Automatizando princípios para ser mais produtivo
A Indústria 4.0 vem trazendo muitas novidades no mercado e a tecnologia é grande aliada nessas mudanças. O grande volume de informação e ferramentas têm auxiliado inúmeras empresas a crescerem e se desenvolverem como nunca. Mas, junto a essas mudanças, alguns problemas têm surgido, como a queda de produtividade das equipes devido ao uso ineficiente das ferramentas tecnológicas. Outra coisa que tem se tornado bastante comum é o volume de informações confusas e desorganizadas, em consequência da automatização precoce, sem um planejamento. Portanto, antes de utilizar a tecnologia ao seu favor, é importante analisar os processos da sua empresa buscando deixá-los eficientes. Filosofia Lean vs Indústria 4.0 Estes são dois conceitos diferentes, mas que podem se complementar muito bem. Primeiramente, é importante entender cada um deles: Filosofia Lean: tem como base identificar aquilo que o cliente valoriza no seu produto e/ou serviço, mapear o fluxo de processos que constrói esse valor (fluxo de valor), e identificar e eliminar desperdícios de recursos ao longo desse fluxo. Como resultado desses princípios, obtém-se um aumento de produtividade e uma entrega rápida de valor para o mercado. Indústria 4.0: se refere à quarta revolução industrial. É uma expressão que integra tecnologias e dados para automação dos processos operacionais das empresas. Para isso, são utilizadas ferramentas como Internet das Coisas, Computação em Nuvem, Big Data Analytics, Business Inteligence (BI), Impressão 3D, entre outras. Ou seja, enquanto a Filosofia Lean otimiza os recursos do fluxo de valor, deixando-o mais eficiente e eficaz, a Indústria 4.0 acelera os processos desse fluxo de valor. Portanto, é primordial que as empresas otimizem seus fluxos antes de acelerá-los, pois, caso contrário, estarão acelerando um fluxo ineficiente e ineficaz. Para compreender melhor, vou dar um exemplo prático: imagine uma indústria que produz 30% de peças ruins e decide automatizar sua linha de produção. Ela estará apenas aumentando o volume de peças como um todo, inclusive as defeituosas, e o percentual continuará o mesmo. O ideal é, antes de tudo, identificar e reduzir esse desperdício de 30% para iniciar o processo de automatização da linha. Outra aplicação da filosofia Lean antes da Indústria 4.0 acontece quando trabalhamos com indicadores. Para utilizá-los de modo oportuno, é preciso, através do Lean, definir os indicadores-chave para monitorar o desempenho da empresa, para depois automatizá-los com o BI. Do contrário, o BI estará apenas gerando números que não serão utilizados para monitorar o desempenho da empresa. Resumindo, ser mais automatizado nem sempre quer dizer melhores resultados. Fazer o uso inteligente das ferramentas da Indústria 4.0, sendo guiadas pelos princípios da Filosofia Lean, é o caminho ideal a se seguir para quem busca melhorar os resultados de sua empresa. Autor: Bruno Vaz, Consultor de Processos
A metodologia Lean Six Sigma e o aumento da produtividade na minha empresa
Reduzir desperdícios vai além de diminuir custos, mas também é entender quais atividades não dão retorno efetivo para a empresa. A metodologia Lean Six Sigma existe justamente para entender e melhorar estes gargalos, fazendo com que a entrega da sua empresa seja cada vez mais efetiva. Quais metodologias você aplica no seu dia a dia na empresa onde trabalha? Você, ou algum gestor, se preocupa em estudar novas formas de fazer o que é rotina, propondo melhoras para os processos e atividades? Uma forma de começar essas mudanças é a implementação de algumas metodologias, como o Lean Six Sigma. O Lean Six Sigma é a junção de duas metodologias, que basicamente podem ser definidas como: • Six Sigma: uma forma estratégica de gerenciar e aumentar a performance e qualidade das empresas; • Lean Manufacturing: iniciativa que busca eliminar desperdícios. A partir destas duas metodologias foi criada o Lean Six Sigma. Uma estratégia abrangente, com ampla aplicabilidade e que tem como objetivo final aumentar a lucratividade da empresa e a satisfação dos clientes. Reduzir desperdícios para aumentar a produtividade, o lucro e a satisfação Essa é a conta básica do Lean Six Sigma. Primeiro é preciso entender quais processos, atividades e custos não são realmente necessários pra a empresa. A partir disso, pode-se reduzir os desperdícios de tempo e dinheiro. Com essa redução sendo feita é hora de partir para o aumento da produtividade. Criando processos mais objetivos, com resultados e próximos passos claros, sua empresa consegue entender onde melhorar a entrega do produto/serviço final. A implementação do Lean Six Sigma deve ser feita mediante certificação e treinamento, principalmente para os cargos mais altos de gestão, que são responsáveis por partes importantes dos processos. Os cintos