A metodologia Lean Six Sigma e o aumento da produtividade na minha empresa
Reduzir desperdícios vai além de diminuir custos, mas também é entender quais atividades não dão retorno efetivo para a empresa. A metodologia Lean Six Sigma existe justamente para entender e melhorar estes gargalos, fazendo com que a entrega da sua empresa seja cada vez mais efetiva. Quais metodologias você aplica no seu dia a dia na empresa onde trabalha? Você, ou algum gestor, se preocupa em estudar novas formas de fazer o que é rotina, propondo melhoras para os processos e atividades? Uma forma de começar essas mudanças é a implementação de algumas metodologias, como o Lean Six Sigma. O Lean Six Sigma é a junção de duas metodologias, que basicamente podem ser definidas como: • Six Sigma: uma forma estratégica de gerenciar e aumentar a performance e qualidade das empresas; • Lean Manufacturing: iniciativa que busca eliminar desperdícios. A partir destas duas metodologias foi criada o Lean Six Sigma. Uma estratégia abrangente, com ampla aplicabilidade e que tem como objetivo final aumentar a lucratividade da empresa e a satisfação dos clientes. Reduzir desperdícios para aumentar a produtividade, o lucro e a satisfação Essa é a conta básica do Lean Six Sigma. Primeiro é preciso entender quais processos, atividades e custos não são realmente necessários pra a empresa. A partir disso, pode-se reduzir os desperdícios de tempo e dinheiro. Com essa redução sendo feita é hora de partir para o aumento da produtividade. Criando processos mais objetivos, com resultados e próximos passos claros, sua empresa consegue entender onde melhorar a entrega do produto/serviço final. A implementação do Lean Six Sigma deve ser feita mediante certificação e treinamento, principalmente para os cargos mais altos de gestão, que são responsáveis por partes importantes dos processos. Os cintos que compõem o Lean Six Sigma Junto à metodologia Lean Six Sigma é necessário entender o conceito e as classificações dos “Belts”, que são as pessoas responsáveis por pensar e aplicar a metodologia na empresa. Atualmente as classificações mais comuns são: • Yellow Belt: profissionais que executam projetos de baixa complexidade. Projetos mais independentes, que não interagem com outras áreas e processos. Normalmente são projetos de rápida implementação, de 2 meses em média; • Green Belt: nesta classificação são realizados projetos de média complexidade. Esses profissionais são acompanhados de perto pelos Black Belts e são necessários conhecimentos básicos sobre Six Sigma para conseguir esta certificação; • Black Belt: estes profissionais analisam processos e conduzem equipes. Devem ser capazes de identificar melhorias e promover os recursos para que elas aconteçam. Eles também são responsáveis por orientar a empresa nas dúvidas sobre a metodologia. • Master Black Belt: para conseguir esta certificação o profissional deve passar por um profundo treinamento e entender tudo sobre ferramentas estatísticas e de melhoria de processos. Eles se diferenciam dos Black Belts pela experiência e sucesso acumulados, atuando também como consultores junto ao conselho administrativo da empresa. Como podemos perceber, a metodologia Lean Six Sigma não será aplicada apenas pelos diretores da empresa, ou somente pelos funcionários. Toda a equipe deve participar, atuando de acordo com sua certificação e conhecimentos. Quer entender melhor como reduzir os custos da sua empresa, aumentar a lucratividade e a satisfação dos seus clientes? Entre em contato e marque uma reunião com a gente.
