Otimize seus processos com a Metodologia Scrum
Você é um empreendedor e acha que, às vezes, os projetos da sua empresa saem um pouco do controle? A necessidade de passar noites em claro para entregar um projeto é constante? Então, é hora de rever isso com a Metodologia Scrum. Gerir projetos que envolvam diversas áreas e pessoas, não é trabalho fácil. Principalmente por que os imprevistos acontecem e, nem sempre, eles são comunicados com toda a equipe. O sonho de qualquer gestor de projetos é conseguir alcançar bons resultados, dentro do tempo e custos previstos. Mas como fazer isso? Metodologias de gestão de projetos são feitas para ajudar com isso e hoje a nossa dica é a Metodologia Scrum. Por meio dela, o projeto é dividido em ciclos de atividades, reuniões e mudanças. Acompanhar, para não perder o controle Um dos pontos principais do Srcum é o acompanhamento constante. A frequência de reuniões é muito importante. Por meio delas a equipe consegue falar o que está fazendo, o que está travado e, a partir disso, chegar em formas de melhorar o processo e torná-lo mais ágil. Essas reuniões também são importantes para apontar as mudanças necessárias no projeto e nas atividades. A proposta do Scrum, com este acompanhamento constante, é que a equipe inteira fique ciente do que está acontecendo. Toda a equipe deve entender as atividades que estão sendo realizadas naquele momento e as atividades que serão feitas em seguida. Além deste acompanhamento, as equipes devem mostrar o andamento das suas atividades de forma visual. Essa é uma parte essencial para um projeto que usa a Metodologia Scrum. Se consegue ver, consegue entender O perigo de ter reuniões constantes é passar o dia fazendo reunião. Por isso, o Scrum precisa que o acompanhamento dos projetos seja o mais visual possível. Um painel, onde todas possam ver, é uma forma bem direta de fazer isso. Nesse painel, é importante ter todas as atividades e o status de cada uma. Assim, cada pessoa consegue ver o andamento delas, sem a necessidade de perder tempo comentando sobre isso. Essa organização visual é importante para que você aprenda a priorizar as demandas. Já que, ao bater o olho, verá o que está atrasado e o que é mais urgente. Com isso também é mais fácil entender se muitas atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo e colocar uma coisa de cada vez. O Scrum é uma ótima forma de gerenciar processos, principalmente quando existem várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Além da Metodologia Scrum, outros métodos e técnicas também ajudam nessa gestão. Comenta aqui, qual você conhece e indica?
7 motivos para sua empresa aderir à Produção Enxuta!
Gestores de empresas de qualquer ramo buscam sempre encontrar soluções que ajudem a otimizar suas operações, reduzir os custos e aprimorar os resultados. Além de ações simples, que proporcionam retorno em curto prazo, é possível contar com metodologias que trazem grandes mudanças e garantem excelentes benefícios. Nesse sentido, decidimos elaborar o artigo de hoje para falar mais sobre a Produção Enxuta, como ela funciona, como pode ser implementada e quais vantagens ela garante para a organização. Continue acompanhando e saiba mais! Afinal, o que é a Produção Enxuta? A Produção Enxuta, também chamada de Lean Manufacturing, é um sistema criado pela Toyota, que visa eliminar desperdícios de produção — incluindo a eliminação de atividades desnecessárias — através da melhoria contínua e foco na qualidade total. Assim, pode-se dizer que o objetivo desse método de trabalho é alcançar a eficiência dos processos, entregando o máximo de valor e utilizando a menor quantidade possível de recursos. Além da mudança nos processos, ela visa também a melhoria contínua. Ou seja, sempre que uma forma mais eficiente de executar uma tarefa for alcançada esta deve ser aplicada, alterando a metodologia de trabalho. Como ela pode ser implementada? Para adotar essa filosofia de gestão, o ideal é seguir algumas premissas básicas. Dentre elas: Valor: identificar o que o cliente enxerga como valor e especificar esse pontos; Fluxo de valor: analisar quais processos realmente são necessários para a criação de valor; Fluxo contínuo: fazer os ajustes necessários para que esses processos sejam adotados de forma natural pelas pessoas que os executam; Produção puxada: produzir somente quando houver demanda por parte dos clientes — o que ajuda a eliminar desperdícios, causar excesso de estoques e perdas de produtos; Excelência: aplicar as melhorias contínuas sempre que necessário e buscar alcançar a excelência no que é feito. Como dissemos, o foco principal da Produção Enxuta é a eliminação de desperdícios. E isso pode ser feito atacando os 7 desperdícios de produção, que são: Espera: tempo desperdiçado em decorrência da espera de materiais, ferramentas, mão-de-obra, informações, etc. Transporte: tempo de deslocamento de determinado item de um local a outro, que não agrega valor ao processo; Movimentação: segue a mesma lógica do transporte. Porém, nesse caso, leva em consideração a movimentação de pessoas (em busca de ferramentas, informações, itens, etc) que não agrega valor ao resultado final do processo e afeta a produtividade; Defeito: desperdício que se transforma em prejuízo, tanto pelo problema no item, quanto pelo retrabalho necessário para fazer o reparo ou produzir um novo produto; Super processamento: processos desnecessários que não agregam valor percebido pelo cliente. Atividades que podem ser eliminadas e que não afetarão a qualidade. Superprodução: produção superior ao que é necessário, de acordo com a demanda gerada pelos clientes; Excesso de estoque: excesso de itens que pode ser gerado por problemas de confiança no fornecedor, erro ou falta de acuracidade na programação da produção, ou por problemas de qualidade, por exemplo. Por se tratar de um processo longo, que