que compõem o Lean Six Sigma Junto à metodologia Lean Six Sigma é necessário entender o conceito e as classificações dos “Belts”, que são as pessoas responsáveis por pensar e aplicar a metodologia na empresa. Atualmente as classificações mais comuns são: • Yellow Belt: profissionais que executam projetos de baixa complexidade. Projetos mais independentes, que não interagem com outras áreas e processos. Normalmente são projetos de rápida implementação, de 2 meses em média; • Green Belt: nesta classificação são realizados projetos de média complexidade. Esses profissionais são acompanhados de perto pelos Black Belts e são necessários conhecimentos básicos sobre Six Sigma para conseguir esta certificação; • Black Belt: estes profissionais analisam processos e conduzem equipes. Devem ser capazes de identificar melhorias e promover os recursos para que elas aconteçam. Eles também são responsáveis por orientar a empresa nas dúvidas sobre a metodologia. • Master Black Belt: para conseguir esta certificação o profissional deve passar por um profundo treinamento e entender tudo sobre ferramentas estatísticas e de melhoria de processos. Eles se diferenciam dos Black Belts pela experiência e sucesso acumulados, atuando também como consultores junto ao conselho administrativo da empresa. Como podemos perceber, a metodologia Lean Six Sigma não será aplicada apenas pelos diretores da empresa, ou somente pelos funcionários. Toda a equipe deve participar, atuando de acordo com sua certificação e conhecimentos. Quer entender melhor como reduzir os custos da sua empresa, aumentar a lucratividade e a satisfação dos seus clientes? Entre em contato e marque uma reunião com a gente.
Metodologia OKR: gerencie as metas do seu time
Você sabe onde quer chegar com seu trabalho? Quais resultados quer alcançar e como fazer para chegar até eles? Se a resposta foi “não” para, pelo menos, uma dessas perguntas, a Metodologia OKR pode ajudar. Saber onde e como chegar com a sua empresa é algo que motiva. Faz com que o caminho para os objetivos seja mais claro e ajuda a definir passos futuros. Uma das formas de fazer isso é com a Metodologia OKR (Objectives and Key Results), por meio dela você consegue definir metas e formas de chegar até elas. Simples e aplicável a qualquer empresa! Definir metas por meio de OKRs é algo válido para empresas pequenas, médias e grandes e de qualquer segmento. A metodologia é ampla e deve fazer parte da cultura da empresa. Ou seja, deve ser algo seguido por todos os funcionários, do CEO ao estagiário. Para aplicar os OKRs, é importante entender a diferença entre os “Objetivos” e os “Key Results”: • Objetivos: descrições memoráveis do que deve ser alcançado. Deve ser usado para motivar a equipe, por isso devem ser curtos e envolventes; • Key Results: conjunto de métricas. Vão medir o progresso, por isso devem ser quantitativos e mensuráveis. Com essa diferença em mente, podemos passar para outros pontos cruciais na definição de OKRs: • As metas devem ter um prazo definido e curto. A prática mais comum entre as empresas é que elas sejam trimestrais, assim é possível se adaptar às mudanças; • Como dito antes, todos na empresa devem ter OKRs. Além disso, todos devem ter acesso aos OKRs dos colegas. Assim, as equipes ficam alinhadas e entendem a importância das suas metas e como influenciam nas metas de outra área; • Como os OKRs serão curtos, eles devem ser simples. Não fáceis de serem realizados, mas simples de serem compreendidos; • É comum que seja seguida a seguinte proporção para a criação dos OKRs: 40% definidos pelos diretores e líderes (macro) e 60% definidos pelos funcionários e liderados (micro); • As metas devem ser desafiadoras, uma empresa não cresce se bater apenas as metas que seriam batidas sem esforço. Quando os OKRs são aplicados e é criada uma rotina para a definição deles, se tornam cada vez mais importantes para alcançar os resultados. Acompanhar para garantir resultados! Se você obteve sucesso em definir os OKRs com sua equipe, não pode deixar que isso se perca. Acompanhar os resultados e intervir, caso eles não estejam sendo alcançados, faz parte do seu papel de líder. Uma das formas de acompanhar os OKRs é realizar check-ins semanais. Uma reunião rápida que vai servir para verificar o atingimento de cada meta, o que falta para isso e quais são os próximos passos. Essa reunião deve ser rápida, não passando de 1h. Outra sugestão é fazer ela em pé, para que todos não estejam 100% confortáveis em enrolar mais do que o necessário para finalizar a reunião. Como dito anteriormente, a metodologia de OKRs funciona para qualquer empresa. O que vai garantir a efetividade dela na sua, é a forma como será aplicada e, principalmente, como se tornará parte da cultura da empresa. Caso você precise de ajuda para incluir essa metodologia na sua empresa, conte com a gente!
