Controladoria: como fazer na minha empresa?
Conforme dados fornecidos pelo IBGE, 48,2% das empresas nacionais fecham suas portas depois de três anos de existência. Isso representa quase a metade de nossas organizações. O Sebrae aponta como motivo principal desse fechamento a falta de gestão adequada. Nesse contexto, a controladoria é um conceito muito importante. Ela apareceu no começo do século passado com a finalidade de exercer rígido controle sobre as grandes empresas dos Estados Unidos que, na época, careciam de gerenciamento mais eficaz, tanto nas matrizes quanto nas filiais. Leia o post e compreenda mais sobre o assunto, aprendendo como funciona uma controladoria, qual a sua importância para a empresa, qual o papel do controller e como implantar uma controladoria. Confira! 1. Como funciona uma controladoria A controladoria, como o próprio nome deixa claro, fundamenta-se em uma metodologia de controle. Devem existir, necessariamente, padrões de qualidade desenvolvidos a partir do planejamento e orçamento da empresa. É fundamental que toda a equipe esteja envolvida, desde os mais altos escalões aos mais baixos. A controladoria monitora as consequências dos atos administrativos internos, avaliando os resultados e busca formas de otimizá-los. Uma das formas mais eficazes de análise dos resultados é comparar com os resultados de outras empresas, indicando aos gestores um caminho mais seguro na aquisição de melhorias. O processo começa pela correta estruturação das operações financeiras e contábeis, bem como aquelas que se desenvolvem em setores de apoio. Em seguida, procede-se aos custos relacionados à contabilidade, formação do preço de venda, orçamento empresarial, gerenciamento de custos e despesas, estratégias para captação de recursos, fluxo de caixa, avaliação da produtividade e desempenho dos funcionários, e assim por diante. Esse controle rigoroso visa eliminar gastos excessivos e desperdícios, bem como evitar roubos e fraudes. As funções de uma controladoria podem ser definidas como: Planejamento: determinação de um projeto para alcançar um objetivo. Organização: estruturar de forma organizada todos os processos e atividades para que o objetivo seja alcançado. Direção: definir uma divisão eficiente de tarefas, respeitando a gestão. Controle: mensura a qualidade e a eficiência do trabalho em relação ao objetivo proposto. A controladoria é mais que uma medida de natureza contábil, já que abrange todo o sistema organizacional da empresa, iniciando com o planejamento e envolvendo todo o controle operacional, reunindo a maior quantidade possível de informações úteis que permitam a melhor tomada de decisões. 2. Qual a sua importância para a empresa Conforme mudam os tempos e a tecnologia, as empresas desenvolvem outras necessidades. Além do evidente avanço tecnológico que define novas diretrizes em todos os âmbitos da sociedade, outras mudanças relevantes são o aumento da competitividade e o esclarecimento crescente do público consumidor, que exige mais ao procurar serviços/produtos. O planejamento estratégico torna-se vital para o crescimento da empresa, de modo a encontrar formas eficazes de suprir necessidades diversas de diferentes entidades, como clientes, fornecedores, bancos, investidores, acionistas, órgãos do governo. Para reger esse planejamento, desenvolvendo o controle necessário para a aplicação dos meios certos na obtenção dos fins almejados, está a controladoria. Ela integra todas as áreas de uma empresa, agrupando informações que são transformadas em relatórios gerenciais e financeiros. Devido à maior precisão dessas informações e relatórios, os gestores podem avaliar com mais segurança e optar pelas melhores alternativas, propondo as soluções mais adequadas. Isso implica, portanto, redução de riscos, tanto a curto quanto a médio e longo prazos. Enfim, a importância da controladoria está no ato de reunir informações fidedignas que permitem ao gestor visualizar o panorama atual da organização, fazer previsões para o futuro, minimizar o risco de enganos e facilitar a tomada de decisões. Todos sabem o quanto a informação certa produz bons resultados, poupando inclusive tempo e dinheiro. Basta imaginar uma situação que acontece na rotina das pessoas. Alguém para na rua e pede informações sobre o local em que fica determinada loja. A pessoa que foi abordada passa, por ignorância ou má-fé, uma informação errada. Por causa disso, o outro enfrenta um trânsito