoria, você provavelmente vai utilizar ferramentas que tenham o PDCA (Plan – Do – Check – Act) como base para o raciocínio lógico da melhoria, sejam em um fluxo de fabricação, de prestação de serviço ou do back office da empresa. Em ambos os casos citados, ação pontual e projeto de melhoria, existe um início, um meio e um fim, ou seja, é uma coisa que começa mas que tem previsão para finalizar. Como diz a própria definição de Projeto pelo PMBOK: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.” Por outro lado, a Gestão da Rotina, ou o termo “operações” que o PMBOK utilizou na definição acima, é composta por ações repetitivas e contínuas que sustentam as operações da empresa ou de um determinado departamento. Em outras palavras, é tudo o que você faz todos os dias para que o produto seja entregue, para que o serviço seja prestado, para que o setor de faturamento fature, para que o Comercial Venda, para que o setor de Compras compre, etc. Ações rotineiras não são ações de melhoria. Ações e projetos de melhoria surgem para aumentar a eficiência de uma rotina. Por isso a importância das reuniões de apresentação de resultados, de prestação de contas e reuniões SCRUM: é o momento de parar, analisar os resultados, verificar o curso “do navio” em direção ao “norte desejado” e se perguntar: “Temos alguma necessidade de melhorar algo que não está bom?”, “Quem vai fazer o que e até quando para corrigir esta distorção?”, “Qual será o projeto de melhoria que temos que abrir para se atingir o resultado desejado?”. Embora sejam coisas diferentes, Melhoria Contínua e Gestão da Rotina devem “caminhar” juntas, pois uma dispara a outra e são totalmente complementares. Enquanto uma aumenta a eficiência para se atingir um novo patamar (Melhoria Contínua), a outra garante que o novo patamar seja cumprido de forma padronizada, evitando o retrocesso (Gestão da Rotina).14 Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos

A grande força por trás de um elogio

Vamos falar da incrível fonte de alegria e entusiasmo que as nossas palavras podem ser. Podemos usar nossa boca para animar, motivar, edificar as pessoas, podemos começar com um “bom dia” seguido de um elogio abundante e sincero, e perceber o quanto as boas palavras podem ser uma fonte preciosa de vivacidade. Grandes autores dedicaram capítulos e livros inteiros sobre esse grande poder por trás de um elogio. Dale Carnegie defendeu de maneira contundente o uso das boas palavras e da apreciação. Elogiar honesta e sinceramente é um de seus princípios fundamentais para o relacionamento humano e para a liderança. Gary Chapman em sua longa experiência como conselheiro matrimonial descobriu que o elogio sincero é uma das cinco linguagens do amor, se queremos ter relacionamentos ricos, devemos conhecer e praticar as linguagens do amor. Ken Blanchard, um dos mais renomados especialistas em estratégia no mundo, começou sua trajetória com o livro “O Gerente-Minuto”, nesse livro clássico ele dedica boa parte de seu conteúdo falando da importância do reforço positivo para o estímulo de melhores resultados quando as pessoas atingem seus resultados, é o que ele chama de “Elogios-Minuto”. Stephen Covey também defende o uso dos elogios para o que ele chama de vitória pública, um dos princípios para relacionamentos eficazes e um fator fundamental para manter a “conta bancária emocional” com saldo positivo. A Bíblia nos ensina exatamente isso, e o salmista é certeiro em dizer que as palavras das nossas bocas devem ser agradáveis para Deus (Salmo 19:14). Jesus nos ensina que o que importa não é o que entra pelas nossas bocas, mas sim o que sai. Quem não gostaria de ouvir as doces palavras do Mestre: “Muito bem, servo bom e fiel!”. Nada como um elogio sincero e merecido para nos alegrar o dia. Todos temos pontos fortes e pontos fracos, descubra os pontos fortes das pessoas à sua volta e passe a apreciá-las sinceramente. O mundo já está cheio de pessoas críticas, frustradas e tóxicas, seja um incentivador, use suas palavras para gerar vida, saiba apreciar as pessoas e o que elas fazem de bom. Experimente isso, comece a listar a dedicação e as coisas boas que as pessoas fazem, dedique tempo e energia a observar os pontos positivos das pessoas à sua volta, passe a exercer a gratidão e as elogie sinceramente.   Autor: Ronaldo Guedes, Sócio-Diretor da área de Estratégia