A importância de mapear e melhorar os processos na sua empresa
Ter processos definidos é algo que faz toda a diferença no dia a dia, em qualquer empresa. Onde você trabalha, a sua rotina é definida a partir de algum processo? E essa rotina, é compartilhada com outras pessoas da sua equipe? A resposta dessas perguntas pode impactar resultados do seu trabalho e da sua empresa. Um processo bem definido e compartilhado entre todos os funcionários, faz com que as engrenagens da empresa rodem da maneira mais fluida possível, reduzindo desperdícios e custos. Por outro lado, definir e colocar processos em prática não é tarefa muito fácil, mas extremamente necessária para que você identifique quais atividades devem ser repensadas ou melhoradas. Antes de mostrarmos técnicas para esse trabalho, é importante responder a uma pergunta: O que é processo? Processo é o conjunto de ações, realizadas de forma contínua e prolongada, que transforma uma entrada (in put) em uma saída (out put). Dentro de uma empresa, o processo macro de fabricação de um produto pode ser explicado pelas seguintes etapas: 1. Entrada da matéria-prima (insumos, ideias, demandas, etc); 2. O processamento ou transformação desta matéria-prima; 3. E a saída como um produto ou serviço pronto. Dentro de cada uma destas etapas, várias atividades acontecem e, muitas vezes, realizadas por mais de uma pessoa na empresa. Por isso, ter processos definidos é tão importante. Minimiza erros e padroniza as ações recorrentes. Com a definição destes processos, sua equipe pode ser mais independente. Assim a empresa vai continuar “rodando”, mesmo se o gestor ou alguma pessoa específica precisar se ausentar. Quando isso acontece, significa que a sua equipe ficou no “piloto automático” para algumas ações e tarefas. É neste momento que os gestores realmente fazem o papel de gestores, e param de “apagar incêndios” o tempo todo na operação. A partir de então, o tempo para a execução de tarefas cotidianas e as chances de erros serão reduzidos. Definindo e melhorando processos Para definir qualquer processo é necessário descrevê-lo da forma mais detalhada possível. Com o processo definido, você consegue identificar as atividades que limitam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe. Identificando estes gargalos, é possível trabalhar para que eles sejam resolvidos. Simplifique: essa á a palavra de ordem para otimizar processos. Simplificar as ações faz com que elas fiquem acessíveis para quem tem muito tempo de casa, ou para quem acabou de começar o trabalho na empresa. Quando algum processo está definido, os custos para a realização daquela atividade ficam reduzidos. Outra vantagem de definir processos, é dar mais liberdade para a equipe tomar decisões simples, priorizando o tempo para as atividades mais importantes. Reavalie, sempre! Qualquer empresa está em constante mudança, sejam por novos produtos que aparecem no mercado, ou por novos conhecimentos que os profissionais conseguem implementar no trabalho. Com os processos, não pode ser diferente. Reavaliar sua eficácia, mudar o que for necessário e implementar novas atividades é algo que deve ser constante. Só assim você vai garantir que a produtividade do trabalho realizado na sua empresa está ideal. Cuidado! Automatizar processos não significa melhorar processos Um erro bastante comum encontrado no mercado atualmente é a crença de que automatizar processos, através de softwares, vai automaticamente melhorar os processos. Se algum processo da sua empresa não está eficiente, automatizá-lo significa automatizar uma ineficiência e nada vai mudar., talvez até piore, pois as informações ficam “escondidas” em um fluxo burocrático e despadronizado. A sequência correta para melhorar processos é: mapear –> analisar –> enxugar desperdícios –> padronizar –> automatizar. A automatização só faz sentido quando o processo já está enxuto e padronizado. Assim a produtividade vai dar saltos significativos. Quer entender mais de como a definição de processos é importante para sua empresa? Entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
Otimize seus processos com a Metodologia Scrum
