A importância de mapear e melhorar os processos na sua empresa
Ter processos definidos é algo que faz toda a diferença no dia a dia, em qualquer empresa. Onde você trabalha, a sua rotina é definida a partir de algum processo? E essa rotina, é compartilhada com outras pessoas da sua equipe? A resposta dessas perguntas pode impactar resultados do seu trabalho e da sua empresa. Um processo bem definido e compartilhado entre todos os funcionários, faz com que as engrenagens da empresa rodem da maneira mais fluida possível, reduzindo desperdícios e custos. Por outro lado, definir e colocar processos em prática não é tarefa muito fácil, mas extremamente necessária para que você identifique quais atividades devem ser repensadas ou melhoradas. Antes de mostrarmos técnicas para esse trabalho, é importante responder a uma pergunta: O que é processo? Processo é o conjunto de ações, realizadas de forma contínua e prolongada, que transforma uma entrada (in put) em uma saída (out put). Dentro de uma empresa, o processo macro de fabricação de um produto pode ser explicado pelas seguintes etapas: 1. Entrada da matéria-prima (insumos, ideias, demandas, etc); 2. O processamento ou transformação desta matéria-prima; 3. E a saída como um produto ou serviço pronto. Dentro de cada uma destas etapas, várias atividades acontecem e, muitas vezes, realizadas por mais de uma pessoa na empresa. Por isso, ter processos definidos é tão importante. Minimiza erros e padroniza as ações recorrentes. Com a definição destes processos, sua equipe pode ser mais independente. Assim a empresa vai continuar “rodando”, mesmo se o gestor ou alguma pessoa específica precisar se ausentar. Quando isso acontece, significa que a sua equipe ficou no “piloto automático” para algumas ações e tarefas. É neste momento que os gestores realmente fazem o papel de gestores, e param de “apagar incêndios” o tempo todo na operação. A partir de então, o tempo para a execução de tarefas cotidianas e as chances de erros serão reduzidos. Definindo e melhorando processos Para definir qualquer processo é necessário descrevê-lo da forma mais detalhada possível. Com o processo definido, você consegue identificar as atividades que limitam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe. Identificando estes gargalos, é possível trabalhar para que eles sejam resolvidos. Simplifique: essa á a palavra de ordem para otimizar processos. Simplificar as ações faz com que elas fiquem acessíveis para quem tem muito tempo de casa, ou para quem acabou de começar o trabalho na empresa. Quando algum processo está definido, os custos para a realização daquela atividade ficam reduzidos. Outra vantagem de definir processos, é dar mais liberdade para a equipe tomar decisões simples, priorizando o tempo para as atividades mais importantes. Reavalie, sempre! Qualquer empresa está em constante mudança, sejam por novos produtos que aparecem no mercado, ou por novos conhecimentos que os profissionais conseguem implementar no trabalho. Com os processos, não pode ser diferente. Reavaliar sua eficácia, mudar o que for necessário e implementar novas atividades é algo que deve ser constante. Só assim você vai garantir que a produtividade do trabalho realizado na sua empresa está ideal. Cuidado! Automatizar processos não significa melhorar processos Um erro bastante comum encontrado no mercado atualmente é a crença de que automatizar processos, através de softwares, vai automaticamente melhorar os processos. Se algum processo da sua empresa não está eficiente, automatizá-lo significa automatizar uma ineficiência e nada vai mudar., talvez até piore, pois as informações ficam “escondidas” em um fluxo burocrático e despadronizado. A sequência correta para melhorar processos é: mapear –> analisar –> enxugar desperdícios –> padronizar –> automatizar. A automatização só faz sentido quando o processo já está enxuto e padronizado. Assim a produtividade vai dar saltos significativos. Quer entender mais de como a definição de processos é importante para sua empresa? Entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
Otimize seus processos com a Metodologia Scrum