congestionado, anda mais e não consegue chegar ao seu objetivo. Terá que refazer o percurso para conseguir encontrar a loja que procura. Isso significa que ele está perdendo tempo e, provavelmente, gastando mais com transporte, cansando-se mais, ficando menos motivado. Esse exemplo mostra como a informação errada compromete a economia (custos maiores), a produtividade (não está produzindo nada, está perdendo o ânimo e as oportunidades) e o tempo (leva um tempo muito maior para atingir seu objetivo, incluindo o retrabalho, ou seja, a necessidade de corrigir o erro cometido por causa de uma informação falsa). É assim que acontece nas empresas, onde os custos desnecessários, a queda na produtividade, as perdas de tempo e os retrabalhos podem ser provocados por informações equivocadas ou pela ausência delas. 3. Qual o papel do controller no sucesso da empresa O controller é o profissional responsável pela controladoria. Cabe ao controller, ou gerente de controladoria, o exercício das funções gerenciais, econômicas e financeiras da empresa. Ele precisa assegurar que as informações reunidas sejam corretas e levadas, dentro do prazo, para os gestores. Essa atividade gerencial do controller envolve uma série de funções, como a de organizar sistemas apropriados de informações que possibilitem ao gestor relacionar eventos a resultados, os fatos às suas consequências. A comparação do desempenho real com aquele que é desejado é outra função do controller. Da mesma forma, ele deve comparar as variações desse desempenho. Seu conhecimento deve abranger diversas áreas da organização, incluindo setores de contabilidade, finanças, produção, estoque e recursos humanos. As atividades de curto, médio e longo prazos estão sob sua responsabilidade, devendo: Informar-se com os gestores de suas reais necessidades para a realização de suas funções (funcionários, materiais, recursos). Verificar no PCP (setor de planejamento e controle de produção) quais as necessidades de compra de matérias-primas, insumos e equipamentos. Efetuar o levantamento de receitas, despesas e investimentos, gerando informações que serão levadas à diretoria da empresa. Acompanhar metas e objetivos empresariais. Organizar o planejamento tributário. Integrar a previsão orçamentária anual. Envolver-se nas questões de risco, governança e conformidade. Desenvolver projetos. Participar do planejamento estratégico. Gerenciar
Afinal, o que é a controladoria empresarial?
Cuidar de um negócio é uma tarefa que exige muito planejamento e preparação. Cada gestor precisa estar preparado para tomar decisões diárias sobre o negócio e nem sempre essas decisões são fáceis. Quando não há informações que sustentem a tomada de decisão, entretanto, o processo é ainda mais difícil e corre mais riscos de terminar em um erro prejudicial para o negócio. Nesse sentido, a controladoria empresarial é de grande ajuda para negócios que desejam ser cada vez melhores. Mas, afinal, o que é a controladoria empresarial? É o que você confere a seguir. O que é a controladoria empresarial? A controladoria empresarial é um ramo híbrido entre contabilidade e administração que funciona mais em um esquema de consultoria e assistência para os negócios. No geral, o funcionamento da controladoria baseia-se em gerar uma grande quantidade de informações relevantes para o negócio. Mediante a análise de resultados e de indicadores, o setor de controladoria pode desenvolver padrões de controle e também análises de resultados do negócio de uma maneira geral. Com isso, a empresa passa a ter uma gestão mais assertiva. Devido a essas características, a controladoria pode ser considerada um setor estratégico para o negócio. Qual a sua importância dentro da empresa? A maior importância para a empresa é que a controladoria empresarial é capaz de fornecer maior controle sobre tudo o que acontece dentro do negócio. Isso acontece porque, com as informações geradas, a gestão empresarial é apoiada de tal forma que se obtém mais controle. A controladoria também é importante porque permite que a empresa tenha uma visão mais completa e mais integrada sobre o negócio de uma maneira geral. Com relatórios e análises altamente relevantes, os setores da empresa podem ser integrados mais facilmente, o que também favorece a gestão. No geral, portanto, a importância da controladoria dentro da empresa é favorecer a sua gestão e apoiar o negócio a atingir os seus objetivos estratégicos por meio de uma metodologia