Você é um empreendedor e acha que, às vezes, os projetos da sua empresa saem um pouco do controle? A necessidade de passar noites em claro para entregar um projeto é constante? Então, é hora de rever isso com a Metodologia Scrum. Gerir projetos que envolvam diversas áreas e pessoas, não é trabalho fácil. Principalmente por que os imprevistos acontecem e, nem sempre, eles são comunicados com toda a equipe. O sonho de qualquer gestor de projetos é conseguir alcançar bons resultados, dentro do tempo e custos previstos. Mas como fazer isso? Metodologias de gestão de projetos são feitas para ajudar com isso e hoje a nossa dica é a Metodologia Scrum. Por meio dela, o projeto é dividido em ciclos de atividades, reuniões e mudanças. Acompanhar, para não perder o controle Um dos pontos principais do Srcum é o acompanhamento constante. A frequência de reuniões é muito importante. Por meio delas a equipe consegue falar o que está fazendo, o que está travado e, a partir disso, chegar em formas de melhorar o processo e torná-lo mais ágil. Essas reuniões também são importantes para apontar as mudanças necessárias no projeto e nas atividades. A proposta do Scrum, com este acompanhamento constante, é que a equipe inteira fique ciente do que está acontecendo. Toda a equipe deve entender as atividades que estão sendo realizadas naquele momento e as atividades que serão feitas em seguida. Além deste acompanhamento, as equipes devem mostrar o andamento das suas atividades de forma visual. Essa é uma parte essencial para um projeto que usa a Metodologia Scrum. Se consegue ver, consegue entender O perigo de ter reuniões constantes é passar o dia fazendo reunião. Por isso, o Scrum precisa que o acompanhamento dos projetos seja o mais visual possível. Um painel, onde todas possam ver, é uma forma bem direta de fazer isso. Nesse painel, é importante ter todas as atividades e o status de cada uma. Assim, cada pessoa consegue ver o andamento delas, sem a necessidade de perder tempo comentando sobre isso. Essa organização visual é importante para que você aprenda a priorizar as demandas. Já que, ao bater o olho, verá o que está atrasado e o que é mais urgente. Com isso também é mais fácil entender se muitas atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo e colocar uma coisa de cada vez. O Scrum é uma ótima forma de gerenciar processos, principalmente quando existem várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Além da Metodologia Scrum, outros métodos e técnicas também ajudam nessa gestão. Comenta aqui, qual você conhece e indica?
7 motivos para sua empresa aderir à Produção Enxuta!
Gestores de empresas de qualquer ramo buscam sempre encontrar soluções que ajudem a otimizar suas operações, reduzir os custos e aprimorar os resultados. Além de ações simples, que proporcionam retorno em curto prazo, é possível contar com metodologias que trazem grandes mudanças e garantem excelentes benefícios. Nesse sentido, decidimos elaborar o artigo de hoje para falar mais sobre a Produção Enxuta, como ela funciona, como pode ser implementada e quais vantagens ela garante para a organização. Continue acompanhando e saiba mais! Afinal, o que é a Produção Enxuta? A Produção Enxuta, também chamada de Lean Manufacturing, é um sistema criado pela Toyota, que visa eliminar desperdícios de produção — incluindo a eliminação de atividades desnecessárias — através da melhoria contínua e foco na qualidade total. Assim, pode-se dizer que o objetivo desse método de trabalho é alcançar a eficiência dos processos, entregando o máximo de valor e utilizando a menor quantidade possível de recursos. Além da mudança nos processos, ela visa também a melhoria contínua. Ou seja, sempre que uma forma mais eficiente de executar uma tarefa for alcançada esta deve ser aplicada, alterando a metodologia de trabalho. Como ela pode ser implementada? Para adotar essa filosofia de gestão, o ideal é seguir algumas premissas básicas. Dentre elas: Valor: identificar o que o cliente enxerga como valor e especificar esse pontos; Fluxo de valor: analisar quais processos realmente são necessários para a criação de valor; Fluxo contínuo: fazer os ajustes necessários para que esses processos sejam adotados de forma natural pelas pessoas que os executam; Produção puxada: produzir somente quando houver demanda por parte dos clientes — o que ajuda a eliminar desperdícios, causar excesso de estoques e perdas de produtos; Excelência: aplicar as melhorias contínuas sempre que necessário e buscar alcançar a excelência no que é feito. Como dissemos, o foco principal da Produção Enxuta é a eliminação de desperdícios. E isso pode ser feito atacando os 7 desperdícios de produção, que são: Espera: tempo desperdiçado em decorrência da espera de materiais, ferramentas, mão-de-obra, informações, etc. Transporte: tempo de deslocamento de determinado item de um local a outro, que não agrega valor ao processo; Movimentação: segue a mesma lógica do transporte. Porém, nesse caso, leva em consideração a movimentação de pessoas (em busca de ferramentas, informações, itens, etc) que não agrega valor ao resultado final do processo e afeta a produtividade; Defeito: desperdício que se transforma em prejuízo, tanto pelo problema no item, quanto pelo retrabalho necessário para fazer o reparo ou produzir um novo produto; Super processamento: processos desnecessários que não agregam valor percebido pelo cliente. Atividades que podem ser eliminadas e que não afetarão a qualidade. Superprodução: produção superior ao que é necessário, de acordo com a demanda gerada pelos clientes; Excesso de estoque: excesso de itens que pode ser gerado por problemas de confiança no fornecedor, erro ou falta de acuracidade na programação da produção, ou por problemas de qualidade, por exemplo. Por se tratar de um processo longo, que envolve muitas análises e mudanças no processo de trabalho, o ideal é contar com um serviço de consultoria empresarial, que pode auxiliar nessa tarefa, avaliando melhor os impactos e reduzindo os riscos de afetar a qualidade oferecida aos clientes. Por que minha empresa deve aderir a esse sistema? A Produção Enxuta oferece diversos benefícios para as empresas, quando bem implementada. Esses benefícios são a razão pela qual essa filosofia de gestão deve ser adotada pelas empresas. Confira alguns deles: Redução de perdas Pode-se considerar como perda o tempo para a realização de uma atividade, os recursos utilizados na produção e os itens acabados que se perderam em decorrência do excesso, por exemplo. Com a otimização dos processos de trabalho e a redução da necessidade de estoques, o índice de perdas diminui. Processos padronizados Além de aplicar as melhorias identificadas com o estudo das formas de trabalho, para que a Produção Enxuta seja bem-sucedida na prática é necessário formalizar as instruções de trabalho e fazer com que os colaboradores estejam cientes do novo padrão de execução das atividades. A vantagem obtida com essa padronização é que torna-se mais fácil treinar novos colaboradores, visto que o aprendizado será o mesmo, independentemente de qual funcionário ensinará a tarefa. Aumento da eficiência As melhorias implementadas através da Produção Enxuta permitem que seja feita a mesma carga de trabalho, no menor tempo possível, utilizando menos recursos e com o mínimo de desperdício possível. Com isso, os processos se tornam mais eficientes. Maior qualidade Dois dos objetivos principais da Produção Enxuta é reduzir, ou mesmo eliminar, os defeitos e problemas de produção e perceber o que o cliente enxerga como valor para entregar essa proposta. O resultado disso é maior qualidade nos produtos oferecidos, conseguindo atender ao máximo as expectativas dos clientes. Vantagem competitiva A geração de vantagem competitiva se dá quando a empresa consegue satisfazer seus clientes e destacar-se de seus concorrentes. Com as melhorias que a Produção Enxuta aplica na estrutura e nos processos de negócios — além de manter as necessidades dos clientes sempre em foco — pode-se dizer que as empresas que adotam essa metodologia largam na frente no seu mercado de atuação. Redução de custos A redução de custos se dá, principalmente, pela redução dos desperdícios de produção que foram citados anteriormente. Um dos maiores benefícios da redução de custos é oferecer preços mais competitivos para os clientes, o que consegue tornar a empresa ainda mais competitiva. Maior lucratividade A lucratividade é o resultado do faturamento menos os custos que a empresa possui para manter suas operações. Ou seja, quanto maior forem os gastos, menos dinheiro sobra, menor é o lucro obtido. Com a redução dos custos, o índice de lucratividade sobe, o que permite a realização de novos investimentos, que podem contribuir para otimizar as operações ainda mais. Como vimos, existem diversos motivos para adotar a filosofia da Produção Enxuta nas empresas, visto que os benefícios vão desde melhorias operacionais, até a excelência no atendimento aos clientes. Porém, vale lembrar que o ideal é manter o foco nas
Aprenda a aplicar a metodologia de gestão de processos BPM!
