A importância de mapear e melhorar os processos na sua empresa
Ter processos definidos é algo que faz toda a diferença no dia a dia, em qualquer empresa. Onde você trabalha, a sua rotina é definida a partir de algum processo? E essa rotina, é compartilhada com outras pessoas da sua equipe? A resposta dessas perguntas pode impactar resultados do seu trabalho e da sua empresa. Um processo bem definido e compartilhado entre todos os funcionários, faz com que as engrenagens da empresa rodem da maneira mais fluida possível, reduzindo desperdícios e custos. Por outro lado, definir e colocar processos em prática não é tarefa muito fácil, mas extremamente necessária para que você identifique quais atividades devem ser repensadas ou melhoradas. Antes de mostrarmos técnicas para esse trabalho, é importante responder a uma pergunta: O que é processo? Processo é o conjunto de ações, realizadas de forma contínua e prolongada, que transforma uma entrada (in put) em uma saída (out put). Dentro de uma empresa, o processo macro de fabricação de um produto pode ser explicado pelas seguintes etapas: 1. Entrada da matéria-prima (insumos, ideias, demandas, etc); 2. O processamento ou transformação desta matéria-prima; 3. E a saída como um produto ou serviço pronto. Dentro de cada uma destas etapas, várias atividades acontecem e, muitas vezes, realizadas por mais de uma pessoa na empresa. Por isso, ter processos definidos é tão importante. Minimiza erros e padroniza as ações recorrentes. Com a definição destes processos, sua equipe pode ser mais independente. Assim a empresa vai continuar “rodando”, mesmo se o gestor ou alguma pessoa específica precisar se ausentar. Quando isso acontece, significa que a sua equipe ficou no “piloto automático” para algumas ações e tarefas. É neste momento que os gestores realmente fazem o papel de gestores, e param de “apagar incêndios” o tempo todo na operação. A partir de então, o tempo para a execução de tarefas cotidianas e as chances de erros serão reduzidos. Definindo e melhorando processos Para definir qualquer processo é necessário descrevê-lo da forma mais detalhada possível. Com o processo definido, você consegue identificar as atividades que limitam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe. Identificando estes gargalos, é possível trabalhar para que eles sejam resolvidos. Simplifique: essa á a palavra de ordem para otimizar processos. Simplificar as ações faz com que elas fiquem acessíveis para quem tem muito tempo de casa, ou para quem acabou de começar o trabalho na empresa. Quando algum processo está definido, os custos para a realização daquela atividade ficam reduzidos. Outra vantagem de definir processos, é dar mais liberdade para a equipe tomar decisões simples, priorizando o tempo para as atividades mais importantes. Reavalie, sempre! Qualquer empresa está em constante mudança, sejam por novos produtos que aparecem no mercado, ou por novos conhecimentos que os profissionais conseguem implementar no trabalho. Com os processos, não pode ser diferente. Reavaliar sua eficácia, mudar o que for necessário e implementar novas atividades é algo que deve ser constante. Só assim você vai garantir que a produtividade do trabalho realizado na sua empresa está ideal. Cuidado! Automatizar processos não significa melhorar processos Um erro bastante comum encontrado no mercado atualmente é a crença de que automatizar processos, através de softwares, vai automaticamente melhorar os processos. Se algum processo da sua empresa não está eficiente, automatizá-lo significa automatizar uma ineficiência e nada vai mudar., talvez até piore, pois as informações ficam “escondidas” em um fluxo burocrático e despadronizado. A sequência correta para melhorar processos é: mapear –> analisar –> enxugar desperdícios –> padronizar –> automatizar. A automatização só faz sentido quando o processo já está enxuto e padronizado. Assim a produtividade vai dar saltos significativos. Quer entender mais de como a definição de processos é importante para sua empresa? Entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
Confira 8 dicas para trabalhar em equipe!