envolve muitas análises e mudanças no processo de trabalho, o ideal é contar com um serviço de consultoria empresarial, que pode auxiliar nessa tarefa, avaliando melhor os impactos e reduzindo os riscos de afetar a qualidade oferecida aos clientes. Por que minha empresa deve aderir a esse sistema? A Produção Enxuta oferece diversos benefícios para as empresas, quando bem implementada. Esses benefícios são a razão pela qual essa filosofia de gestão deve ser adotada pelas empresas. Confira alguns deles: Redução de perdas Pode-se considerar como perda o tempo para a realização de uma atividade, os recursos utilizados na produção e os itens acabados que se perderam em decorrência do excesso, por exemplo. Com a otimização dos processos de trabalho e a redução da necessidade de estoques, o índice de perdas diminui. Processos padronizados Além de aplicar as melhorias identificadas com o estudo das formas de trabalho, para que a Produção Enxuta seja bem-sucedida na prática é necessário formalizar as instruções de trabalho e fazer com que os colaboradores estejam cientes do novo padrão de execução das atividades. A vantagem obtida com essa padronização é que torna-se mais fácil treinar novos colaboradores, visto que o aprendizado será o mesmo, independentemente de qual funcionário ensinará a tarefa. Aumento da eficiência As melhorias implementadas através da Produção Enxuta permitem que seja feita a mesma carga de trabalho, no menor tempo possível, utilizando menos recursos e com o mínimo de desperdício possível. Com isso, os processos se tornam mais eficientes. Maior qualidade Dois dos objetivos principais da Produção Enxuta é reduzir, ou mesmo eliminar, os defeitos e problemas de produção e perceber o que o cliente enxerga como valor para entregar essa proposta. O resultado disso é maior qualidade nos produtos oferecidos, conseguindo atender ao máximo as expectativas dos clientes. Vantagem competitiva A geração de vantagem competitiva se dá quando a empresa consegue satisfazer seus clientes e destacar-se de seus concorrentes. Com as melhorias que a Produção Enxuta aplica na estrutura e nos processos de negócios — além de manter as necessidades dos clientes sempre em foco — pode-se dizer que as empresas que adotam essa metodologia largam na frente no seu mercado de atuação. Redução de custos A redução de custos se dá, principalmente, pela redução dos desperdícios de produção que foram citados anteriormente. Um dos maiores benefícios da redução de custos é oferecer preços mais competitivos para os clientes, o que consegue tornar a empresa ainda mais competitiva. Maior lucratividade A lucratividade é o resultado do faturamento menos os custos que a empresa possui para manter suas operações. Ou seja, quanto maior forem os gastos, menos dinheiro sobra, menor é o lucro obtido. Com a redução dos custos, o índice de lucratividade sobe, o que permite a realização de novos investimentos, que podem contribuir para otimizar as operações ainda mais. Como vimos, existem diversos motivos para adotar a filosofia da Produção Enxuta nas empresas, visto que os benefícios vão desde melhorias operacionais, até a excelência no atendimento aos clientes. Porém, vale lembrar que o ideal é manter o foco nas
Aprenda a aplicar a metodologia de gestão de processos BPM!
Você já ouviu o termo Business Process Management? Esse nome em inglês é o equivalente da Gestão de Processos (BPM). Em Gestão de Processos, precisamos ter uma metodologia bem definida, baseada na implementação correta de ciclos de trabalho. Vamos apresentar agora quais são estes ciclos e como você deve aplicá-los. Seis ciclos da Gestão de Processos (BPM) Existem seis ciclos essenciais para a Gestão de Processos. Adotando a sequência que você vai aprender agora, você será capaz de otimizar o desenvolvimento e a implementação dos processos em sua empresa. Projeto O ciclo do Projeto é focado em planejamento. Por meio deste planejamento, você precisa definir quatro elementos-chave para a Gestão de Processos: Método: O passo-a-passo da coleta de informações e da construção de modelos para a execução dos processo; Meta-modelo: A escolha dos elementos que serão a base do mapeamento dos processos; Notação: A definição dos símbolos que vão representar cada informação dentro dos modelos de processos; Ferramenta: Os recursos informatizados que serão usados para manipular a grande quantidade de dados envolvidos e gerados nos processos. Modelagem O ciclo da Modelagem consiste em elaborar um mapeamento do negócio. Em outras palavras, é preciso identificar, detalhar e validar todos os principais processos da empresa. Vale a pena ressaltar que existem processos de três naturezas distintas: gestão, negócio e suporte. A modelagem é feita por meio de fluxogramas, que precisam ser aprovados pela equipe ou ajustados conforme a necessidade. Simulação Este ciclo foca em testar os processos para medir seu desempenho e identificar possíveis gargalos. Para que esse teste seja preciso, você deve determinar os resultados quantitativos que espera obter, considerando as proporções da simulação. Este ciclo é extremamente importante, pois permite avaliar a eficácia e a eficiência dos processos antes que sejam implementados globalmente. Desta maneira, você identifica e corrige muitas falhas sem que elas se tornem problemas — livre de riscos. Execução É no ciclo da Execução que os processos desenvolvidos são, de fato, implementados na empresa. É preciso tomar cuidado com este ciclo, pois ele exige uma infraestrutura sólida. Você deve avaliar se o processo demanda treinamentos para os funcionários, adoção de alguma máquina, software ou outro equipamento, alterações na estrutura dos cargos da empresa ou outros ajustes. Gerencie a implementação para que as mudanças não causem um forte impacto sobre a rotina de trabalho da equipe. Além disso, aborde os novos processos com um