altamente relevante e que forneça uma análise completa de resultados. Quais as funções de um controller? O controller é o profissional que fica responsável por comandar toda a controladoria, inclusive quando ela é dividida entre controladoria gerencial e controladoria contábil. Inicialmente, o controller é responsável por estruturar operações e realizar um planejamento de aquisição e análise de dados. Ele também precisa ter conhecimentos não apenas sobre contabilidade ou administração, mas também deve conhecer a fundo o negócio para ser capaz de exercer um papel gerencial dentro desse setor. Outras atribuições são: Desenvolvimento de orçamentos; Análises de mercado e previsões de resultados; Comparativo entre o obtido e o planejado pela empresa; Desenvolvimento e melhoria de projetos; Monitoramento da contabilidade fiscal e tributária; Organização de relatórios focados na tomada de decisão. Dependendo da atuação do negócio, o controller também pode participar do processo de tomada de decisão junto a gestores de diferentes áreas do negócio. Quais os benefícios de ter uma controladoria? Ter uma controladoria é cada vez mais importante nas empresas e isso é altamente justificado pelos benefícios que esse setor pode trazer para o negócio. Destacamos os principais abaixo. Melhora na tomada de decisão Com mais informação, a gestão empresarial passa a ter mais conhecimento sobre a situação presente e futura da empresa, de modo a tomar decisões que se encaixem adequadamente nesses dois momentos. Quanto mais conhecimento existe sobre a empresa, mais fácil fica identificar quais oportunidades são ou não benéficas, o que facilita o processo de tomada de decisão. Ter um setor de controladoria dentro da empresa, portanto, não apenas facilita o trabalho dos gestores, como também faz com que ele seja apoiado em informações altamente relevantes. Como resultado, a tomada de decisão se torna mais assertiva, o que também evita que o negócio sofra com prejuízos e perda de posicionamento, por exemplo. Aumento do controle sobre a empresa Essa grande quantidade de informações também estabelece um controle mais estrito em relação à empresa. Dentre outras obrigações, a controladoria estabelece alguns padrões para que a empresa tenha um norteamento melhor sobre suas próximas ações ou sobre o que deve ser mantido em foco. Com isso, existe mais controle, desde os níveis mais elevados até os níveis mais operacionais, o que faz com que seja mais fácil identificar qualquer modificação que aconteça, assim como é mais fácil estabelecer mudanças de maneira segura. Elevação da transparência Outra vantagem da controladoria empresarial diz respeito ao ganho de transparência que a empresa experimenta, especialmente em relação a seus stakeholders. Como os processos passam a ser mais controlados, é mais fácil apresentar os resultados a acionistas e órgãos fiscalizadores, por exemplo. Também é mais fácil garantir ao cliente um nível de padrão de qualidade, assim como as negociações com os fornecedores também se tornam mais adequadas e mais transparentes. Além de essas relações serem favorecidas, a empresa também ganha em regularidade, confiança e reputação. Otimização de processos e resultados Com mais controle sobre a empresa também fica mais fácil fazer uma comparação entre o planejado e o que foi obtido. Essa análise torna possível identificar pontos de desvios e que não atenderam ao padrão desejado pelo negócio. Dessa maneira, os pontos considerados problemáticos são identificados de maneira mais clara, o que favorece uma atuação precisa para a otimização de processos e, consequentemente, de resultados. Aumento da competitividade Com um mercado cada vez mais voraz, é preciso utilizar todas as ferramentas que façam com que sua empresa se destaque – e a controladoria empresarial é uma delas. Como esse setor melhora a tomada de decisão, aumenta a transparência e favorece o controle de processos e de resultados em geral, a sua empresa fica mais preparada para encarar os desafios impostos pelo mercado. Em relação a uma empresa sem esse setor, o seu negócio ganha ainda mais vantagem, firmando-se como uma opção de destaque no setor de atuação. A controladoria empresarial consiste na obtenção e análise de informações que sejam importantes para o negócio, especialmente no que se refere a atingir objetivos estratégicos e a tomar decisões mais assertivas. Comandada por um controller, essa área da empresa traz vantagens