Organização empresarial: por que é essencial para a produtividade?
A relação entre produtividade e organização é algo incutido em nossas mentes desde pequenos, quando nossos pais nos ensinam que não é possível estudar direito em uma mesa bagunçada. Mas será que essa lógica se estende a qualquer situação? O que é a organização empresarial? Será que, em uma empresa, mais organização realmente possibilita maior produtividade? Continue a leitura e descubra as respostas para estas perguntas e muito mais! O conceito de organização empresarial No caso de uma empresa, o conceito de organização vai muito além da ideia de colocar cada coisa em seu lugar. Organização empresarial parte da compatibilidade entre valores e objetivos da empresa, passando pela organização das pessoas e dos processos, chegando, finalmente, também à organização do espaço. Os valores e os objetivos Quando falamos de organização empresarial, em primeiro lugar, precisamos pensar no que está por trás da empresa: valores e objetivos. Afinal, estes são os pilares de todas as atividades desenvolvidas. Então, existe uma pergunta a ser feita: aquilo em que acreditamos corresponde ao que trazemos para o mundo? Vejamos um exemplo prático: a empresa adota valores de respeito ao meio ambiente, mas estabelece objetivos de crescimento que não são sustentáveis. Existe uma desorganização clara e, em algum momento, essa desorganização causará um conflito que pode abalar seriamente as estruturas da empresa. Você, talvez, esteja reconhecendo o caso real que a Volkswagen enfrentou, ao adulterar o controle de emissão de poluentes para garantir que seus veículos atendessem a certos requisitos de vendas. O resultado foi um escândalo que acabou com a produtividade da empresa, sem mencionar sua imagem no mercado, e os milhares de clientes prejudicados. As pessoas e os processos Em segundo lugar, é preciso pensar naquilo que permeia todas as atividades da empresa: as pessoas e os processos. Aplicada às pessoas, a organização empresarial precisa ter um foco no aproveitamento adequado dos recursos humanos. Isso envolve se perguntar: será que este funcionário está no papel mais adequado às suas habilidades e capacidades? A única maneira pela qual o gestor pode encontrar a resposta é com uma observação atenta de cada colaborador e com a prática do chamado “RH estratégico”. Aplicada aos processos, a organização empresarial tem uma forte relação com o pensamento enxuto. A pergunta que deve ser feita aqui é: os processos da minha empresa podem ser simplificados? Vale a pena lembrar que, em muitos casos, a simplificação e a organização caminham juntas. Quanto maior a complexidade de um processo, maiores as chances de desperdício e de desorganização — os grandes vilões da produtividade. Vale a pena reforçar que a organização de processos é algo cíclico. Ou seja, ela precisa ser reavaliada e reformulada continuamente. Para atingir os resultados desejados, você precisará de prazos, prioridades e métricas bem definidos. Além disso, o uso de softwares de gestão também é uma ferramenta importante para a organização empresarial e o pensamento enxuto. Eles centralizam o arquivo de dados, agilizam o acesso à informação e possibilitam a integração de diferentes setores da empresa. A organização do espaço Finalmente, chegamos ao ponto em que a correlação entre organização e produtividade pode ser mais clara. Quando o espaço físico da empresa está devidamente arrumado, todas as atividades são executadas de maneira mais prática e rápida, seja transportar uma caixa no estoque ou localizar um documento no arquivo. Praticidade e rapidez permitem que os funcionários façam mais em menos tempo, o que é basicamente a fórmula da produtividade. O problema da organização empresarial neste caso é que ela acaba ficando um pouco entrelaçada à organização pessoal, especialmente, no caso de estações de trabalho e dos escritórios. Como cada indivíduo possui uma noção particular sobre o que é “arrumado e bagunçado”, e estes espaços não são compartilhados, a empresa pode enfrentar dificuldades para estabelecer padrões de organização. Assim, surgem diversas dúvidas: deve haver um controle da organização de todos os funcionários nos seus espaços individuais de trabalho? O que pode ser permitido ou não na mesa? Como agir com relação ao uso de itens decorativos ou pessoais, como