Você já ouviu o termo Business Process Management? Esse nome em inglês é o equivalente da Gestão de Processos (BPM). Em Gestão de Processos, precisamos ter uma metodologia bem definida, baseada na implementação correta de ciclos de trabalho. Vamos apresentar agora quais são estes ciclos e como você deve aplicá-los. Seis ciclos da Gestão de Processos (BPM) Existem seis ciclos essenciais para a Gestão de Processos. Adotando a sequência que você vai aprender agora, você será capaz de otimizar o desenvolvimento e a implementação dos processos em sua empresa. Projeto O ciclo do Projeto é focado em planejamento. Por meio deste planejamento, você precisa definir quatro elementos-chave para a Gestão de Processos: Método: O passo-a-passo da coleta de informações e da construção de modelos para a execução dos processo; Meta-modelo: A escolha dos elementos que serão a base do mapeamento dos processos; Notação: A definição dos símbolos que vão representar cada informação dentro dos modelos de processos; Ferramenta: Os recursos informatizados que serão usados para manipular a grande quantidade de dados envolvidos e gerados nos processos. Modelagem O ciclo da Modelagem consiste em elaborar um mapeamento do negócio. Em outras palavras, é preciso identificar, detalhar e validar todos os principais processos da empresa. Vale a pena ressaltar que existem processos de três naturezas distintas: gestão, negócio e suporte. A modelagem é feita por meio de fluxogramas, que precisam ser aprovados pela equipe ou ajustados conforme a necessidade. Simulação Este ciclo foca em testar os processos para medir seu desempenho e identificar possíveis gargalos. Para que esse teste seja preciso, você deve determinar os resultados quantitativos que espera obter, considerando as proporções da simulação. Este ciclo é extremamente importante, pois permite avaliar a eficácia e a eficiência dos processos antes que sejam implementados globalmente. Desta maneira, você identifica e corrige muitas falhas sem que elas se tornem problemas — livre de riscos. Execução É no ciclo da Execução que os processos desenvolvidos são, de fato, implementados na empresa. É preciso tomar cuidado com este ciclo, pois ele exige uma infraestrutura sólida. Você deve avaliar se o processo demanda treinamentos para os funcionários, adoção de alguma máquina, software ou outro equipamento, alterações na estrutura dos cargos da empresa ou outros ajustes. Gerencie a implementação para que as mudanças não causem um forte impacto sobre a rotina de trabalho da equipe. Além disso, aborde os novos processos com um olhar positivo, enfatizando que vão ajudar a atingir metas e melhorar os resultados. Tenha em mente que é possível haver alguma resistência dos colaboradores à mudança, e que isso pode representar um obstáculo ao sucesso do processo (além de afetar o clima organizacional da sua empresa). Monitoramento O ciclo de Monitoramento é focado em observar e analisar a performance do negócio, após a implementação dos novos processos. Para fazer este monitoramento, é preciso ter indicadores de desempenho (KPIs) claros. Vale a pena retomar os indicadores utilizados no ciclo de Simulação. É a comparação dos KPIs com as metas que vai indicar o nível de sucesso da Gestão de Processos (BPM). Mas não basta saber o nível de sucesso. Você deverá, também, descobrir quais pontos do processo estão prejudicando ou alavancando os resultados finais. Em outras palavras, não basta saber se está funcionando ou não; é preciso saber o porquê. Melhoria O ciclo de Melhoria é ativado a partir dos resultados obtidos no ciclo de Monitoramento. Se os resultados ainda estão aquém do esperado, será preciso fazer ajustes nos processos. Estes ajustes incluem acrescentar, alterar ou excluir elementos do processo em questão. Para determinar os ajustes que serão feitos, são utilizados “habilitadores”. Estes habilitadores são, na verdade, um conjunto de aspectos relevantes para que o processo traga os melhores resultados. Portanto, se o processo atual (AS-IS) não é ideal, você precisa analisar estes habilitadores para melhorar o prospecto do processo futuro (TO-BE). Entre os vários habilitadores de processo, vamos destacar quatro: Recursos Humanos: Relacionado ao papel das pessoas no processo. A estrutura organizacional está adequada? As funções de cada colaborador foram definidas? É preciso realizar