Os 5 princípios das organizações focadas na estratégia

“Our research of successful Balanced Scorecard companies has revealed a consistent pattern for achieving strategic focus and alignment. Although each organization approached the challenge in different ways, at different paces, and in different sequences, we observed five common principles at work. We refer to these as the principles of a Strategy-Focused Organization”. Kaplan e Norton Robert Kaplan e David Norton iniciaram uma pesquisa para melhorar o sistema de medição de desempenho das empresas em 1990, essa pesquisa deu origem ao Balanced Scorecard, ele publicaram o primeiro artigo sobre o BSC em 1992 na Harvard Business Review, esse artigo teve um forte impacto em gestores do mundo todo, empresas em todos os cantos passaram a implantar essa prática recém publicada, Kaplan e Norton então passaram a acompanhar essas implantações no mundo todo e puderam aprender ao longo de vários anos como empresas em todo o mundo conseguiram manter alta performance e atingir ótimos resultados através de uma execução assertiva e eficaz das estratégias bem desenvolvidas. O estudo que começou com o intuito de melhorar a medição de desempenho, acabou evoluindo para uma das melhores práticas de planejamento e gestão da estratégia. Os autores foram privilegiados pois aprenderam em um longo processo de melhoria, como as melhores empresas conseguiram ter sucesso em tirar estratégia do papel, colocar em prática, aprender e melhorar continuamente alcançando ótimos resultados. Esse aprendizado de cerca de dez anos foi publicado no segundo livro publicado pelos autores no ano de 2000 chamado “Organizações Orientadas para a Estratégia” (The Strategy-Focused Organization). Neste livro ele escreveram com profundidade sobre cinco princípios presentes nas empresas mais bem sucedidas e que obtiveram os melhores resultados trabalhando com o balanced scorecard para planejar e gerir a estratégia. Nesse artigo quero apresentar de uma forma bem resumida estes 5 Princípios para que possam ser absorvidos e aplicados nas organizações. Mobilizar a mudança por meio da liderança executiva: Esse é provavelmente o princípio mais básico de todas as organizações, significa que a participação ativa e o engajamento total da liderança executiva, ou seja, os principais líderes (sócios, conselho, CEOs, diretores), é fundamental para a execução da estratégia. Se os principais líderes da organização não estão nem um pouco interessados na estratégia, ou a deixam em segundo plano, imediatamente todas as equipes entenderão que a estratégia não é importante, logo darão prioridade para qualquer outra atividade, resultando em uma baixa performance na execução da estratégia e na obtenção de bons resultados, especialmente no longo prazo. Somente a liderança executiva tem a autoridade, o respeito, o poder e a influência necessária para conduzir as grandes mudanças que a estratégia requer da organização, se essa liderança de nível estratégico não compreender isso, colocará em risco não só a bom desempenho, mas até a sobrevivência da organização. Traduzir a estratégia em termos operacionais: Esse princípio reitera a importância de tornar a estratégica clara, específica e mensurável para todos os níveis da organização. A estratégia não pode ser apenas um texto bonito, inspirador e poético dentro das organizações, ela precisa ser traduzida em termos operacionais, em objetivos claros, indicadores mensuráveis, metas desafiadoras e atingíveis e em iniciativas com responsável e data. E esse processo deve ser feito para todos na organização, tornando claro em todos os níveis como a estratégia deverá ser executada. O Mapa Estratégico e o Balanced Scorecard são as ferramentas ideais para essa tarefa, foram desenvolvidos e aprimorados ao longo de vários anos pelas melhores organizações do mundo tornando-as boas práticas maduras, consolidadas e confiáveis. Alinhar a organização à estratégia: As organizações possuem unidades, departamentos, processos, tecnologia, culturas e pessoas diferentes e muitas vezes até conflitantes, quem nunca se deparou com conflitos de gerações (fundadores versus sucessores) ou de departamentos (comercial versus produção) dentro das empresas? O sucessor quer implantar novas tecnologias e uma cultura inovadora, enquanto os fundadores querem manter as coisas como sempre foram, afinal foi o que levou o negócio a crescer e se consolidar no mercado. A equipe comercial vende um pedido grande de um produto ou serviço que a empresa não está acostumada a produzir, ou por um preço que não cobre os custos de produção, ou com um parcelamento que é insustentável para o capital de giro, ou tudo isso ao mesmo tempo. Esses são exemplos de conflitos clássicos dentro das empresas, por isso é fundamental alinhar toda a organização à estratégia, isso significa alinhar as diferentes unidades, departamentos, processos, tecnologia, culturas e pessoas à estratégia, mas que tudo e todos estejam engajados nos mesmo objetivos e foco estratégico das organizações. Transformar a estratégia em tarefa de todos: Esse princípio é fundamental para a execução da estratégia uma vez que a estratégia geralmente é concebida e desenvolvida pela liderança de topo (acionistas, conselho, CEOs e diretoria) mas ela é executada pelas pessoas no nível tático e operacional. A missão da Disney é “Fazer as pessoas felizes”. E quem faz as pessoas felizes na Disney? Certamente que a liderança executiva é importante nesse processo, mas quem mete a mão na massa mesmo são as pessoas na ponta do negócio, a equipe que vai receber as pessoas nos parques de diversão, os atores que vão interpretar os personagens, a equipe de manutenção que vai garantir que os brinquedos estarão funcionando em alta performance, enfim, todas as pessoas nos níveis tático e operacional do negócios. Se essas pessoas não souberem seu papel na estratégia da organização (seu objetivo, seu indicador, sua meta e sua iniciativa), se não estiverem capacitados e engajados para manter uma alta performance em suas operações que vão contribuir para a estratégia da organização, certamente a empresa falhará ao executar a estratégia. Daí a grande importância de transformar a estratégia em tarefa de todos, esse é um dos maiores papéis do RH como Business Partner nas organizações. Converter a estratégia em processo contínuo: A estratégia não pode ser um workshop que os gestores fazem uma vez por ano, ou uma vez a cada três anos, e logo após o workshop, passa a ser esquecida ou engavetada. As organizações que se destacam na alta performance estratégica