Você é um empreendedor e acha que, às vezes, os projetos da sua empresa saem um pouco do controle? A necessidade de passar noites em claro para entregar um projeto é constante? Então, é hora de rever isso com a Metodologia Scrum. Gerir projetos que envolvam diversas áreas e pessoas, não é trabalho fácil. Principalmente por que os imprevistos acontecem e, nem sempre, eles são comunicados com toda a equipe. O sonho de qualquer gestor de projetos é conseguir alcançar bons resultados, dentro do tempo e custos previstos. Mas como fazer isso? Metodologias de gestão de projetos são feitas para ajudar com isso e hoje a nossa dica é a Metodologia Scrum. Por meio dela, o projeto é dividido em ciclos de atividades, reuniões e mudanças. Acompanhar, para não perder o controle Um dos pontos principais do Srcum é o acompanhamento constante. A frequência de reuniões é muito importante. Por meio delas a equipe consegue falar o que está fazendo, o que está travado e, a partir disso, chegar em formas de melhorar o processo e torná-lo mais ágil. Essas reuniões também são importantes para apontar as mudanças necessárias no projeto e nas atividades. A proposta do Scrum, com este acompanhamento constante, é que a equipe inteira fique ciente do que está acontecendo. Toda a equipe deve entender as atividades que estão sendo realizadas naquele momento e as atividades que serão feitas em seguida. Além deste acompanhamento, as equipes devem mostrar o andamento das suas atividades de forma visual. Essa é uma parte essencial para um projeto que usa a Metodologia Scrum. Se consegue ver, consegue entender O perigo de ter reuniões constantes é passar o dia fazendo reunião. Por isso, o Scrum precisa que o acompanhamento dos projetos seja o mais visual possível. Um painel, onde todas possam ver, é uma forma bem direta de fazer isso. Nesse painel, é importante ter todas as atividades e o status de cada uma. Assim, cada pessoa consegue ver o andamento delas, sem a necessidade de perder tempo comentando sobre isso. Essa organização visual é importante para que você aprenda a priorizar as demandas. Já que, ao bater o olho, verá o que está atrasado e o que é mais urgente. Com isso também é mais fácil entender se muitas atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo e colocar uma coisa de cada vez. O Scrum é uma ótima forma de gerenciar processos, principalmente quando existem várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Além da Metodologia Scrum, outros métodos e técnicas também ajudam nessa gestão. Comenta aqui, qual você conhece e indica?
Aprenda a aplicar a metodologia de gestão de processos BPM!
Você já ouviu o termo Business Process Management? Esse nome em inglês é o equivalente da Gestão de Processos (BPM). Em Gestão de Processos, precisamos ter uma metodologia bem definida, baseada na implementação correta de ciclos de trabalho. Vamos apresentar agora quais são estes ciclos e como você deve aplicá-los. Seis ciclos da Gestão de Processos (BPM) Existem seis ciclos essenciais para a Gestão de Processos. Adotando a sequência que você vai aprender agora, você será capaz de otimizar o desenvolvimento e a implementação dos processos em sua empresa. Projeto O ciclo do Projeto é focado em planejamento. Por meio deste planejamento, você precisa definir quatro elementos-chave para a Gestão de Processos: Método: O passo-a-passo da coleta de informações e da construção de modelos para a execução dos processo; Meta-modelo: A escolha dos elementos que serão a base do mapeamento dos processos; Notação: A definição dos símbolos que vão representar cada informação dentro dos modelos de processos; Ferramenta: Os recursos informatizados que serão usados para manipular a grande quantidade de dados envolvidos e gerados nos processos. Modelagem O ciclo da Modelagem consiste em elaborar um mapeamento do negócio. Em outras palavras, é preciso identificar, detalhar e validar todos os principais processos da empresa. Vale a pena ressaltar que existem processos de três naturezas distintas: gestão, negócio e suporte. A modelagem é feita por meio de fluxogramas, que precisam ser aprovados pela equipe ou ajustados conforme a necessidade. Simulação Este ciclo foca em testar os processos para medir seu desempenho e identificar possíveis gargalos. Para que esse teste seja preciso, você deve determinar os resultados quantitativos que espera obter, considerando as proporções da simulação. Este ciclo é extremamente importante, pois permite avaliar a eficácia e a eficiência dos processos antes que sejam implementados globalmente. Desta maneira, você identifica e corrige muitas falhas sem que elas se tornem problemas — livre de riscos. Execução É no ciclo da Execução que os processos desenvolvidos são, de fato, implementados na empresa. É preciso tomar