olhar positivo, enfatizando que vão ajudar a atingir metas e melhorar os resultados. Tenha em mente que é possível haver alguma resistência dos colaboradores à mudança, e que isso pode representar um obstáculo ao sucesso do processo (além de afetar o clima organizacional da sua empresa). Monitoramento O ciclo de Monitoramento é focado em observar e analisar a performance do negócio, após a implementação dos novos processos. Para fazer este monitoramento, é preciso ter indicadores de desempenho (KPIs) claros. Vale a pena retomar os indicadores utilizados no ciclo de Simulação. É a comparação dos KPIs com as metas que vai indicar o nível de sucesso da Gestão de Processos (BPM). Mas não basta saber o nível de sucesso. Você deverá, também, descobrir quais pontos do processo estão prejudicando ou alavancando os resultados finais. Em outras palavras, não basta saber se está funcionando ou não; é preciso saber o porquê. Melhoria O ciclo de Melhoria é ativado a partir dos resultados obtidos no ciclo de Monitoramento. Se os resultados ainda estão aquém do esperado, será preciso fazer ajustes nos processos. Estes ajustes incluem acrescentar, alterar ou excluir elementos do processo em questão. Para determinar os ajustes que serão feitos, são utilizados “habilitadores”. Estes habilitadores são, na verdade, um conjunto de aspectos relevantes para que o processo traga os melhores resultados. Portanto, se o processo atual (AS-IS) não é ideal, você precisa analisar estes habilitadores para melhorar o prospecto do processo futuro (TO-BE). Entre os vários habilitadores de processo, vamos destacar quatro: Recursos Humanos: Relacionado ao papel das pessoas no processo. A estrutura organizacional está adequada? As funções de cada colaborador foram definidas? É preciso realizar treinamentos? Fluxo de Trabalho: Relacionado ao passo a passo do processo, criado no ciclo do Projeto. Existem gargalos? A ordem das ações estabelecidas no método está otimizada? Há passos desnecessários? Infraestrutura: Relacionado à disponibilidade dos recursos necessários para o processo. O espaço físico é adequado? Seria preciso adquirir algum outro maquinário, suprimento ou software para melhorar o processo? Regras e políticas: Relacionado ao “manual de trabalho” da empresa. Existe alguma regra ou política interna que age como entrave ao processo? Existe burocracia excessiva que desacelera o fluxo? Alguma política poderia ser implementada para dar apoio ao funcionamento do processo? A importância da metodologia na Gestão de Processos (BPM) O sucesso da Gestão de Processos (BPM) depende da realização dos ciclos que você acabou de aprender, sendo realizados de maneira consistente. Em outras palavras, estes ciclos são aplicados para todo e qualquer processo implementado na empresa. Além disso, todo processo deverá ser avaliado e melhorado continuamente, até que seja completamente eliminado ou substituído por outro. Você provavelmente está considerando quanto trabalho extra o BPM vai gerar. Porém, esse trabalho é completamente compensado pelas vantagens de adotar uma metodologia sólida para a Gestão de Processos. Agilidade Em longo prazo, o BPM permite mais agilidade na organização. Como os processos foram testados e aprimorados para chegar à sua melhor forma, e foram implementados de maneira adequada, você elimina todo o desperdício de tempo — e de outros recursos — que acontece quando os processos não estão padronizados. Lucratividade Com uma metodologia de Gestão de Processos (BPM), você está fazendo um laboratório para que os processos da sua empresa sejam altamente otimizados. Estes processos trazem mais resultados, mais eficácia e eficiência para o trabalho. Como resultado, em uma visão sistêmica, a lucratividade do negócio vai aumentar significativamente — com menos custos e mais receita. Esta é só uma amostra do potencial do BPM para aumentar os resultados de sua empresa. Se você quiser saber mais sobre a metodologia ideal para a Gestão de Processos (BPM), siga o perfil da Lure no Facebook, no Twitter e no Instagram.
As 10 melhores práticas para gestão de projetos!
Conseguir fazer com que uma empresa funcione muito bem, com um time altamente capacitado, e que consiga gerar bons lucros e resultados exigirá dos gestores muita dedicação. Aliada a isso, a gestão de projetos precisa ser acompanhada de perto e desenvolvida por profissionais que estão empenhados em aperfeiçoar os processos. Essa é uma tarefa que pode ser alcançada sem gerar impactos negativos na empresa, porém algumas práticas devem ser seguidas a fim de conseguir isso com mais facilidade. Confira 10 das melhores práticas que separamos para que você não erre mais na gestão de projetos e tenha sempre os resultados que precisa. 1. Fazer um bom planejamento O planejamento é essencial para começar qualquer projeto, uma vez que ele deverá ser alinhado aos objetivos da empresa. Nessa etapa são levantados os conhecimentos necessários para que se possa dar continuidade ao projeto e definir todo o seu andamento. É nessa fase que serão buscadas as soluções para os problemas e levantadas informações sobre os recursos necessários, o tempo gasto, o esforço utilizado e também os responsáveis por cada tarefa. Quanto mais aprofundado for o planejamento, menores serão os custos do projeto, uma vez que será possível ver onde dá para reduzir os gastos antes de colocá-lo em prática. 2. Criar o escopo Feito o planejamento, é hora de começar a se aprofundar mais, definindo a maneira como as tarefas serão executadas e o passo a passo a ser seguido. Os procedimentos que serão adotados durante o andamento do projeto devem estar claros para todos os membros envolvidos, para que saibam como será realizado o trabalho. 