Como otimizar processos? 8 dicas valiosas
Processos que não passam por otimização são processos que consomem mais insumos do que deveriam e que fornecem resultados abaixo do esperado. Como consequência, a empresa lucra menos, é menos rentável e perde também em competitividade. Muitas vezes, uma pequena melhoria de processo pode gerar resultados altamente relevantes para o negócio – mas, para que isso seja possível, ela deve ser feita da maneira correta. Nesse cenário, a estruturação de otimização é indispensável para que ela ofereça benefícios reais, e algumas dicas são valiosas em todo esse processo. A seguir, você vai conhecer 8 dessas dicas e vai aprender a incorporá-las em seu negócio. Confira! Analise e encontre gargalos produtivos O primeiro passo para otimizar processos é justamente encontrar o que precisa ser melhorado. Diante de relatórios e de dados diversos, é necessário encontrar onde exatamente se localizam os gargalos produtivos do processo em questão. Pode se tratar de um desperdício por excesso de matéria-prima, de um tempo excessivo de produção, ou então da existência de etapas burocráticas que poderiam ser eliminadas. Seja como for, é importante fazer uma análise para identificação preliminar do que precisa ser mudado no processo para que ele se torne melhor. Aposte na automatização e informatização Se o processo ainda não está automatizado e informatizado, essa é uma das maiores e mais importantes otimizações a fazer. Com a integração da tecnologia ao processo, ganha-se em produtividade, assertividade e confiabilidade de informações. Por isso, caso o processo ainda não seja automatizado ou tenha a possibilidade de integrar mais tecnologia, é preciso considerar essa como uma possível solução para melhorar os resultados do negócio. Para isso, entretanto, é exigida uma boa estrutura de TI de modo que o processo possa sofrer a transição adequada. Favoreça a integração de setores Outra forma de otimizar processos é favorecendo a integração de setores. Imagine, por exemplo, um setor produtivo integrado ao setor de estoque e de vendas. De acordo com a demanda e com a previsão de vendas, é possível determinar o momento ideal para que a produção seja feita de modo a não desperdiçar tempo ou insumos diversos – isso é uma otimização de processo baseada na integração de setores. Para que essa integração seja possível é necessário facilitar e estimular a comunicação entre setores, assim como democratizar o acesso à informação. Quanto mais acesso as pessoas tiverem às informações em geral, mais fácil fica realizar a integração. Não modifique muitos parâmetros ao mesmo tempo Uma vez que sejam encontrados os gargalos produtivos é bastante provável que você descubra uma série de fatores que podem ser modificados, melhorados ou eliminados para gerar a mudança do processo. O problema é que se você alterar muitos – ou todos – de uma vez vai ser impossível identificar qual é a contribuição de cada um para o processo. Embora no final o resultado seja de mudança positiva, não será possível repetir com certeza essa alteração. Em vez disso, o melhor a se fazer é modificar um parâmetro ou pequenos conjuntos de parâmetros por vez. Dessa forma, existe maior controle sobre qual é a influência de cada variável no resultado final, o que permite a repetição da ação em otimizações posteriores. Ouse e corra riscos controlados Muitas vezes, otimizar processos também significa ousar. Pode ser realizar um investimento em novo maquinário ou utilizar uma nova matéria-prima; de qualquer forma, muitas vezes a ousadia é necessária. Por isso, quando estiver diante da necessidade de realizar melhorias, é preciso considerar todos os riscos envolvidos. Quais são os possíveis impactos de realizar determinada mudança? O que acontece se a mudança não oferecer o resultado esperado? Como lidar com possíveis imprevistos? Essas são perguntas que devem ser respondidas para que os riscos a se correr sejam controlados e até mesmo benéficos para o processo. Contrate uma consultoria especializada Otimizar processos não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de um processo crítico para o resultado do negócio. Nesse sentido, uma boa prática é a de contratar uma consultoria empresarial especializada no assunto. Com experiência de mercado e um olhar de fora, a consultoria vai encontrar mais facilmente os principais pontos a