cuidado com este ciclo, pois ele exige uma infraestrutura sólida. Você deve avaliar se o processo demanda treinamentos para os funcionários, adoção de alguma máquina, software ou outro equipamento, alterações na estrutura dos cargos da empresa ou outros ajustes. Gerencie a implementação para que as mudanças não causem um forte impacto sobre a rotina de trabalho da equipe. Além disso, aborde os novos processos com um olhar positivo, enfatizando que vão ajudar a atingir metas e melhorar os resultados. Tenha em mente que é possível haver alguma resistência dos colaboradores à mudança, e que isso pode representar um obstáculo ao sucesso do processo (além de afetar o clima organizacional da sua empresa). Monitoramento O ciclo de Monitoramento é focado em observar e analisar a performance do negócio, após a implementação dos novos processos. Para fazer este monitoramento, é preciso ter indicadores de desempenho (KPIs) claros. Vale a pena retomar os indicadores utilizados no ciclo de Simulação. É a comparação dos KPIs com as metas que vai indicar o nível de sucesso da Gestão de Processos (BPM). Mas não basta saber o nível de sucesso. Você deverá, também, descobrir quais pontos do processo estão prejudicando ou alavancando os resultados finais. Em outras palavras, não basta saber se está funcionando ou não; é preciso saber o porquê. Melhoria O ciclo de Melhoria é ativado a partir dos resultados obtidos no ciclo de Monitoramento. Se os resultados ainda estão aquém do esperado, será preciso fazer ajustes nos processos. Estes ajustes incluem acrescentar, alterar ou excluir elementos do processo em questão. Para determinar os ajustes que serão feitos, são utilizados “habilitadores”. Estes habilitadores são, na verdade, um conjunto de aspectos relevantes para que o processo traga os melhores resultados. Portanto, se o processo atual (AS-IS) não é ideal, você precisa analisar estes habilitadores para melhorar o prospecto do processo futuro (TO-BE). Entre os vários habilitadores de processo, vamos destacar quatro: Recursos Humanos: Relacionado ao papel das pessoas no processo. A estrutura organizacional está adequada? As funções de cada colaborador foram definidas? É preciso realizar treinamentos? Fluxo de Trabalho: Relacionado ao passo a passo do processo, criado no ciclo do Projeto. Existem gargalos? A ordem das ações estabelecidas no método está otimizada? Há passos desnecessários? Infraestrutura: Relacionado à disponibilidade dos recursos necessários para o processo. O espaço físico é adequado? Seria preciso adquirir algum outro maquinário, suprimento ou software para melhorar o processo? Regras e políticas: Relacionado ao “manual de trabalho” da empresa. Existe alguma regra ou política interna que age como entrave ao processo? Existe burocracia excessiva que desacelera o fluxo? Alguma política poderia ser implementada para dar apoio ao funcionamento do processo? A importância da metodologia na Gestão de Processos (BPM) O sucesso da Gestão de Processos (BPM) depende da realização dos ciclos que você acabou de aprender, sendo realizados de maneira consistente. Em outras palavras, estes ciclos são aplicados para todo e qualquer processo implementado na empresa. Além disso, todo processo deverá ser avaliado e melhorado continuamente, até que seja completamente eliminado ou substituído por outro. Você provavelmente está considerando quanto trabalho extra o BPM vai gerar. Porém, esse trabalho é completamente compensado pelas vantagens de adotar uma metodologia sólida para a Gestão de Processos. Agilidade Em longo prazo, o BPM permite mais agilidade na organização. Como os processos foram testados e aprimorados para chegar à sua melhor forma, e foram implementados de maneira adequada, você elimina todo o desperdício de tempo — e de outros recursos — que acontece quando os processos não estão padronizados. Lucratividade Com uma metodologia de Gestão de Processos (BPM), você está fazendo um laboratório para que os processos da sua empresa sejam altamente otimizados. Estes processos trazem mais resultados, mais eficácia e eficiência para o trabalho. Como resultado, em uma visão sistêmica, a lucratividade do negócio vai aumentar significativamente — com menos custos e mais receita. Esta é só uma amostra do potencial do BPM para aumentar os resultados de sua empresa. Se você quiser saber mais sobre a metodologia ideal para a Gestão de Processos (BPM), siga o perfil da Lure no Facebook, no Twitter e no Instagram.