Metodologia OKR: gerencie as metas do seu time
Você sabe onde quer chegar com seu trabalho? Quais resultados quer alcançar e como fazer para chegar até eles? Se a resposta foi “não” para, pelo menos, uma dessas perguntas, a Metodologia OKR pode ajudar. Saber onde e como chegar com a sua empresa é algo que motiva. Faz com que o caminho para os objetivos seja mais claro e ajuda a definir passos futuros. Uma das formas de fazer isso é com a Metodologia OKR (Objectives and Key Results), por meio dela você consegue definir metas e formas de chegar até elas. Simples e aplicável a qualquer empresa! Definir metas por meio de OKRs é algo válido para empresas pequenas, médias e grandes e de qualquer segmento. A metodologia é ampla e deve fazer parte da cultura da empresa. Ou seja, deve ser algo seguido por todos os funcionários, do CEO ao estagiário. Para aplicar os OKRs, é importante entender a diferença entre os “Objetivos” e os “Key Results”: • Objetivos: descrições memoráveis do que deve ser alcançado. Deve ser usado para motivar a equipe, por isso devem ser curtos e envolventes; • Key Results: conjunto de métricas. Vão medir o progresso, por isso devem ser quantitativos e mensuráveis. Com essa diferença em mente, podemos passar para outros pontos cruciais na definição de OKRs: • As metas devem ter um prazo definido e curto. A prática mais comum entre as empresas é que elas sejam trimestrais, assim é possível se adaptar às mudanças; • Como dito antes, todos na empresa devem ter OKRs. Além disso, todos devem ter acesso aos OKRs dos colegas. Assim, as equipes ficam alinhadas e entendem a importância das suas metas e como influenciam nas metas de outra área; • Como os OKRs serão curtos, eles devem ser simples. Não fáceis de serem realizados, mas simples de serem compreendidos; • É comum que seja seguida a seguinte proporção para a criação dos OKRs: 40% definidos pelos diretores e líderes (macro) e 60% definidos pelos funcionários e liderados (micro); • As metas devem ser desafiadoras, uma empresa não cresce se bater apenas as metas que seriam batidas sem esforço. Quando os OKRs são aplicados e é criada uma rotina para a definição deles, se tornam cada vez mais importantes para alcançar os resultados. Acompanhar para garantir resultados! Se você obteve sucesso em definir os OKRs com sua equipe, não pode deixar que isso se perca. Acompanhar os resultados e intervir, caso eles não estejam sendo alcançados, faz parte do seu papel de líder. Uma das formas de acompanhar os OKRs é realizar check-ins semanais. Uma reunião rápida que vai servir para verificar o atingimento de cada meta, o que falta para isso e quais são os próximos passos. Essa reunião deve ser rápida, não passando de 1h. Outra sugestão é fazer ela em pé, para que todos não estejam 100% confortáveis em enrolar mais do que o necessário para finalizar a reunião. Como dito anteriormente, a metodologia de OKRs funciona para qualquer empresa. O que vai garantir a efetividade dela na sua, é a forma como será aplicada e, principalmente, como se tornará parte da cultura da empresa. Caso você precise de ajuda para incluir essa metodologia na sua empresa, conte com a gente!
A importância do feedback ou “como minha empresa pode acabar com o medo de falar com o chefe?”
Aquele momento em que o chefe chama para uma conversa pode ser o verdadeiro terror de qualquer empregado. Esse momento de feedback é muito importante para o crescimento organizacional e de cada funcionário, por isso não deve ser um tabu. Além da área de RH ou o chefe/CEO, todas as pessoas consideradas líderes dentro de uma empresa devem entender a importância de um feedback. Este momento de conversa, troca de experiências e apontamento de melhorias, deve fazer parte do dia a dia de qualquer organização. A real importância do feedback Dar um feedback vai além de mostrar preocupação com o crescimento individual de cada funcionário. É um momento onde a empresa entende os pontos fortes e fracos de cada pessoa e como isso influencia no resultado geral. Um ponto importante é criar uma cultura de feedbacks na empresa. Assim todos saberão o que esperar quando o momento da conversar com o chefe ou líder chegar, uma conversa leve, construtiva e colaborativa. Todos os envolvidos no feedback devem entender que ele não deve ser um monólogo. Líder e liderado devem falar suas considerações. Isso mostra que a empresa está aberta a ouvir e que quer construir juntos as melhorias apontadas. Junto a essa construção de melhoria, os líderes conseguem definir os próximos passos e acompanhar o resultado do feedback. Essa continuidade é algo importante, assim os funcionários percebem que o feedback tem um retorno real na sua rotina e os líderes entendem o reflexo dessas conversas. Técnicas para potencializar o feedback Definida uma rotina de feedbacks, é preciso garantir que ela seja aproveitada ao máximo. Para isso, alguns pontos podem ser levados em consideração: Foque nas ações e comportamento dos funcionários. Nunca leve o feedback para o lado pessoal ou algo que fale do caráter de cada pessoa; Ouça as sugestões dos funcionários, verifique a aplicabilidade delas e realmente aplique o que for coerente. Caso alguma coisa não seja aplicável, dê um retorno sobre isso; Aproveite este momento para fazer reconhecimentos mais pessoais, mas não deixe os reconhecimentos gerais e em equipe de lado; Deixe sempre um espaço aberto para ouvir as sugestões do seu liderado. Ele deve se sentir confortável para falar o que pensa, sem medo de consequências negativas. Além disso, é importante que você entenda como os feedbacks funcionarão com a sua equipe. Se perceber que não está funcionando, procure outras formas ou periodicidade para fazer isso. Se precisar de uma ajuda para entender melhor técnicas de feedback, conte com a gente para isso. Entre em contato e vamos conversar.
