Trabalhar com consultoria é um grande desafio. Uma das partes mais desafiadoras é lidar com empresas de segmentos diversos e ter sempre que aprender um pouco mais sobre cada um deles. Isso acaba se tornando também um fator extremamente positivo, já que conhecimento nunca é demais e, algumas vezes, conseguimos identificar soluções iguais para negócios totalmente diferentes.
Na minha atuação como sócio-diretor da área de Processos da Lure, estou em contato direto com as empresas que nos contratam e vejo no dia-a-dia a importância de usarmos uma metodologia confiável para guiar nosso trabalho.
Na Lure utilizamos a metodologia DMAIC, advinda do Six Sigma, composta por cinco passos básicos que nos ajudam a definir como atuar em cada cliente. Os passos são:
- Definir;
- Medir;
- Analisar;
- Implementar;
- Controlar.
Para exemplificar melhor essa metodologia, vou falar um pouco sobre um dos cases do Grupo Lírios, empresa do segmento imobiliário situada em Anápolis (GO), com mais de 100 colaboradores e que entrou em contato com a Lure diante de um problema central: elevado tempo entre a identificação de uma necessidade de um serviço terceirizado e o início deste serviço (47 dias em média). No meio deste grande fluxo, o setor jurídico, responsável pela análise contratual dos prestadores de serviço, não conseguia otimizar seu tempo para realizar tudo o que deveria ser feito, pois gastava muito tempo com outras atividades que não agregavam valor ao serviço, como por exemplo, correr atrás de assinaturas, gerenciar tais contratos, dentre outras.
Seguindo a metodologia DMAIC, o primeiro passo foi definir nossa forma de atuação na empresa, desenhar o cronograma de trabalho e demais pontos. Depois disso, conseguimos medir melhor o problema e entender como funcionava de fato o fluxo de contratos.
Com isso feito, começamos a analisar esse fluxo, identificar os gaps, os processos que desperdiçavam tempo e quais os principais pontos de atenção. Tendo toda essa base pronta, partimos para as mudanças, etapa em que pudemos implementar as melhorias definidas anteriormente e verificar os resultados obtidos a partir delas. Para fechar o ciclo, definimos as formas de controlar o trabalho realizado e monitorar os processos.
Com todos os passos seguidos, alcançamos os seguintes resultados com o Grupo Lírios:
- Foram eliminados 7 processos do fluxo dos contratos de prestadores de serviços;
- Reduzimos o tempo de avaliação contratual em 20 dias, passando de 47 para 27 dias;
- Diminuímos o tempo final, mas aumentamos a qualidade de cada etapa. Assim, o departamento jurídico consegue analisar melhor cada contrato e dedicar mais tempo em atividades que realmente geram valor para a empresa;
- A qualidade da gestão foi melhorada, reduzindo riscos para o Grupo Lírios.
Ao resolver o problema inicial, conseguimos também ajudar na redução de risco, já que a área jurídica, tão importante para a empresa, terá mais autonomia para ajudar na tomada de decisões da diretoria.
Tudo isso só foi possível com o esforço da equipe de consultoria da Lure e o comprometimento da equipe do Grupo Lírios em contribuir com o projeto, estando abertos para a mudança. Esse trabalho a quatro mãos é essencial para que a consultoria seja realizada com êxito.
Compartilhar um case como esse é uma honra e reforça a importância do trabalho que fazemos em nossos clientes.
Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos.