Como otimizar processos? 8 dicas valiosas
Processos que não passam por otimização são processos que consomem mais insumos do que deveriam e que fornecem resultados abaixo do esperado. Como consequência, a empresa lucra menos, é menos rentável e perde também em competitividade. Muitas vezes, uma pequena melhoria de processo pode gerar resultados altamente relevantes para o negócio – mas, para que isso seja possível, ela deve ser feita da maneira correta. Nesse cenário, a estruturação de otimização é indispensável para que ela ofereça benefícios reais, e algumas dicas são valiosas em todo esse processo. A seguir, você vai conhecer 8 dessas dicas e vai aprender a incorporá-las em seu negócio. Confira! Analise e encontre gargalos produtivos O primeiro passo para otimizar processos é justamente encontrar o que precisa ser melhorado. Diante de relatórios e de dados diversos, é necessário encontrar onde exatamente se localizam os gargalos produtivos do processo em questão. Pode se tratar de um desperdício por excesso de matéria-prima, de um tempo excessivo de produção, ou então da existência de etapas burocráticas que poderiam ser eliminadas. Seja como for, é importante fazer uma análise para identificação preliminar do que precisa ser mudado no processo para que ele se torne melhor. Aposte na automatização e informatização Se o processo ainda não está automatizado e informatizado, essa é uma das maiores e mais importantes otimizações a fazer. Com a integração da tecnologia ao processo, ganha-se em produtividade, assertividade e confiabilidade de informações. Por isso, caso o processo ainda não seja automatizado ou tenha a possibilidade de integrar mais tecnologia, é preciso considerar essa como uma possível solução para melhorar os resultados do negócio. Para isso, entretanto, é exigida uma boa estrutura de TI de modo que o processo possa sofrer a transição adequada. Favoreça a integração de setores Outra forma de otimizar processos é favorecendo a integração de setores. Imagine, por exemplo, um setor produtivo integrado ao setor de estoque e de vendas. De acordo com a demanda e com a previsão de vendas, é possível determinar o momento ideal para que a produção seja feita de modo a não desperdiçar tempo ou insumos diversos – isso é uma otimização de processo baseada na integração de setores. Para que essa integração seja possível é necessário facilitar e estimular a comunicação entre setores, assim como democratizar o acesso à informação. Quanto mais acesso as pessoas tiverem às informações em geral, mais fácil fica realizar a integração. Não modifique muitos parâmetros ao mesmo tempo Uma vez que sejam encontrados os gargalos produtivos é bastante provável que você descubra uma série de fatores que podem ser modificados, melhorados ou eliminados para gerar a mudança do processo. O problema é que se você alterar muitos – ou todos – de uma vez vai ser impossível identificar qual é a contribuição de cada um para o processo. Embora no final o resultado seja de mudança positiva, não será possível repetir com certeza essa alteração. Em vez disso, o melhor a se fazer é modificar um parâmetro ou pequenos conjuntos de parâmetros por vez. Dessa forma, existe maior controle sobre qual é a influência de cada variável no resultado final, o que permite a repetição da ação em otimizações posteriores. Ouse e corra riscos controlados Muitas vezes, otimizar processos também significa ousar. Pode ser realizar um investimento em novo maquinário ou utilizar uma nova matéria-prima; de qualquer forma, muitas vezes a ousadia é necessária. Por isso, quando estiver diante da necessidade de realizar melhorias, é preciso considerar todos os riscos envolvidos. Quais são os possíveis impactos de realizar determinada mudança? O que acontece se a mudança não oferecer o resultado esperado? Como lidar com possíveis imprevistos? Essas são perguntas que devem ser respondidas para que os riscos a se correr sejam controlados e até mesmo benéficos para o processo. Contrate uma consultoria especializada Otimizar processos não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de um processo crítico para o resultado do negócio. Nesse sentido, uma boa prática é a de contratar uma consultoria empresarial especializada no assunto. Com experiência de mercado e um olhar de