Vale a pena selecionar candidatos a partir de uma consultoria externa?
Ter alguém que não é da empresa ajudando a selecionar candidatos é uma forma de fazer um processo seletivo mais imparcial. Além de profissionalizar ainda mais esta etapa, você pode conseguir mais candidatos para as vagas, caso você não tenha alguém dedicado a isso na empresa. Selecionar novas pessoas para uma empresa é um processo importante. Um momento em que pode definir o futuro da organização, já que os candidatos selecionados tomarão frente dos projetos que estão em andamento. Por conta desta importância, destacamos as principais vantagens de se ter uma consultoria externa para a realização deste processo. Imparcialidade Ao ter somente pessoas da própria organização selecionando candidatos, a chance de não ser imparcial é grande. Naturalmente, podemos levar em conta fatores externos e pessoais na seleção. Por isso, contar com a ajuda de uma consultoria externa é importante. Consultores externos conseguem levar em consideração apenas as atribuições definidas para a seleção do candidato. Sendo imparcial e utilizando as técnicas de seleção para ter os melhores resultados na definição dos selecionados. Diversidade Empresas de consultoria de RH possuem bancos de dados de candidatos que servem como ponto de partida na hora da seleção. Isso ajuda a garantir a diversidade nas pessoas que participarão do processo seletivo, alcançando profissionais com diferentes conhecimentos e habilidades. Essa diversidade é importante para que a empresa tenha opções que se encaixam nas vagas disponíveis e também para contratações futuras Técnicas de seleção Consultorias de RH trabalham e estudam muito a área, sempre aprendendo novas técnicas de seleção dos candidatos. Essa atualização é importante, já que estas técnicas conseguem cada vez mais identificar habilidades, propósito e outras características importantes para a seleção. Custo Ter um profissional de RH dedicado na empresa, dependendo do porte dela, pode ser caro. Quando analisado o custo anual, uma seleção externa pode ser mais vantajosa para a empresa. Agilidade Ao ter alguém dedicado ao processo seletivo, sua empresa consegue ser mais efetiva e ágil na seleção de novos candidatos. Isso pode ser muito válido em casos urgentes para a seleção ou grande mudança no quadro de funcionários da empresa. Com a consultoria externa, os funcionários da sua organização conseguem tocar suas demandas normais, sendo requisitados apenas para auxiliar ou confirmar a seleção de um candidato. Você já utilizou uma consultoria externa para a seleção de candidatos na sua empresa? Além destes fatores, qual outra vantagem você identificou? E se você estiver precisando de uma consultoria para ajudar na seleção dos seus candidatos, conte com a Lure. Temos uma equipe especializada em processos seletivos!
Como desenhar o Mapa Estratégico da sua organização?