treinamentos? Fluxo de Trabalho: Relacionado ao passo a passo do processo, criado no ciclo do Projeto. Existem gargalos? A ordem das ações estabelecidas no método está otimizada? Há passos desnecessários? Infraestrutura: Relacionado à disponibilidade dos recursos necessários para o processo. O espaço físico é adequado? Seria preciso adquirir algum outro maquinário, suprimento ou software para melhorar o processo? Regras e políticas: Relacionado ao “manual de trabalho” da empresa. Existe alguma regra ou política interna que age como entrave ao processo? Existe burocracia excessiva que desacelera o fluxo? Alguma política poderia ser implementada para dar apoio ao funcionamento do processo? A importância da metodologia na Gestão de Processos (BPM) O sucesso da Gestão de Processos (BPM) depende da realização dos ciclos que você acabou de aprender, sendo realizados de maneira consistente. Em outras palavras, estes ciclos são aplicados para todo e qualquer processo implementado na empresa. Além disso, todo processo deverá ser avaliado e melhorado continuamente, até que seja completamente eliminado ou substituído por outro. Você provavelmente está considerando quanto trabalho extra o BPM vai gerar. Porém, esse trabalho é completamente compensado pelas vantagens de adotar uma metodologia sólida para a Gestão de Processos. Agilidade Em longo prazo, o BPM permite mais agilidade na organização. Como os processos foram testados e aprimorados para chegar à sua melhor forma, e foram implementados de maneira adequada, você elimina todo o desperdício de tempo — e de outros recursos — que acontece quando os processos não estão padronizados. Lucratividade Com uma metodologia de Gestão de Processos (BPM), você está fazendo um laboratório para que os processos da sua empresa sejam altamente otimizados. Estes processos trazem mais resultados, mais eficácia e eficiência para o trabalho. Como resultado, em uma visão sistêmica, a lucratividade do negócio vai aumentar significativamente — com menos custos e mais receita. Esta é só uma amostra do potencial do BPM para aumentar os resultados de sua empresa. Se você quiser saber mais sobre a metodologia ideal para a Gestão de Processos (BPM), siga o perfil da Lure no Facebook, no Twitter e no Instagram.
As 10 melhores práticas para gestão de projetos!
Conseguir fazer com que uma empresa funcione muito bem, com um time altamente capacitado, e que consiga gerar bons lucros e resultados exigirá dos gestores muita dedicação. Aliada a isso, a gestão de projetos precisa ser acompanhada de perto e desenvolvida por profissionais que estão empenhados em aperfeiçoar os processos. Essa é uma tarefa que pode ser alcançada sem gerar impactos negativos na empresa, porém algumas práticas devem ser seguidas a fim de conseguir isso com mais facilidade. Confira 10 das melhores práticas que separamos para que você não erre mais na gestão de projetos e tenha sempre os resultados que precisa. 1. Fazer um bom planejamento O planejamento é essencial para começar qualquer projeto, uma vez que ele deverá ser alinhado aos objetivos da empresa. Nessa etapa são levantados os conhecimentos necessários para que se possa dar continuidade ao projeto e definir todo o seu andamento. É nessa fase que serão buscadas as soluções para os problemas e levantadas informações sobre os recursos necessários, o tempo gasto, o esforço utilizado e também os responsáveis por cada tarefa. Quanto mais aprofundado for o planejamento, menores serão os custos do projeto, uma vez que será possível ver onde dá para reduzir os gastos antes de colocá-lo em prática. 2. Criar o escopo Feito o planejamento, é hora de começar a se aprofundar mais, definindo a maneira como as tarefas serão executadas e o passo a passo a ser seguido. Os procedimentos que serão adotados durante o andamento do projeto devem estar claros para todos os membros envolvidos, para que saibam como será realizado o trabalho. 3. Ter um cronograma para fazer gestão de projetos Não adianta saber o que será feito e como isso será feito se não houver um prazo a ser cumprido. O cronograma é fundamental nessa etapa, pois ajudará a determinar o tempo em que cada tarefa deve ser executada, para que não cause prejuízos à seguinte. Seguindo o tempo determinado a cada atividade será possível finalizar o projeto dentro do esperado e também fazer um acompanhamento mais detalhado das etapas. 