3. Ter um cronograma para fazer gestão de projetos Não adianta saber o que será feito e como isso será feito se não houver um prazo a ser cumprido. O cronograma é fundamental nessa etapa, pois ajudará a determinar o tempo em que cada tarefa deve ser executada, para que não cause prejuízos à seguinte. Seguindo o tempo determinado a cada atividade será possível finalizar o projeto dentro do esperado e também fazer um acompanhamento mais detalhado das etapas. 4. Estabelecer os custos Definir o quanto será gasto pode ser necessário para que haja a aprovação do projeto. Portanto, sabendo todas as tarefas que devem ser realizadas, os responsáveis por elas e o tempo que será empenhado, o levantamento de custos pode ser feito com eficácia. É preciso buscar o melhor custo-benefício e alternativas que proporcionem gastos reduzidos, porém, quando se trata de projetos emergenciais, os custos tendem a subir pela falta de tempo para planejamento e pesquisa. 5. Gerenciar os recursos humanos Sem as pessoas os projetos não acontecem, afinal, elas estão envolvidas da elaboração à entrega destes. Na hora de selecionar os responsáveis por cada tarefa, é necessário fazer uma análise para que a atividade destinada esteja adequada ao grau de conhecimento de cada um. A equipe precisa trabalhar de forma ética e estar sempre motivada, cabendo ao gestor otimizar os processos de RH e cuidar para que isso aconteça. A baixa ou nenhuma rotatividade de profissionais também influi no resultado final. Quanto menor for essa rotatividade, menor também será o esforço para integrar esse novo membro, repassar as informações e fazer com que ele consiga atingir o mesmo ritmo de trabalho que os demais envolvidos. 6. Trabalhar a comunicação A comunicação é essencial em qualquer trabalho — com o projeto não é diferente. É preciso que todos os envolvidos estejam cientes do que está acontecendo, se os prazos estão sendo cumpridos, se aconteceram mudanças, etc. Ela não deve ser somente eficiente, mas clara e abrangente. Em situações de emergência, a melhor forma de encontrar soluções é em tempo real, reunindo a equipe e fazendo um comunicado boca a boca. Essa forma também pode ser utilizada por diversas vezes durante o decorrer do projeto, mas ter tudo documentado ajudará caso alguma dúvida precise ser esclarecida posteriormente. 7. Não descuidar da qualidade O grau de qualidade exigido dependerá do objetivo de cada projeto. Isso quer dizer que ele deve atender aos objetivos propostos e satisfazer a quem o solicitou. Para conseguir chegar a um grau máximo de qualidade, deve-se planejar como as tarefas serão executadas e qual resultado pretende-se conseguir com elas. Quando o projeto cumpre todos os requisitos que foram propostos e não ocorrem reclamações por parte do cliente, isso quer dizer que a qualidade esperada foi atingida. 8. Acompanhar o desenvolvimento O cronograma e o planejamento são essenciais para que o líder do projeto possa acompanhar tudo o que está sendo feito e se os prazos estão sendo cumpridos. Se houver algum desvio, este deve ser identificado rapidamente para que possa ser corrigido. Apesar de dispor de todo um estudo da viabilidade de execução do planejamento, é bastante comum ocorrerem atrasos quando não há o acompanhamento e, por conta disso, ele deve ser feito de perto e com regularidade. Jamais deixe para verificar o resultado apenas no final do prazo. 9. Identificar os sinais de alerta Os sinais de alerta podem ser os mais variados possíveis, desde uma simples reclamação de um envolvido até os custos. Se um cronograma ou uma tarefa não está sendo executada como previsto, isso já indica que algo não vai bem e que pode atrapalhar o resultado final. Os custos também devem estar sendo monitorados, apesar de haver um percentual limite de tolerância. Ao primeiro desvio, o monitoramento já deve apontar uma forma de fazer essa correção. 10. Conhecer os riscos Um dos itens fundamentais na gestão de projetos é conhecer todos os riscos envolvidos. Da primeira etapa ao planejamento, alguns podem ser levantados, principalmente quando se sabe quais são as partes deficientes. Durante o andamento do projeto, outros podem ser identificados, sendo preciso agir sempre de maneira imediata para conseguir saná-los e evitar que se tornem problemas maiores. Os riscos são os mais variados possíveis e podem envolver recursos financeiros, tempo e até mesmo conflito entre os membros da equipe. Como todos eles podem atrapalhar os projetos, o gestor deverá ficar atento aos sinais de alerta e eliminar esses problemas. Fazer a gestão de projetos exigirá
Como otimizar processos? 8 dicas valiosas
Processos que não passam por otimização são processos que consomem mais insumos do que deveriam e que fornecem resultados abaixo do esperado. Como consequência, a empresa lucra menos, é menos rentável e perde também em competitividade. Muitas vezes, uma pequena melhoria de processo pode gerar resultados altamente relevantes para o negócio – mas, para que isso seja possível, ela deve ser feita da maneira correta. Nesse cenário, a estruturação de otimização é indispensável para que ela ofereça benefícios reais, e algumas dicas são valiosas em todo esse processo. A seguir, você vai conhecer 8 dessas dicas e vai aprender a incorporá-las em seu negócio. Confira! Analise e encontre gargalos produtivos O primeiro passo para otimizar processos é justamente encontrar o que precisa ser melhorado. Diante de relatórios e de dados diversos, é necessário encontrar onde exatamente se localizam os gargalos produtivos do processo em questão. Pode se tratar de um desperdício por excesso de matéria-prima, de um tempo excessivo de produção, ou então da existência de etapas burocráticas que poderiam ser eliminadas. Seja como for, é importante fazer uma análise para identificação preliminar do que precisa ser mudado no processo para que ele se torne melhor. Aposte na automatização e informatização Se o processo ainda não está automatizado e informatizado, essa é uma das maiores e mais importantes