fora, a consultoria vai encontrar mais facilmente os principais pontos a serem melhorados e vai implantar a metodologia adequada para o negócio e para o mercado. O processo de mudança não se torna apenas mais rápido, como também passa a ser mais seguro e a oferecer resultados mais adequados às expectativas da empresa. Monitore e acompanhe os resultados Independente de a otimização ser feita por uma consultoria ou não, é indispensável que os resultados sejam monitorados e acompanhados. Muitas vezes uma mudança tem tudo para dar certo, mas acaba não funcionando por alguma particularidade – e o inverso também acontece. Nesse sentido, o monitoramento de resultados permite um ajuste fino para que a melhoria forneça ainda mais resultados, e também ajuda a inteligência corporativa. Diante do que deu certo e do que não deu, uma futura otimização tem mais chances de oferecer os resultados pretendidos. Mantenha-se em constante atualização O parâmetro de processo, que hoje pode ser considerado ótimo, pode se tornar obsoleto com uma mudança de mercado ou com um investimento realizado nos ativos da empresa, por exemplo. Do mesmo modo, uma metodologia de otimização pode surgir no mercado e ser mais adequada para o seu negócio. Se a sua empresa não estiver atenta a essas modificações, a melhora do processo passa a ter um prazo de validade mais curto e deixa de oferecer os benefícios desejados. Sendo assim, é necessário que você se mantenha em constante atualização, tanto sobre os resultados do processo como também sobre os métodos de melhoria. Com isso o seu negócio se mantém pronto para oferecer bons resultados em relação aos seus processos. A otimização de processos é necessária e vantajosa para o negócio e começa a partir da identificação de gargalos produtivos. Feito isso, automatizar o processo, variar pequenos conjuntos de parâmetros e monitorar os resultados são algumas das práticas recomendadas. Nesse cenário, inclusive, uma das possibilidades inclui contratar uma consultoria especializada no assunto de modo a tornar o processo mais simples e mais assertivo. Com essas dicas, portanto,
Organização empresarial: por que é essencial para a produtividade?
A relação entre produtividade e organização é algo incutido em nossas mentes desde pequenos, quando nossos pais nos ensinam que não é possível estudar direito em uma mesa bagunçada. Mas será que essa lógica se estende a qualquer situação? O que é a organização empresarial? Será que, em uma empresa, mais organização realmente possibilita maior produtividade? Continue a leitura e descubra as respostas para estas perguntas e muito mais! O conceito de organização empresarial No caso de uma empresa, o conceito de organização vai muito além da ideia de colocar cada coisa em seu lugar. Organização empresarial parte da compatibilidade entre valores e objetivos da empresa, passando pela organização das pessoas e dos processos, chegando, finalmente, também à organização do espaço. Os valores e os objetivos Quando falamos de organização empresarial, em primeiro lugar, precisamos pensar no que está por trás da empresa: valores e objetivos. Afinal, estes são os pilares de todas as atividades desenvolvidas. Então, existe uma pergunta a ser feita: aquilo em que acreditamos corresponde ao que trazemos para o mundo? Vejamos um exemplo prático: a empresa adota valores de respeito ao meio ambiente, mas estabelece objetivos de crescimento que não são sustentáveis. Existe uma desorganização clara e, em algum momento, essa desorganização causará um conflito que pode abalar seriamente as estruturas da empresa. Você, talvez, esteja reconhecendo o caso real que a Volkswagen enfrentou, ao adulterar o controle de emissão de poluentes para garantir que seus veículos atendessem a certos requisitos de vendas. O resultado foi um escândalo que acabou com a produtividade da empresa, sem mencionar sua imagem no mercado, e os milhares de clientes prejudicados. As pessoas e os processos Em segundo lugar, é preciso pensar naquilo que permeia todas as atividades da empresa: as pessoas e os processos. Aplicada às pessoas, a organização empresarial precisa ter um foco no aproveitamento adequado dos recursos humanos. Isso envolve se perguntar: será que este funcionário está no papel mais adequado às suas habilidades e