O Mapa Estratégico é uma ferramenta visual que ajuda sua organização a ter clareza dos objetivos e responsabilidades de cada área. Com ele, todos os colaboradores conseguem enxergar o planejamento estratégico da empresa de forma clara. Como já vimos anteriormente, o BSC (Balanced Scorecard) é uma metodologia que ajuda a melhorar o equilíbrio de uma empresa. Um dos componentes dele é o Mapa Estratégico, uma forma visual com o resumo dos principais objetivos organizacionais e a relação de influência das perspectivas. Elementos fundamentais do Mapa Estratégico Assim como o BSC, o Mapa Estratégico possui alguns elementos fundamentais para sua criação. Estes elementos ajudam a organizar o Mapa Estratégico, deixando ele mais harmônico e as informações mais claras. • Foco – o entendimento de cada área sobre as suas responsabilidades e expectativas quanto ao planejamento estratégico; • Sinergia – como todas as áreas se relacionam dentro do planejamento estratégico. As áreas entendem o impacto de seus erros e acertos na execução geral; • Controle – definição de metas e expectativas de cada área e os indicadores de performance destas metas. Um dos principais objetivos do Mapa Estratégico é mostrar como as áreas da empresa estão integradas. Ele sincroniza as 4 perspectivas determinadas pelo BSC, ilustrando também como estas áreas contribuem para o cumprimento da missão e visão da empresa. A importância de integração da empresa Financeira, Clientes, Processos Internos e Organização. Essas são as 4 perspectivas utilizadas pelo Mapa Estratégico e que englobam todas as áreas da empresa: • Financeira – são determinadas todas as fontes de receita da empresa, como as fixas e variáveis. Define ainda a estratégia financeira, projetando as possibilidades de investimento e o lucro esperado ao longo do ano. • Clientes – preocupa-se com a percepção da marca, validada pelo nível de satisfação do cliente. O relacionamento, excelência operacional e a oferta/relevância de produtos e serviços influenciam diretamente essa satisfação. • Processos Internos – mostra a responsabilidade e expectativa de cada área. Exemplifica as interações entre as áreas, deixando a gestão mais harmônica e objetiva. Aqui também são mostradas as metas definidas para cada área. • Aprendizado e Crescimento – a cultura organizacional da empresa vai de encontro direto às pessoas, mas também é referente ao capital organizacional, falando sobre processos e rotinas para a excelência. A execução do Mapa Estratégico engloba todas estas perspectivas, mas elas devem ser organizadas de uma forma visual bem específica. Ser visual para ser compreendido O visual do Mapa Estratégico faz toda a diferença na execução do foi determinado nele. Já que um dos objetivos é ele ser compreendido por qualquer pessoa da empresa. O ideal para esta ferramenta é que ela seja organizada na forma de um gráfico, mostrando as influencias entre as áreas e o caminho que deve ser seguido para se chegar ao objetivo final. Se você já tem em mente as perspectivas da sua empresa, mas precisa de consultoria para colocar tudo no papel e montar seu Mapa Estratégico, nós podemos te ajudar. Entre em contato e vamos tomar um café.
O Balanced Scorecard e o equilíbrio da minha empresa
Um dos pontos mais importantes na gestão é entender se a sua empresa está indo para o caminho certo. Mas você sabe dizer quais fatores indicam se o caminho percorrido atualmente está certo? E, principalmente, quais os resultados que serão obtidos neste caminho? Descobrir uma forma de mensurar isso, definindo indicadores de desempenho, vai dar clareza sobre a empresa e as estratégias que devem ser tomadas para o sucesso dela. Porém, esses indicadores não devem ser isolados, compreender o todo faz parte da metodologia BSC (Balanced Scorecard). Ver o todo para entender os próximos passos Definir indicadores é uma parte importante da metodologia BSC, mas ela vai além disso. Quando se analisa a estratégia de uma empresa, entender todas as áreas é algo válido, por isso o BSC define 4 perspectivas básicas em sua aplicação: • Financeira • Clientes • Processos Internos • Aprendizado e crescimento A partir destas perspectivas, o gestor consegue definir metas e os KPI’s (Key Performance Indicator) de cada área. Outro ponto importante destas perspectivas é entender como as áreas se relacionam, para que elas vivam em equilíbrio constante, já que essas perspectivas, tem uma relação de causa e efeito entre si. O Balanced Scorecard é válido para a minha empresa? Como já vimos, uma das bases do BSC é a definição de indicadores, que levam em conta as perspectivas da empresa. Após isso, deve ser feito um acompanhamento constante para garantir que os