serem melhorados e vai implantar a metodologia adequada para o negócio e para o mercado. O processo de mudança não se torna apenas mais rápido, como também passa a ser mais seguro e a oferecer resultados mais adequados às expectativas da empresa. Monitore e acompanhe os resultados Independente de a otimização ser feita por uma consultoria ou não, é indispensável que os resultados sejam monitorados e acompanhados. Muitas vezes uma mudança tem tudo para dar certo, mas acaba não funcionando por alguma particularidade – e o inverso também acontece. Nesse sentido, o monitoramento de resultados permite um ajuste fino para que a melhoria forneça ainda mais resultados, e também ajuda a inteligência corporativa. Diante do que deu certo e do que não deu, uma futura otimização tem mais chances de oferecer os resultados pretendidos. Mantenha-se em constante atualização O parâmetro de processo, que hoje pode ser considerado ótimo, pode se tornar obsoleto com uma mudança de mercado ou com um investimento realizado nos ativos da empresa, por exemplo. Do mesmo modo, uma metodologia de otimização pode surgir no mercado e ser mais adequada para o seu negócio. Se a sua empresa não estiver atenta a essas modificações, a melhora do processo passa a ter um prazo de validade mais curto e deixa de oferecer os benefícios desejados. Sendo assim, é necessário que você se mantenha em constante atualização, tanto sobre os resultados do processo como também sobre os métodos de melhoria. Com isso o seu negócio se mantém pronto para oferecer bons resultados em relação aos seus processos. A otimização de processos é necessária e vantajosa para o negócio e começa a partir da identificação de gargalos produtivos. Feito isso, automatizar o processo, variar pequenos conjuntos de parâmetros e monitorar os resultados são algumas das práticas recomendadas. Nesse cenário, inclusive, uma das possibilidades inclui contratar uma consultoria especializada no assunto de modo a tornar o processo mais simples e mais assertivo. Com essas dicas, portanto,
Saiba como identificar gargalos na produção
A produtividade de uma empresa é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Contudo, o grande desafio das organizações é aumentar a escala de produção através de custos cada vez menores. Diante dessa necessidade, diversos empreendedores estão aderindo a estratégias que otimizem a produtividade de sua equipe, além de identificar os possíveis entraves responsáveis pelos gargalos na produção. Os gargalos são definidos como qualquer obstáculo que esteja presente dentro de um sistema industrial, sendo capaz de restringir o desempenho e limitar a capacidade de produção final. Em suma, os gargalos podem existir em qualquer etapa de produção, como compra de matéria-prima, estocagem, embalagem, controle de qualidade, manufatura, vendas, entre outros setores. Gargalos podem se tornar grandes problemas, já que todas as etapas estão interligadas e podem ser prejudicadas com os atrasos de outras. Por isso, confira quais são os impactos negativos do gargalo na produção e como podem ser identificados e resolvidos para que o problema não volte. Confira! Quais são os impactos negativos? Qualquer empresa sabe que atrasos podem causar prejuízos financeiros, sendo capazes de comprometer uma linha de produção inteira. Além de gerar custos desnecessários, os gargalos podem afetar o tempo para execução das tarefas e atrasar a própria receita da empresa. Vale lembrar ainda que, quando os setores entregam sua demanda com atraso – já que não conseguem produzir na mesma velocidade – a empresa precisa arcar com todo desperdício de recursos e, posteriormente, com os aumentos dos custos. Por outro lado, não são apenas os desperdícios financeiros que são obtidos por meio do gargalo, além deles também ocorre o mau uso de recursos físicos, humanos e tecnológicos, gerando custos fixos a cada linha de produção. Com isso, em qualquer etapa que se instalar o gargalo, a empresa sofrerá com perdas de recursos, porém, se o problema surgir logo no início da produção, todas as outras etapas serão afetadas. Em contrapartida, quando o gargalo ocorre já no final da produção, a geração da receita e o consumidor poderão ser afetados. Além dessas desvantagens rentáveis, os gargalos podem ser grandes entraves, principalmente em momentos de instabilidade do mercado. Diante de empresas cada