otimizações a fazer. Com a integração da tecnologia ao processo, ganha-se em produtividade, assertividade e confiabilidade de informações. Por isso, caso o processo ainda não seja automatizado ou tenha a possibilidade de integrar mais tecnologia, é preciso considerar essa como uma possível solução para melhorar os resultados do negócio. Para isso, entretanto, é exigida uma boa estrutura de TI de modo que o processo possa sofrer a transição adequada. Favoreça a integração de setores Outra forma de otimizar processos é favorecendo a integração de setores. Imagine, por exemplo, um setor produtivo integrado ao setor de estoque e de vendas. De acordo com a demanda e com a previsão de vendas, é possível determinar o momento ideal para que a produção seja feita de modo a não desperdiçar tempo ou insumos diversos – isso é uma otimização de processo baseada na integração de setores. Para que essa integração seja possível é necessário facilitar e estimular a comunicação entre setores, assim como democratizar o acesso à informação. Quanto mais acesso as pessoas tiverem às informações em geral, mais fácil fica realizar a integração. Não modifique muitos parâmetros ao mesmo tempo Uma vez que sejam encontrados os gargalos produtivos é bastante provável que você descubra uma série de fatores que podem ser modificados, melhorados ou eliminados para gerar a mudança do processo. O problema é que se você alterar muitos – ou todos – de uma vez vai ser impossível identificar qual é a contribuição de cada um para o processo. Embora no final o resultado seja de mudança positiva, não será possível repetir com certeza essa alteração. Em vez disso, o melhor a se fazer é modificar um parâmetro ou pequenos conjuntos de parâmetros por vez. Dessa forma, existe maior controle sobre qual é a influência de cada variável no resultado final, o que permite a repetição da ação em otimizações posteriores. Ouse e corra riscos controlados Muitas vezes, otimizar processos também significa ousar. Pode ser realizar um investimento em novo maquinário ou utilizar uma nova matéria-prima; de qualquer forma, muitas vezes a ousadia é necessária. Por isso, quando estiver diante da necessidade de realizar melhorias, é preciso considerar todos os riscos envolvidos. Quais são os possíveis impactos de realizar determinada mudança? O que acontece se a mudança não oferecer o resultado esperado? Como lidar com possíveis imprevistos? Essas são perguntas que devem ser respondidas para que os riscos a se correr sejam controlados e até mesmo benéficos para o processo. Contrate uma consultoria especializada Otimizar processos não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de um processo crítico para o resultado do negócio. Nesse sentido, uma boa prática é a de contratar uma consultoria empresarial especializada no assunto. Com experiência de mercado e um olhar de fora, a consultoria vai encontrar mais facilmente os principais pontos a serem melhorados e vai implantar a metodologia adequada para o negócio e para o mercado. O processo de mudança não se torna apenas mais rápido, como também passa a ser mais seguro e a oferecer resultados mais adequados às expectativas da empresa. Monitore e acompanhe os resultados Independente de a otimização ser feita por uma consultoria ou não, é indispensável que os resultados sejam monitorados e acompanhados. Muitas vezes uma mudança tem tudo para dar certo, mas acaba não funcionando por alguma particularidade – e o inverso também acontece. Nesse sentido, o monitoramento de resultados permite um ajuste fino para que a melhoria forneça ainda mais resultados, e também ajuda a inteligência corporativa. Diante do que deu certo e do que não deu, uma futura otimização tem mais chances de oferecer os resultados pretendidos. Mantenha-se em constante atualização O parâmetro de processo, que hoje pode ser considerado ótimo, pode se tornar obsoleto com uma mudança de mercado ou com um investimento realizado nos ativos da empresa, por exemplo. Do mesmo modo, uma metodologia de otimização pode surgir no mercado e ser mais adequada para o seu negócio. Se a sua empresa não estiver atenta a essas modificações, a melhora do processo passa a ter um prazo de validade mais curto e deixa de oferecer os benefícios desejados. Sendo assim, é necessário que você se mantenha em constante atualização, tanto sobre os resultados do processo como também sobre os métodos de melhoria. Com isso o seu negócio se mantém pronto para oferecer bons resultados em relação aos seus processos. A otimização de processos é necessária e vantajosa para o negócio e começa a partir da identificação de gargalos produtivos. Feito isso, automatizar o processo, variar pequenos conjuntos de parâmetros e monitorar os resultados são algumas das práticas recomendadas. Nesse cenário, inclusive, uma das possibilidades inclui contratar uma consultoria especializada no assunto de modo a tornar o processo mais simples e mais assertivo. Com essas dicas, portanto,
Saiba como identificar gargalos na produção