indicadores são efetivos. Alguns componentes auxiliam neste acompanhamento, são eles: • Mapa Estratégico – resumo dos principais objetivos organizacionais e a relação de influência das perspectivas; • Objetivo Estratégico – qual o resultado esperado? O que deve ser alcançado com essa estratégia; • Indicador – quais fatores servirão para medir o sucesso para alcançar o objetivo definido; • Meta – aonde quero chegar com a estratégia? • Plano de ação – ações-chave necessárias para que os objetivos sejam alcançados. Então, como um método simples de ser aplicado, o BSC é válido para qualquer empresa. Em uma empresa que está crescendo, esta metodologia poder ser a chave para que o sucesso venha ainda com mais força. Se a sua empresa já é grande, ela pode ser necessária para ajudar a te manter no topo. A Metodologia BSC ainda é compatível e pode ser alinhada com diversas práticas de gestão empresarial e de negócios, como o Business Model Canvas e Design Thinking. Ou seja, você pode aprimorar a gestão que já aplica na sua empresa a partir do BSC. O BSC é fundamentado em dados, informação e conhecimento sobre a empresa. O que ajuda na tomada de decisão e na hora de executar as estratégias definidas. Se você quer aprimorar a governança e gestão da sua empresa para atingir melhores resultados, o BSC é a melhor prática disponível no mercado, entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
A importância de mapear e melhorar os processos na sua empresa
Ter processos definidos é algo que faz toda a diferença no dia a dia, em qualquer empresa. Onde você trabalha, a sua rotina é definida a partir de algum processo? E essa rotina, é compartilhada com outras pessoas da sua equipe? A resposta dessas perguntas pode impactar resultados do seu trabalho e da sua empresa. Um processo bem definido e compartilhado entre todos os funcionários, faz com que as engrenagens da empresa rodem da maneira mais fluida possível, reduzindo desperdícios e custos. Por outro lado, definir e colocar processos em prática não é tarefa muito fácil, mas extremamente necessária para que você identifique quais atividades devem ser repensadas ou melhoradas. Antes de mostrarmos técnicas para esse trabalho, é importante responder a uma pergunta: O que é processo? Processo é o conjunto de ações, realizadas de forma contínua e prolongada, que transforma uma entrada (in put) em uma saída (out put). Dentro de uma empresa, o processo macro de fabricação de um produto pode ser explicado pelas seguintes etapas: 1. Entrada da matéria-prima (insumos, ideias, demandas, etc); 2. O processamento ou transformação desta matéria-prima; 3. E a saída como um produto ou serviço pronto. Dentro de cada uma destas etapas, várias atividades acontecem e, muitas vezes, realizadas por mais de uma pessoa na empresa. Por isso, ter processos definidos é tão importante. Minimiza erros e padroniza as ações recorrentes. Com a definição destes processos, sua equipe pode ser mais independente. Assim a empresa vai continuar “rodando”, mesmo se o gestor ou alguma pessoa específica precisar se ausentar. Quando isso acontece, significa que a sua equipe ficou no “piloto automático” para algumas ações e tarefas. É neste momento que os gestores realmente fazem o papel de gestores, e param de “apagar incêndios” o tempo todo na operação. A partir de então, o tempo para a execução de tarefas cotidianas e as chances de erros serão reduzidos. Definindo e melhorando processos Para definir qualquer processo é necessário descrevê-lo da forma mais detalhada possível. Com o processo definido, você consegue identificar as atividades que limitam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe. Identificando estes gargalos, é possível trabalhar para que eles sejam resolvidos. Simplifique: essa á a palavra de ordem para otimizar processos. Simplificar as ações faz com que elas fiquem acessíveis para quem tem muito tempo de casa, ou para quem acabou de começar o trabalho na empresa. Quando algum processo está definido, os custos para a realização daquela atividade ficam reduzidos. Outra vantagem de definir processos, é dar mais liberdade para a equipe tomar decisões simples, priorizando o tempo para as atividades mais importantes. Reavalie, sempre! Qualquer empresa está em constante mudança, sejam por novos produtos que aparecem no mercado, ou por novos conhecimentos que os profissionais conseguem implementar no trabalho. Com os processos, não pode ser diferente. Reavaliar sua eficácia, mudar o que for necessário e implementar novas atividades é algo que deve ser constante. Só assim você vai garantir que a produtividade do trabalho realizado na sua empresa está ideal. Cuidado! Automatizar processos não