fotos e símbolos religiosos? Muitos funcionários passam mais tempo em sua mesa de trabalho do que em sua própria casa. Buscar um nível de padronização muito alto da organização nestes espaços pode causar uma desvinculação entre o funcionário e o espaço, o que afeta a produtividade negativamente. Ao mesmo tempo, a falta completa de parâmetros de organização também afeta negativamente a produtividade, especialmente, no caso dos indivíduos que possuem problemas para manter seu espaço de trabalho em ordem. Portanto, o ponto-chave, com certeza, é o bom senso. E ainda vale a pena mencionar que os visitantes estão sempre atentos ao espaço. Portanto, zelar por este espaço é uma forma de garantir uma boa imagem da sua empresa frente aos stakeholders. Esta é outra função muito importante da organização empresarial, embora não haja uma relação direta com a produtividade de sua empresa. O investimento em organização empresarial A maneira mais prática de alcançar a organização empresarial em todos os níveis que abordamos aqui é por meio da educação corporativa, ou seja, de programas consistentes de ensino e de treinamento para os funcionários. Em primeiro lugar, é preciso educar os colaboradores a respeito de conceitos essenciais para a organização dentro de uma empresa, tais como pensamento enxuto, gestão ágil de projetos e padrões 5S. Depois disso, é preciso também treinar os funcionários para o uso de ferramentas práticas, como os softwares de gestão comercial, financeira ou de estoque. Embora seja possível desenvolver a organização corporativa sem estes investimentos, a educação corporativa facilitará muito o caminho em busca da excelência. A organização abrirá as portas para uma produtividade mais alta. E, finalmente, mais produtividade se converterá em maior lucratividade. Logo, apesar de ser um investimento de longo prazo, ele é constituído por benefícios sólidos e garantidos. E você, aplica alguma técnica diferente de organização empresarial junto à sua equipe? O que acredita ser o mais importante entre todos os tópicos citados no texto? Compartilhe as suas próprias dicas e experiências com os outros
Como melhorar a produtividade da sua empresa
Buscar alternativas e recursos eficazes para melhorar a produtividade de uma empresa, tornou-se o principal desafio do meio corporativo. A fim de aumentar a satisfação dos seus clientes, organizações estão recorrendo a estratégias de gestão, como ferramenta para garantir a excelência de seus processos. Por isso, através das práticas de Lean Thinking, ou Mentalidade Enxuta, empresas estão descobrindo como otimizar sua produtividade, eliminando desperdícios em sua produção. A principal proposta do Lean Thinking é entregar valor ao cliente, contudo, chegar a esse patamar de excelência exige o total comprometimento da empresa. Do ponto de vista que, desperdícios são elementos que não agregam valor ao produto, é correto afirmar que por meio da Mentalidade Enxuta, é possível identificar falhas e recursos desnecessários, sendo estes fatores responsáveis por prejudicar a própria produtividade. Tal filosofia operacional é essencial dentro de uma empresa, por isso, confira quais são as práticas do Lean Thinking e como aplicá-las em sua organização para melhorar a produtividade. Especifique o Valor do Produto O grande erro de muitas empresas é definir o valor de um produto sem consultar o principal interessado: o cliente. É exatamente a necessidade de um cliente que irá gerar valor a determinado produto ou serviço, sendo as empresas responsáveis por satisfazer essa necessidade através de recursos práticos e eficientes, assim como elaborar um preço específico que possa agregar valorização ao trabalho desenvolvido. Entretanto, é muito comum encontrar clientes insatisfeitos com os resultados finais, comprometendo a lucratividade da empresa diante de um mercado cada vez mais competitivo e seletivo. Diante desta necessidade, conversar com os clientes para identificar qual a melhor forma de agregar valor é fundamental para a organização, já que o cliente pode especificar sua expectativa, permitindo que as empresas encontrem as melhores alternativas para superá-las. Vale ressaltar que, atribuir valor final ao produto é uma estratégia que requer outras práticas que fazem parte do conceito de Mentalidade Enxuta, sendo necessário aplicar outras técnicas. Identifique