capacidades? A única maneira pela qual o gestor pode encontrar a resposta é com uma observação atenta de cada colaborador e com a prática do chamado “RH estratégico”. Aplicada aos processos, a organização empresarial tem uma forte relação com o pensamento enxuto. A pergunta que deve ser feita aqui é: os processos da minha empresa podem ser simplificados? Vale a pena lembrar que, em muitos casos, a simplificação e a organização caminham juntas. Quanto maior a complexidade de um processo, maiores as chances de desperdício e de desorganização — os grandes vilões da produtividade. Vale a pena reforçar que a organização de processos é algo cíclico. Ou seja, ela precisa ser reavaliada e reformulada continuamente. Para atingir os resultados desejados, você precisará de prazos, prioridades e métricas bem definidos. Além disso, o uso de softwares de gestão também é uma ferramenta importante para a organização empresarial e o pensamento enxuto. Eles centralizam o arquivo de dados, agilizam o acesso à informação e possibilitam a integração de diferentes setores da empresa. A organização do espaço Finalmente, chegamos ao ponto em que a correlação entre organização e produtividade pode ser mais clara. Quando o espaço físico da empresa está devidamente arrumado, todas as atividades são executadas de maneira mais prática e rápida, seja transportar uma caixa no estoque ou localizar um documento no arquivo. Praticidade e rapidez permitem que os funcionários façam mais em menos tempo, o que é basicamente a fórmula da produtividade. O problema da organização empresarial neste caso é que ela acaba ficando um pouco entrelaçada à organização pessoal, especialmente, no caso de estações de trabalho e dos escritórios. Como cada indivíduo possui uma noção particular sobre o que é “arrumado e bagunçado”, e estes espaços não são compartilhados, a empresa pode enfrentar dificuldades para estabelecer padrões de organização. Assim, surgem diversas dúvidas: deve haver um controle da organização de todos os funcionários nos seus espaços individuais de trabalho? O que pode ser permitido ou não na mesa? Como agir com relação ao uso de itens decorativos ou pessoais, como fotos e símbolos religiosos? Muitos funcionários passam mais tempo em sua mesa de trabalho do que em sua própria casa. Buscar um nível de padronização muito alto da organização nestes espaços pode causar uma desvinculação entre o funcionário e o espaço, o que afeta a produtividade negativamente. Ao mesmo tempo, a falta completa de parâmetros de organização também afeta negativamente a produtividade, especialmente, no caso dos indivíduos que possuem problemas para manter seu espaço de trabalho em ordem. Portanto, o ponto-chave, com certeza, é o bom senso. E ainda vale a pena mencionar que os visitantes estão sempre atentos ao espaço. Portanto, zelar por este espaço é uma forma de garantir uma boa imagem da sua empresa frente aos stakeholders. Esta é outra função muito importante da organização empresarial, embora não haja uma relação direta com a produtividade de sua empresa. O investimento em organização empresarial A maneira mais prática de alcançar a organização empresarial em todos os níveis que abordamos aqui é por meio da educação corporativa, ou seja, de programas consistentes de ensino e de treinamento para os funcionários. Em primeiro lugar, é preciso educar os colaboradores a respeito de conceitos essenciais para a organização dentro de uma empresa, tais como pensamento enxuto, gestão ágil de projetos e padrões 5S. Depois disso, é preciso também treinar os funcionários para o uso de ferramentas práticas, como os softwares de gestão comercial, financeira ou de estoque. Embora seja possível desenvolver a organização corporativa sem estes investimentos, a educação corporativa facilitará muito o caminho em busca da excelência. A organização abrirá as portas para uma produtividade mais alta. E, finalmente, mais produtividade se converterá em maior lucratividade. Logo, apesar de ser um investimento de longo prazo, ele é constituído por benefícios sólidos e garantidos. E você, aplica alguma técnica diferente de organização empresarial junto à sua equipe? O que acredita ser o mais importante entre todos os tópicos citados no texto? Compartilhe as suas próprias dicas e experiências com os outros