significa melhorar processos Um erro bastante comum encontrado no mercado atualmente é a crença de que automatizar processos, através de softwares, vai automaticamente melhorar os processos. Se algum processo da sua empresa não está eficiente, automatizá-lo significa automatizar uma ineficiência e nada vai mudar., talvez até piore, pois as informações ficam “escondidas” em um fluxo burocrático e despadronizado. A sequência correta para melhorar processos é: mapear –> analisar –> enxugar desperdícios –> padronizar –> automatizar. A automatização só faz sentido quando o processo já está enxuto e padronizado. Assim a produtividade vai dar saltos significativos. Quer entender mais de como a definição de processos é importante para sua empresa? Entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
Otimize seus processos com a Metodologia Scrum
Você é um empreendedor e acha que, às vezes, os projetos da sua empresa saem um pouco do controle? A necessidade de passar noites em claro para entregar um projeto é constante? Então, é hora de rever isso com a Metodologia Scrum. Gerir projetos que envolvam diversas áreas e pessoas, não é trabalho fácil. Principalmente por que os imprevistos acontecem e, nem sempre, eles são comunicados com toda a equipe. O sonho de qualquer gestor de projetos é conseguir alcançar bons resultados, dentro do tempo e custos previstos. Mas como fazer isso? Metodologias de gestão de projetos são feitas para ajudar com isso e hoje a nossa dica é a Metodologia Scrum. Por meio dela, o projeto é dividido em ciclos de atividades, reuniões e mudanças. Acompanhar, para não perder o controle Um dos pontos principais do Srcum é o acompanhamento constante. A frequência de reuniões é muito importante. Por meio delas a equipe consegue falar o que está fazendo, o que está travado e, a partir disso, chegar em formas de melhorar o processo e torná-lo mais ágil. Essas reuniões também são importantes para apontar as mudanças necessárias no projeto e nas atividades. A proposta do Scrum, com este acompanhamento constante, é que a equipe inteira fique ciente do que está acontecendo. Toda a equipe deve entender as atividades que estão sendo realizadas naquele momento e as atividades que serão feitas em seguida. Além deste acompanhamento, as equipes devem mostrar o andamento das suas atividades de forma visual. Essa é uma parte essencial para um projeto que usa a Metodologia Scrum. Se consegue ver, consegue entender O perigo de ter reuniões constantes é passar o dia fazendo reunião. Por isso, o Scrum precisa que o acompanhamento dos projetos seja o mais visual possível. Um painel, onde todas possam ver, é uma forma bem direta de fazer isso. Nesse painel, é importante ter todas as atividades e o status de cada uma. Assim, cada pessoa consegue ver o andamento delas, sem a necessidade de perder tempo comentando sobre isso. Essa organização visual é importante para que você aprenda a priorizar as demandas. Já que, ao bater o olho, verá o que está atrasado e o que é mais urgente. Com isso também é mais fácil entender se muitas atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo e colocar uma coisa de cada vez. O Scrum é uma ótima forma de gerenciar processos, principalmente quando existem várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Além da Metodologia Scrum, outros métodos e técnicas também ajudam nessa gestão. Comenta aqui, qual você conhece e indica?
Dia da Mulher: uma pausa para reflexão
O debate continua todos os dias do ano, mas o dia 8 de março nos inspira uma reflexão importante: o caminho que as mulheres percorreram na sociedade – sobretudo no mercado de trabalho – para chegarem ao status atual de representatividade. Até 2017, mais de 7 milhões de mulheres são donas do seu próprio negócio. Mesmo com esse número crescendo, a jornada dupla ou tripla das mulheres não fica de lado. No últimos 10 anos, o número de mulheres que são chefes de família e empreendem aumentou 70%. O crescimento destes números significa que as mulheres conquistaram cada vez mais seu espaço, e nunca se falou tanto em igualdade de direitos. Mais do que nunca, as mulheres buscam ser ouvidas e respeitadas sem distinção. Vemos cada vez mais mulheres na liderança, tomando frente de projetos e mostrando o valor do trabalho feminino, abrindo caminho para mudanças ainda mais relevantes. É essa força de vontade, garra e dedicação que celebramos hoje, no Dia Internacional da Mulher. Sabemos que ainda há um grande caminho a percorrer, mas nossas conquistas são cada vez maiores e mais significativas. Parabéns pelas vitórias e que não falte fibra para ir cada dia mais além! Lure Consultoria
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