Unir pessoas com diferentes habilidades e competências em uma única equipe continua sendo o grande desafio enfrentado pelos gestores no dia a dia. No entanto, encontrar soluções para desenvolver um bom trabalho em equipe tem sido o segredo para melhorar a produtividade e, consequentemente, os lucros dos negócios. Empresas que são formadas por equipes mal estruturadas estarão sempre sujeitas a grandes problemas e prejuízos financeiros. Por isso, liderança e trabalho em equipe só funcionam bem quando estão conectados, sendo responsabilidade do gestor coordenar seus funcionários e os processos internos da melhor forma possível. Levando em consideração essa importância, selecionamos 8 dicas que vão te ajudar com o trabalho em equipe! 1. Esteja aberto para novas ideias Duas cabeças pensam melhor do que uma, por isso, antes de eliminar possíveis sugestões e ideias, considere escutá-las. Sua equipe pode ter excelentes ideias, então a melhor maneira de obtê-las é estar aberto, ou seja, oferecer um espaço para que elas possam surgir. A maioria das empresas dispensam as ideias dos seus funcionários, por julgarem ser uma responsabilidade apenas da liderança, porém, lembre-se que sua equipe está totalmente integrada aos processos da empresa e podem ser verdadeiros “talentos” em situações nas quais serão necessárias ideias inovadoras. Como gestor, você poderá incentivar seus colaboradores a comunicarem suas ideias, assim como intervir em decisões. Dessa forma, todos saem ganhando na sua empresa e você ainda poderá saber quem são os profissionais que mais estão se destacando na equipe. 2. Dialogue com sua equipe Ao lidar com diferentes pessoas, é comum situações diversas acontecerem, incluindo as desagradáveis. No entanto, em vez de provocar discussões, dialogue com seu grupo ou com a pessoa responsável, pois, mantendo esse dialogo, você estabelecerá um vínculo mais respeitoso entre todos, além de encontrar uma solução para o problema. Por meio de uma conversa transparente e objetiva, tudo pode ser resolvido com mais assertividade. Por outro lado, empresas que não consideram o diálogo uma ferramenta importante de comunicação estão sujeitas a diversos problemas de relacionamento, além de grandes falhas que podem ocorrer durante a operação. Não se esqueça que uma simples conversa pode ser a solução para muitos problemas, sendo útil até mesmo em momentos de reconhecimento e de parabenização. 3. Estabeleça objetivos e funções para a sua equipe Cada membro de uma equipe possui habilidades e competências diversas, incluindo o gestor. Contudo, para que esse talento seja aproveitado da melhor forma, é importante delegar tarefas e funções que estejam de acordo com as necessidades e o objetivo da empresa. Afinal, seus funcionários precisam de desafios para evoluir em suas carreiras! Sem um direcionamento assertivo, sua equipe poderá perder o controle e, possivelmente, prejudicará os outros integrantes e a empresa como um todo. Para te ajudar nessa missão, você pode montar um cronograma em planilhas e deixá-lo exposto para todos. Com isso, ficará mais fácil identificar as tarefas necessárias e também cobrar os prazos relacionados à função de cada um ou da equipe inteira. 4. Ofereça feedback Como gestor, você precisa apontar quais são os pontos fortes e fracos de cada integrante da sua equipe, para que juntos possam oferecer os melhores resultados em conjunto. Por meio do feedback, seus funcionários saberão como estão sendo avaliados e quais esforços ainda precisam ser aperfeiçoados. Lembre-se ainda de realizar essa conversa com toda equipe reunida para manter um relacionamento transparente e, ao mesmo tempo, incentivador. Além disso, o gestor precisa realizar esse feedback da melhor maneira possível, posicionando de forma clara as palavras e mantendo a motivação em primeiro lugar para que as falhas possam ser reduzidas e as boas realizações reconhecidas. 5. Ofereça campanhas de incentivo Colaboradores motivados produzem até 50% mais, então aproveite esta vantagem para criar campanhas que possam recompensar os esforços dos seus colaboradores. Dessa forma, sua equipe trabalhará mais incentivada e satisfeita, melhorando a produtividade e a convivência como um todo. Para suas campanhas, você pode pensar em premiações como: viagens, folgas, remunerações, entre outras possibilidades que incentivarão seus funcionários a baterem metas e ainda oferecerem melhores resultados para a empresa. Um gestor, como líder, pode programar essas campanhas e criar ações que possam aprimorar habilidades e reconhecer o esforço da sua equipe simultaneamente. 