A produtividade de uma empresa é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Contudo, o grande desafio das organizações é aumentar a escala de produção através de custos cada vez menores. Diante dessa necessidade, diversos empreendedores estão aderindo a estratégias que otimizem a produtividade de sua equipe, além de identificar os possíveis entraves responsáveis pelos gargalos na produção. Os gargalos são definidos como qualquer obstáculo que esteja presente dentro de um sistema industrial, sendo capaz de restringir o desempenho e limitar a capacidade de produção final. Em suma, os gargalos podem existir em qualquer etapa de produção, como compra de matéria-prima, estocagem, embalagem, controle de qualidade, manufatura, vendas, entre outros setores. Gargalos podem se tornar grandes problemas, já que todas as etapas estão interligadas e podem ser prejudicadas com os atrasos de outras. Por isso, confira quais são os impactos negativos do gargalo na produção e como podem ser identificados e resolvidos para que o problema não volte. Confira! Quais são os impactos negativos? Qualquer empresa sabe que atrasos podem causar prejuízos financeiros, sendo capazes de comprometer uma linha de produção inteira. Além de gerar custos desnecessários, os gargalos podem afetar o tempo para execução das tarefas e atrasar a própria receita da empresa. Vale lembrar ainda que, quando os setores entregam sua demanda com atraso – já que não conseguem produzir na mesma velocidade – a empresa precisa arcar com todo desperdício de recursos e, posteriormente, com os aumentos dos custos. Por outro lado, não são apenas os desperdícios financeiros que são obtidos por meio do gargalo, além deles também ocorre o mau uso de recursos físicos, humanos e tecnológicos, gerando custos fixos a cada linha de produção. Com isso, em qualquer etapa que se instalar o gargalo, a empresa sofrerá com perdas de recursos, porém, se o problema surgir logo no início da produção, todas as outras etapas serão afetadas. Em contrapartida, quando o gargalo ocorre já no final da produção, a geração da receita e o consumidor poderão ser afetados. Além dessas desvantagens rentáveis, os gargalos podem ser grandes entraves, principalmente em momentos de instabilidade do mercado. Diante de empresas cada vez mais competitivas e seletivas, cabe aos gestores evitarem possíveis falhas em sua linha de produção. Para as empresas é importante considerar que os atrasos e a falta de atendimento ao consumidor final são graves prejuízos para os lucros de uma empresa, que não conseguirá cumprir seu acordo e prazo estabelecido. Como identificar o gargalo na produção? Identificar quais são as falhas que estão presentes no sistema produtivo é o primeiro passo para encontrar uma solução que reverta os prejuízos já causados e aqueles que ainda virão. No entanto, o grande desafio é encontrar as melhores estratégias que possibilitem eliminar estes obstáculos e equilibrar todas as etapas produtivas. Por essa razão, selecionamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo. Faça uma avaliação dos processos da empresa Você não pode simplesmente pegar um atalho para encontrar onde está a raiz do problema. Pelo contrário, para identificar onde está o gargalo é necessário mapear e avaliar todos os processos realizados dentro de uma empresa, assim como seu desempenho atual. Como mencionamos, os gargalos são entraves que dificultam ou impedem a execução de tarefas, por isso, precisam ser identificados com urgência para que os impactos negativos sejam eliminados. Liste todos os problemas e suas origens Não basta apenas identificar os problemas e apontar as soluções cabíveis no momento, o mais importante é listar todos os problemas críticos e como eles afetam sua linha de produção. Claramente, uma única pessoa não poderá identificar essas falhas, será necessário contar com a participação de todos os envolvidos nos processos e através de reuniões, pontuar todas as falhas existentes. Somente dessa maneira, nenhum tipo de gargalo passará despercebido. Monte um plano de ação Com todos os problemas listados, ficará mais fácil encontrar as soluções necessárias. Não se esqueça de montar um plano de ação que seja funcional para cada gargalo apresentado e analisar como as outras etapas serão atingidas com essas mudanças. Como cada etapa de produção está integrada a outra e nenhuma poderá funcionar de forma isolada, é importante pensar sempre em conjunto diante das ações propostas. Como solucionar o gargalo e evitar que ocorra novamente? Solucionar um ou mais problemas em uma empresa é de extrema importância para manter o sucesso ou estabilidade dos negócios. Como pode perceber, é fácil o surgimento de gargalos em qualquer linha de produção, porém, identificá-lo e eliminá-lo não é um processo tão simples, que pode ser executado em questão de horas ou dias. Por essa razão, eliminar estes obstáculos ainda é a melhor alternativa para evitar seu retorno. E, por serem variados, podem estar relacionados a diversos fatores, como os operacionais, humanos, externos, instalações e processos. Cada área dessas tem um papel fundamental no desenvolvimento de um produto ou serviço, contudo, são alvos fáceis para os gargalos na produção. Os fatores operacionais, por exemplo, podem ser operadas por máquinas avariadas e ferramentas ultrapassadas que necessitam de mudanças ou ajustes. Em contrapartida, os colaboradores podem trabalhar sem especialização ou desmotivados, resultando em atrasos e refações desnecessárias. Além desses fatores, a produção pode ser comprometida por meio de influências internas, envolvendo ações sindicais, novas regulamentações do governo e conflitos entre fornecedores. Existem vários fatores que contribuem para o surgimento de um gargalo, já que uma simples peça pode prejudicar uma produção completa. A partir deste ponto de vista é correto afirmar que, assim como existem diferentes gargalos, também existem diferentes soluções, pois cada uma pode envolver aspectos produtivos, de infraestrutura ou gerenciamento de processo. Cabe aos gestores e responsáveis por cada departamento, implantar um sistema de gerenciamento mais assertivo ou investimentos que ofereçam melhores resultados. Ao automatizar os processos, por exemplo, a empresa também poderá diminuir esses entraves, apesar de ser um investimento que exige gastos financeiros. Contudo, com a automatização de tarefas, independentemente da área de atuação, os processos ganham mais velocidade, poder de comunicação e articulação. Além da automação, empresas também podem recorrer a consultorias especialistas, a fim de encontrar as medidas certas para solucionar os problemas
Organização empresarial: por que é essencial para a produtividade?