vez mais competitivas e seletivas, cabe aos gestores evitarem possíveis falhas em sua linha de produção. Para as empresas é importante considerar que os atrasos e a falta de atendimento ao consumidor final são graves prejuízos para os lucros de uma empresa, que não conseguirá cumprir seu acordo e prazo estabelecido. Como identificar o gargalo na produção? Identificar quais são as falhas que estão presentes no sistema produtivo é o primeiro passo para encontrar uma solução que reverta os prejuízos já causados e aqueles que ainda virão. No entanto, o grande desafio é encontrar as melhores estratégias que possibilitem eliminar estes obstáculos e equilibrar todas as etapas produtivas. Por essa razão, selecionamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo. Faça uma avaliação dos processos da empresa Você não pode simplesmente pegar um atalho para encontrar onde está a raiz do problema. Pelo contrário, para identificar onde está o gargalo é necessário mapear e avaliar todos os processos realizados dentro de uma empresa, assim como seu desempenho atual. Como mencionamos, os gargalos são entraves que dificultam ou impedem a execução de tarefas, por isso, precisam ser identificados com urgência para que os impactos negativos sejam eliminados. Liste todos os problemas e suas origens Não basta apenas identificar os problemas e apontar as soluções cabíveis no momento, o mais importante é listar todos os problemas críticos e como eles afetam sua linha de produção. Claramente, uma única pessoa não poderá identificar essas falhas, será necessário contar com a participação de todos os envolvidos nos processos e através de reuniões, pontuar todas as falhas existentes. Somente dessa maneira, nenhum tipo de gargalo passará despercebido. Monte um plano de ação Com todos os problemas listados, ficará mais fácil encontrar as soluções necessárias. Não se esqueça de montar um plano de ação que seja funcional para cada gargalo apresentado e analisar como as outras etapas serão atingidas com essas mudanças. Como cada etapa de produção está integrada a outra e nenhuma poderá funcionar de forma isolada, é importante pensar sempre em conjunto diante das ações propostas. Como solucionar o gargalo e evitar que ocorra novamente? Solucionar um ou mais problemas em uma empresa é de extrema importância para manter o sucesso ou estabilidade dos negócios. Como pode perceber, é fácil o surgimento de gargalos em qualquer linha de produção, porém, identificá-lo e eliminá-lo não é um processo tão simples, que pode ser executado em questão de horas ou dias. Por essa razão, eliminar estes obstáculos ainda é a melhor alternativa para evitar seu retorno. E, por serem variados, podem estar relacionados a diversos fatores, como os operacionais, humanos, externos, instalações e processos. Cada área dessas tem um papel fundamental no desenvolvimento de um produto ou serviço, contudo, são alvos fáceis para os gargalos na produção. Os fatores operacionais, por exemplo, podem ser operadas por máquinas avariadas e ferramentas ultrapassadas que necessitam de mudanças ou ajustes. Em contrapartida, os colaboradores podem trabalhar sem especialização ou desmotivados, resultando em atrasos e refações desnecessárias. Além desses fatores, a produção pode ser comprometida por meio de influências internas, envolvendo ações sindicais, novas regulamentações do governo e conflitos entre fornecedores. Existem vários fatores que contribuem para o surgimento de um gargalo, já que uma simples peça pode prejudicar uma produção completa. A partir deste ponto de vista é correto afirmar que, assim como existem diferentes gargalos, também existem diferentes soluções, pois cada uma pode envolver aspectos produtivos, de infraestrutura ou gerenciamento de processo. Cabe aos gestores e responsáveis por cada departamento, implantar um sistema de gerenciamento mais assertivo ou investimentos que ofereçam melhores resultados. Ao automatizar os processos, por exemplo, a empresa também poderá diminuir esses entraves, apesar de ser um investimento que exige gastos financeiros. Contudo, com a automatização de tarefas, independentemente da área de atuação, os processos ganham mais velocidade, poder de comunicação e articulação. Além da automação, empresas também podem recorrer a consultorias especialistas, a fim de encontrar as medidas certas para solucionar os problemas