6. Seja paciente Nem sempre o que você disser ou pedir será de fácil entendimento para sua equipe. No entanto, em vez de “perder a cabeça” e também a postura como profissional, seja paciente e pense em novas maneiras de transmitir suas ideias ou de delegar tarefas. Não se esqueça que essa dica também é válida para momentos de cobranças, reuniões, entre outros. Por isso, manter a tranquilidade em todos os momentos é fundamental. Agindo como um profissional sensato e maduro, você conseguirá dar o melhor exemplo, incentivando todos a conviver com mais respeito. 7. Faça planejamentos para o trabalho em equipe Para evitar que seu grupo se disperse com facilidade, planeje as atividades e também os tempos de execução. Sem dúvidas, o planejamento é uma ferramenta indispensável para a liderança, sendo eficaz para o controle de metas e resultados obtidos. Assim como na delegação de tarefas e na distribuição de funções, você pode utilizar uma planilha que servirá como um roteiro. Essas informações poderão ser expostas para todos ou individualmente, o importante é que todos tenham conhecimento dessas práticas e obedeçam todo o planejamento e os prazos necessários. 8. Confie na sua equipe Sem confiança, sua equipe não poderá corresponder às suas expectativas e nem atender as exigências da empresa. Sobre isso, seja firme e transmita confiança também, assim eles poderão se inspirar em um líder integro e também farão o necessário para oferecer um bom trabalho em conjunto. Uma equipe só funciona bem quando todos os elos estão conectados e dispostos a seguir os mesmos objetivos. Sem dúvidas, para manter essa aliança, o gestor terá um papel fundamental, sendo responsável por garantir que os resultados possam ser atendidos, de acordo com as necessidades da empresa. Nossas dicas te ajudaram a melhorar o trabalho em equipe da sua empresa? Gostaria de receber mais conteúdos como esse? Então, curta nossa página no Facebook e fique por dentro dos assuntos mais interessantes!
11 dicas para otimizar os processos do RH da sua empresa
A otimização das rotinas de trabalho do departamento de Recursos Humanos de uma empresa é fundamental quando se deseja alcançar um equilíbrio nas ações, possibilitando maior assertividade nas tomadas de decisões. Os processos do RH fazem parte do sistema de gestão estratégica e, neste post, vamos dar dicas para que você consiga melhorá-los em sua empresa. Confira: Planeje suas ações O primeiro passo para os gestores que buscam a otimização dos processos de trabalho do RH é planejar as ações. Aqui, é importante fazer uma listagem com todas as atividades que são desenvolvidas pelo setor e quais as prioridades de cada uma delas. Com esse exercício, será possível ter uma perspectiva maior sobre o trabalho que é desenvolvido em cada área da empresa. Com essa listagem em mãos, é preciso planejar a execução das ações com base em metas e prazos. Isso permite que o tempo seja melhor administrado e, além disso, permite mostrar a necessidade de envolvimento de outras pessoas nessas ações. O ideal é procurar realizar as tarefas conforme o plano – e considerar imprevistos no momento de planejar. Delegue tarefas Outra prática muito importante que deve ser tomada pelos profissionais de Recursos Humanos, principalmente os gestores, é a de delegar tarefas. Assim, cada membro da equipe saberá claramente seu papel no departamento, bem como suas responsabilidades, fazendo com que o acompanhamento do processo fique mais fácil. Delegar tarefas possibilita também que o gestor tenha mais tempo livre para pensar em estratégias focadas no negócio, bem como na redução de custos e na otimização de resultados. Vale destacar que, para delegar tarefas, é preciso que o líder conheça a equipe, destinando as atividades de acordo com o perfil e a experiência de cada colaborador. Promova treinamentos Os treinamentos voltados para a equipe de RH são fundamentais para a otimização dos processos, isso porque os profissionais são os idealizadores de resultados e, se eles estiverem capacitados para o melhor desenvolvimento de suas tarefas, o resultado será positivo. Investir em capacitação técnica e comportamental ajuda os profissionais a falarem a uma mesma linguagem na empresa, trilhando caminhos que cheguem a um objetivo