a Cadeia de Valor Para executar esse próximo passo com o intuito de satisfazer os clientes, é importante mapear todas as atividades produtivas que existem dentro de uma empresa, desde a concepção do produto até o seu lançamento. Porém, para realizar esse mapeamento é necessário separar os processos produtivos em três categorias: as atividades que realmente geram valor, aquelas que não conseguem gerar valor, mas, ainda assim, são indispensáveis para a empresa por gerar qualidade e, por fim, as atividades que não agregam valores e precisam ser eliminadas. Ao fazer a distinção de tarefas, os gestores são responsáveis por olhar todo o processo que existe dentro de uma empresa, levando em consideração a participação de fornecedores e revendedores também. Somente assim, a organização poderá identificar quais são os desperdícios e como eles podem ser eliminados da rotina empresarial. Estabeleça Fluxo Contínuo em seus processos Após especificar o verdadeiro valor que os produtos precisam ter para o cliente e mapear e eliminar os desperdícios que sua empresa produz, chegou o momento de reorganizar os processos e dar um novo direcionamento a eles, ou seja, dar fluidez as etapas que restaram, sendo classificadas por gerarem valor. Entretanto, fazer com que as etapas que criam valor possam fluir é um desafio, pois, exige uma mudança de mentalidade de todos que fazem parte da empresa, desde os gerentes até mesmo os colaboradores da produção. Lembre-se que esse processo oferece diversas vantagens para a empresa, como redução de tempo de produção dos produtos, melhorias no estoque e processamento. Além disso, esse novo fluxo otimiza o tempo, com isso, os prazos podem ser cumpridos e os clientes não sofrerão com atrasos ou produtos imperfeitos. Outra vantagem que o Lean Thinking oferece está relacionado ao fato que os colaboradores não irão precisar fazerem seu trabalho de forma apressada e sem qualidade, já que a próprio fluxo será compatível com o desenvolvimento das tarefas. Obtenha a Produção Puxada Quando uma empresa é reestruturada a partir das práticas da Mentalidade Enxuta, mudanças significativas ocorrem e vão aperfeiçoando os modelos de produtividade. No entanto, esse não é um processo isolado, pois, cada etapa está interligada. Vale mencionar ainda que, a Produção Puxada é uma ferramenta de controle de estoque, desse modo, sua função é evitar faltas e sobras dentro de uma produção. Com isso, ao invés de empresas “empurrarem” produtos indesejados aos consumidores, ou impôr grandes descontos e promoções para que os produtos saiam do estoque, as organizações terão como meta apenas produzirem aquilo que o cliente solicitar, dentro dos padrões exigidos de qualidade. Por outro lado, o consumidor irá “puxar” o produto exatamente pelo valor que ele oferece. A grande vantagem da Produção Puxada é garantir que todo trabalho desenvolvido ganhe o devido valor e, por isso, com a eliminação de desperdícios, a empresa irá obter redução de custos, irá polpar esforços desnecessários em tarefas que não criavam valores, reduzirá também o tempo e o espaço de forma proporcional. Atinja a Excelência Por muito tempo, a excelência foi considerada um sonho impossível no meio produtivo, não sendo compatível para melhorar a produtividade em questão. O que muitos gestores ainda não descobriram, é que atingir o grau máximo de qualidade é possível, basta utilizar as ferramentas e técnicas adequadas, disponíveis no Lean Thinking. Desse modo, a melhor forma de melhorar a produtividade de uma empresa é aderir a eliminação de desperdícios e, assim, transitar entre os principais pilares da mentalidade enxuta, até alcançar a quinta e última etapa: a excelência de processos. Em uma empresa onde todas as atividades visam a satisfação dos clientes, levando em consideração ações que otimizem toda a produção, certamente, estará aproximando-se cada vez mais de atingir seu principal objetivo: atender às necessidades dos clientes. Todos os esforços voltados a essa prática, irão recolocar a empresa no mercado de trabalho, garantindo que seus produtos sejam reconhecidos como geradores de valores. Você sabia que em média 60% da produção de uma empresa é resultado de desperdícios? Por isso, aplicar as práticas do Lean Thinking para melhorar a produtividade é fundamental para satisfazer as necessidades dos clientes e alcançar os