Não se pode gerenciar a mudança

Em 1992 Drucker deu uma entrevista para a Harvard Business Review em que disse que: “É preciso aprender a gerenciar em situações nas quais não tem autoridade de comando, nas quais você não é nem controlado nem está controlando”. Alguns anos depois, em 1999, tendo em vista a chegada do novo século, Drucker escreveu mais um de seus brilhantes insights dizendo que: “Não se pode gerenciar as mudanças, somente estar à sua frente”. Em tempos de pandemia, é revigorante ler as palavras do velho guru da gestão, qualquer noção mínima de controle se esvai diante de um evento tão grandioso quanto imprevisível como uma pandemia. E o que fazer diante deste cenário? Primeiro, esquecer que temos qualquer tipo de controle, e com isso nos aliviar da tentação e da atitude ineficaz de direcionar grande quantidade de tempo e energia para tentar controlar o incontrolável. Segundo, parar de tentar gerenciar a mudança e partir para liderar a mudança, e isso significa, como bem disse Drucker, parar de tentar prever o futuro, e passar a criá-lo. E como podemos fazer isso? Mais uma vez, recorrendo a sabedoria do velho guru da gestão, é preciso conhecer profundamente o mercado, o consumidor, os clientes, entregar o máximo de valor para estes e manter essa roda girando através da incansável inovação e melhoria contínua. Em tempos de grande turbulência, vale a pena parar, respirar, e meditar sobre as palavras de pessoas que enxergaram a gestão de maneira profunda e com uma visão de longo alcance. Diante da pandemia e das grandes mudanças do dia a dia, bora liderar a mudança mandando muita lenha na fornalha da inovação e melhoria contínua! Autor: Ronaldo Guedes, Sócio-Diretor da área de Estratégia