A relação entre produtividade e organização é algo incutido em nossas mentes desde pequenos, quando nossos pais nos ensinam que não é possível estudar direito em uma mesa bagunçada. Mas será que essa lógica se estende a qualquer situação? O que é a organização empresarial? Será que, em uma empresa, mais organização realmente possibilita maior produtividade? Continue a leitura e descubra as respostas para estas perguntas e muito mais! O conceito de organização empresarial No caso de uma empresa, o conceito de organização vai muito além da ideia de colocar cada coisa em seu lugar. Organização empresarial parte da compatibilidade entre valores e objetivos da empresa, passando pela organização das pessoas e dos processos, chegando, finalmente, também à organização do espaço. Os valores e os objetivos Quando falamos de organização empresarial, em primeiro lugar, precisamos pensar no que está por trás da empresa: valores e objetivos. Afinal, estes são os pilares de todas as atividades desenvolvidas. Então, existe uma pergunta a ser feita: aquilo em que acreditamos corresponde ao que trazemos para o mundo? Vejamos um exemplo prático: a empresa adota valores de respeito ao meio ambiente, mas estabelece objetivos de crescimento que não são sustentáveis. Existe uma desorganização clara e, em algum momento, essa desorganização causará um conflito que pode abalar seriamente as estruturas da empresa. Você, talvez, esteja reconhecendo o caso real que a Volkswagen enfrentou, ao adulterar o controle de emissão de poluentes para garantir que seus veículos atendessem a certos requisitos de vendas. O resultado foi um escândalo que acabou com a produtividade da empresa, sem mencionar sua imagem no mercado, e os milhares de clientes prejudicados. As pessoas e os processos Em segundo lugar, é preciso pensar naquilo que permeia todas as atividades da empresa: as pessoas e os processos. Aplicada às pessoas, a organização empresarial precisa ter um foco no aproveitamento adequado dos recursos humanos. Isso envolve se perguntar: será que este funcionário está no papel mais adequado às suas habilidades e capacidades? A única maneira pela qual o gestor pode encontrar a resposta é com uma observação atenta de cada colaborador e com a prática do chamado “RH estratégico”. Aplicada aos processos, a organização empresarial tem uma forte relação com o pensamento enxuto. A pergunta que deve ser feita aqui é: os processos da minha empresa podem ser simplificados? Vale a pena lembrar que, em muitos casos, a simplificação e a organização caminham juntas. Quanto maior a complexidade de um processo, maiores as chances de desperdício e de desorganização — os grandes vilões da produtividade. Vale a pena reforçar que a organização de processos é algo cíclico. Ou seja, ela precisa ser reavaliada e reformulada continuamente. Para atingir os resultados desejados, você precisará de prazos, prioridades e métricas bem definidos. Além disso, o uso de softwares de gestão também é uma ferramenta importante para a organização empresarial e o pensamento enxuto. Eles centralizam o arquivo de dados, agilizam o acesso à informação e possibilitam a integração de diferentes setores da empresa. A organização do espaço Finalmente, chegamos ao ponto em que a correlação entre organização e produtividade pode ser mais clara. Quando o espaço físico da empresa está devidamente arrumado, todas as atividades são executadas de maneira mais prática e rápida, seja transportar uma caixa no estoque ou localizar um documento no arquivo. Praticidade e rapidez permitem que os funcionários façam mais em menos tempo, o que é basicamente a fórmula da produtividade. O problema da organização empresarial neste caso é que ela acaba ficando um pouco entrelaçada à organização pessoal, especialmente, no caso de estações de trabalho e dos escritórios. Como cada indivíduo possui uma noção particular sobre o que é “arrumado e bagunçado”, e estes espaços não são compartilhados, a empresa pode enfrentar dificuldades para estabelecer padrões de organização. Assim, surgem diversas dúvidas: deve haver um controle da organização de todos os funcionários nos seus espaços individuais de trabalho? O que pode ser permitido ou não na mesa? Como agir com relação ao uso de itens decorativos ou pessoais, como fotos e símbolos religiosos? Muitos funcionários passam mais tempo em sua mesa de trabalho do que em sua própria casa. Buscar um nível de padronização muito alto da organização nestes espaços pode causar uma desvinculação entre o funcionário e o espaço, o que afeta a produtividade negativamente. Ao mesmo tempo, a falta completa de parâmetros de organização também afeta negativamente a produtividade, especialmente, no caso dos indivíduos que possuem problemas para manter seu espaço de trabalho em ordem. Portanto, o ponto-chave, com certeza, é o bom senso. E ainda vale a pena mencionar que os visitantes estão sempre atentos ao espaço. Portanto, zelar por este espaço é uma forma de garantir uma boa imagem da sua empresa frente aos stakeholders. Esta é outra função muito importante da organização empresarial, embora não haja uma relação direta com a produtividade de sua empresa. O investimento em organização empresarial A maneira mais prática de alcançar a organização empresarial em todos os níveis que abordamos aqui é por meio da educação corporativa, ou seja, de programas consistentes de ensino e de treinamento para os funcionários. Em primeiro lugar, é preciso educar os colaboradores a respeito de conceitos essenciais para a organização dentro de uma empresa, tais como pensamento enxuto, gestão ágil de projetos e padrões 5S. Depois disso, é preciso também treinar os funcionários para o uso de ferramentas práticas, como os softwares de gestão comercial, financeira ou de estoque. Embora seja possível desenvolver a organização corporativa sem estes investimentos, a educação corporativa facilitará muito o caminho em busca da excelência. A organização abrirá as portas para uma produtividade mais alta. E, finalmente, mais produtividade se converterá em maior lucratividade. Logo, apesar de ser um investimento de longo prazo, ele é constituído por benefícios sólidos e garantidos. E você, aplica alguma técnica diferente de organização empresarial junto à sua equipe? O que acredita ser o mais importante entre todos os tópicos citados no texto? Compartilhe as suas próprias dicas e experiências com os outros
Como melhorar a produtividade da sua empresa