comum. Saiba a importância de se atualizar sobre o mercado Ainda falando sobre treinamentos, a atualização sobre o mercado mantém os profissionais da área atualizados sobre as novidades que estão ocorrendo, inclusive sobre as ações que os concorrentes têm feito e que podem ser usadas como objeto de observação. Essa atualização pode ser feita pela internet, por revistas do setor e outras mídias disponíveis, auxiliando na capacitação dos profissionais de RH. Com o resultado das pesquisas, é possível criar planejamentos estratégicos voltados para ações de melhoria contínua nos processos, utilizando os bons exemplos e evitando cometer os erros já identificados. Desenvolva as lideranças Grande parte do sucesso das ações de Recursos Humanos de uma empresa tem a ver com o desenvolvimento das lideranças que cuidam desse e de outros setores. Por isso, é fundamental que a empresa trabalhe com esses líderes estratégicos de modo que eles consigam motivar a equipe e trabalhar em prol dos resultados esperados pela companhia. Os líderes de RH têm um papel fundamental na motivação e no comprometimento de todo o pessoal da empresa, já que eles são vistos como principais porta-vozes da empresa com os colaboradores. Por isso, programas específicos de treinamentos e capacitações com esses profissionais são determinantes para a otimização dos processos. Tenha uma equipe integrada Incentivar o trabalho em equipe é outro aspecto importante na otimização dos processos de RH. Isso porque, quando há sinergia entre as pessoas, a execução das tarefas flui melhor. Além de gastar menos tempo para sua realização, há maior empenho e dedicação dos profissionais que trabalham em ambientes positivos. Dessa forma, estimular as pessoas a manterem bons relacionamentos de trabalho ajudam na otimização do processo, na melhoria de clima organizacional e no comprometimento com os resultados da organização. Crie processos de gestão estratégica A gestão estratégica é fundamental para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos de trabalho. Dentro dos departamentos de Recursos Humanos, é imprescindível que sejam feitos planejamentos e mapas estratégicos do setor de acordo com os objetivos da empresa. Além disso, indicadores e metas auxiliarão na tomada de decisões. Para criar esses processos, a organização pode contar com o auxílio de empresas especializadas que desenvolvem a gestão organizacional e que seja voltada para a criação de um departamento de Recursos Humanos estratégico. Tenha em mente que informatizar é necessário Empregar a informatização dos processos de RH é outra ferramenta fundamental para agilizar a execução de determinadas tarefas, otimizando os resultados do setor. Alguns investimentos voltados para processos burocráticos, como armazenamento de dados, controle de registro de acesso, benefícios e treinamentos, cálculo de horários e vencimentos são alguns exemplos que podem e precisam ser informatizados no RH. Use uma ferramenta de recrutamento e seleção Normalmente, o recrutamento e a seleção de pessoal para a empresa é uma das tarefas que mais toma tempo dos profissionais de RH. No intuito de agilizar essa função, é interessante utilizar ferramentas que filtram os candidatos. Diversas ferramentas disponíveis no mercado ajudam na produção de anúncios, divulgação e organização dos candidatos ideais, bem como criam sistemas de acompanhamento desses profissionais até a finalização do processo seletivo. Terceirize alguns serviços Outra dica para otimizar os processos do RH é terceirizar algumas atividades, reduzindo despesas e tornando a empresa mais competitiva no mercado. Tarefas voltadas ao processamento da folha de pagamento normalmente são feitas por escritórios de contabilidade, que além de serem especialistas no assunto, dão agilidade nos processos por um custo-benefício muito bom. Alcance a excelência operacional Todas as empresas buscam alcançar uma excelência operacional em seus processos de trabalho. Dentro dos departamentos de Recursos Humanos, isso não é diferente e envolve também trabalhar com produtividade mais enxuta, focando sempre nos resultados que devem ser alcançados. Para alcançar o status de uma empresa com excelência operacional, os gestores precisam ter em mente que é fundamental trabalhar com uma equipe qualificada e também com processos de RH padronizados e otimizados. Se você deseja saber mais notícias e informações referentes ao universo da