Buscar alternativas e recursos eficazes para melhorar a produtividade de uma empresa, tornou-se o principal desafio do meio corporativo. A fim de aumentar a satisfação dos seus clientes, organizações estão recorrendo a estratégias de gestão, como ferramenta para garantir a excelência de seus processos. Por isso, através das práticas de Lean Thinking, ou Mentalidade Enxuta, empresas estão descobrindo como otimizar sua produtividade, eliminando desperdícios em sua produção. A principal proposta do Lean Thinking é entregar valor ao cliente, contudo, chegar a esse patamar de excelência exige o total comprometimento da empresa. Do ponto de vista que, desperdícios são elementos que não agregam valor ao produto, é correto afirmar que por meio da Mentalidade Enxuta, é possível identificar falhas e recursos desnecessários, sendo estes fatores responsáveis por prejudicar a própria produtividade. Tal filosofia operacional é essencial dentro de uma empresa, por isso, confira quais são as práticas do Lean Thinking e como aplicá-las em sua organização para melhorar a produtividade. Especifique o Valor do Produto O grande erro de muitas empresas é definir o valor de um produto sem consultar o principal interessado: o cliente. É exatamente a necessidade de um cliente que irá gerar valor a determinado produto ou serviço, sendo as empresas responsáveis por satisfazer essa necessidade através de recursos práticos e eficientes, assim como elaborar um preço específico que possa agregar valorização ao trabalho desenvolvido. Entretanto, é muito comum encontrar clientes insatisfeitos com os resultados finais, comprometendo a lucratividade da empresa diante de um mercado cada vez mais competitivo e seletivo. Diante desta necessidade, conversar com os clientes para identificar qual a melhor forma de agregar valor é fundamental para a organização, já que o cliente pode especificar sua expectativa, permitindo que as empresas encontrem as melhores alternativas para superá-las. Vale ressaltar que, atribuir valor final ao produto é uma estratégia que requer outras práticas que fazem parte do conceito de Mentalidade Enxuta, sendo necessário aplicar outras técnicas. Identifique a Cadeia de Valor Para executar esse próximo passo com o intuito de satisfazer os clientes, é importante mapear todas as atividades produtivas que existem dentro de uma empresa, desde a concepção do produto até o seu lançamento. Porém, para realizar esse mapeamento é necessário separar os processos produtivos em três categorias: as atividades que realmente geram valor, aquelas que não conseguem gerar valor, mas, ainda assim, são indispensáveis para a empresa por gerar qualidade e, por fim, as atividades que não agregam valores e precisam ser eliminadas. Ao fazer a distinção de tarefas, os gestores são responsáveis por olhar todo o processo que existe dentro de uma empresa, levando em consideração a participação de fornecedores e revendedores também. Somente assim, a organização poderá identificar quais são os desperdícios e como eles podem ser eliminados da rotina empresarial. Estabeleça Fluxo Contínuo em seus processos Após especificar o verdadeiro valor que os produtos precisam ter para o cliente e mapear e eliminar os desperdícios que sua empresa produz, chegou o momento de reorganizar os processos e dar um novo direcionamento a eles, ou seja, dar fluidez as etapas que restaram, sendo classificadas por gerarem valor. Entretanto, fazer com que as etapas que criam valor possam fluir é um desafio, pois, exige uma mudança de mentalidade de todos que fazem parte da empresa, desde os gerentes até mesmo os colaboradores da produção. Lembre-se que esse processo oferece diversas vantagens para a empresa, como redução de tempo de produção dos produtos, melhorias no estoque e processamento. Além disso, esse novo fluxo otimiza o tempo, com isso, os prazos podem ser cumpridos e os clientes não sofrerão com atrasos ou produtos imperfeitos. Outra vantagem que o Lean Thinking oferece está relacionado ao fato que os colaboradores não irão precisar fazerem seu trabalho de forma apressada e sem qualidade, já que a próprio fluxo será compatível com o desenvolvimento das tarefas. Obtenha a Produção Puxada Quando uma empresa é reestruturada a partir das práticas da Mentalidade Enxuta, mudanças significativas ocorrem e vão aperfeiçoando os modelos de produtividade. No entanto, esse não é um processo isolado, pois, cada etapa está interligada. Vale mencionar ainda que, a Produção Puxada é uma ferramenta de controle de estoque, desse modo, sua função é evitar faltas e sobras dentro de uma produção. Com isso, ao invés de empresas “empurrarem” produtos indesejados aos consumidores, ou impôr grandes descontos e promoções para que os produtos saiam do estoque, as organizações terão como meta apenas produzirem aquilo que o cliente solicitar, dentro dos padrões exigidos de qualidade. Por outro lado, o consumidor irá “puxar” o produto exatamente pelo valor que ele oferece. A grande vantagem da Produção Puxada é garantir que todo trabalho desenvolvido ganhe o devido valor e, por isso, com a eliminação de desperdícios, a empresa irá obter redução de custos, irá polpar esforços desnecessários em tarefas que não criavam valores, reduzirá também o tempo e o espaço de forma proporcional. Atinja a Excelência Por muito tempo, a excelência foi considerada um sonho impossível no meio produtivo, não sendo compatível para melhorar a produtividade em questão. O que muitos gestores ainda não descobriram, é que atingir o grau máximo de qualidade é possível, basta utilizar as ferramentas e técnicas adequadas, disponíveis no Lean Thinking. Desse modo, a melhor forma de melhorar a produtividade de uma empresa é aderir a eliminação de desperdícios e, assim, transitar entre os principais pilares da mentalidade enxuta, até alcançar a quinta e última etapa: a excelência de processos. Em uma empresa onde todas as atividades visam a satisfação dos clientes, levando em consideração ações que otimizem toda a produção, certamente, estará aproximando-se cada vez mais de atingir seu principal objetivo: atender às necessidades dos clientes. Todos os esforços voltados a essa prática, irão recolocar a empresa no mercado de trabalho, garantindo que seus produtos sejam reconhecidos como geradores de valores. Você sabia que em média 60% da produção de uma empresa é resultado de desperdícios? Por isso, aplicar as práticas do Lean Thinking para melhorar a produtividade é fundamental para satisfazer as necessidades dos clientes e alcançar os