4. Estabelecer os custos Definir o quanto será gasto pode ser necessário para que haja a aprovação do projeto. Portanto, sabendo todas as tarefas que devem ser realizadas, os responsáveis por elas e o tempo que será empenhado, o levantamento de custos pode ser feito com eficácia. É preciso buscar o melhor custo-benefício e alternativas que proporcionem gastos reduzidos, porém, quando se trata de projetos emergenciais, os custos tendem a subir pela falta de tempo para planejamento e pesquisa. 5. Gerenciar os recursos humanos Sem as pessoas os projetos não acontecem, afinal, elas estão envolvidas da elaboração à entrega destes. Na hora de selecionar os responsáveis por cada tarefa, é necessário fazer uma análise para que a atividade destinada esteja adequada ao grau de conhecimento de cada um. A equipe precisa trabalhar de forma ética e estar sempre motivada, cabendo ao gestor otimizar os processos de RH e cuidar para que isso aconteça. A baixa ou nenhuma rotatividade de profissionais também influi no resultado final. Quanto menor for essa rotatividade, menor também será o esforço para integrar esse novo membro, repassar as informações e fazer com que ele consiga atingir o mesmo ritmo de trabalho que os demais envolvidos. 6. Trabalhar a comunicação A comunicação é essencial em qualquer trabalho — com o projeto não é diferente. É preciso que todos os envolvidos estejam cientes do que está acontecendo, se os prazos estão sendo cumpridos, se aconteceram mudanças, etc. Ela não deve ser somente eficiente, mas clara e abrangente. Em situações de emergência, a melhor forma de encontrar soluções é em tempo real, reunindo a equipe e fazendo um comunicado boca a boca. Essa forma também pode ser utilizada por diversas vezes durante o decorrer do projeto, mas ter tudo documentado ajudará caso alguma dúvida precise ser esclarecida posteriormente. 7. Não descuidar da qualidade O grau de qualidade exigido dependerá do objetivo de cada projeto. Isso quer dizer que ele deve atender aos objetivos propostos e satisfazer a quem o solicitou. Para conseguir chegar a um grau máximo de qualidade, deve-se planejar como as tarefas serão executadas e qual resultado pretende-se conseguir com elas. Quando o projeto cumpre todos os requisitos que foram propostos e não ocorrem reclamações por parte do cliente, isso quer dizer que a qualidade esperada foi atingida. 8. Acompanhar o desenvolvimento O cronograma e o planejamento são essenciais para que o líder do projeto possa acompanhar tudo o que está sendo feito e se os prazos estão sendo cumpridos. Se houver algum desvio, este deve ser identificado rapidamente para que possa ser corrigido. Apesar de dispor de todo um estudo da viabilidade de execução do planejamento, é bastante comum ocorrerem atrasos quando não há o acompanhamento e, por conta disso, ele deve ser feito de perto e com regularidade. Jamais deixe para verificar o resultado apenas no final do prazo. 9. Identificar os sinais de alerta Os sinais de alerta podem ser os mais variados possíveis, desde uma simples reclamação de um envolvido até os custos. Se um cronograma ou uma tarefa não está sendo executada como previsto, isso já indica que algo não vai bem e que pode atrapalhar o resultado final. Os custos também devem estar sendo monitorados, apesar de haver um percentual limite de tolerância. Ao primeiro desvio, o monitoramento já deve apontar uma forma de fazer essa correção. 10. Conhecer os riscos Um dos itens fundamentais na gestão de projetos é conhecer todos os riscos envolvidos. Da primeira etapa ao planejamento, alguns podem ser levantados, principalmente quando se sabe quais são as partes deficientes. Durante o andamento do projeto, outros podem ser identificados, sendo preciso agir sempre de maneira imediata para conseguir saná-los e evitar que se tornem problemas maiores. Os riscos são os mais variados possíveis e podem envolver recursos financeiros, tempo e até mesmo conflito entre os membros da equipe. Como todos eles podem atrapalhar os projetos, o gestor deverá ficar atento aos sinais de alerta e eliminar esses problemas. Fazer a gestão de projetos exigirá
Como otimizar processos? 8 dicas valiosas
Processos que não passam por otimização são processos que consomem mais insumos do que deveriam e que fornecem resultados abaixo do esperado. Como consequência, a empresa lucra menos, é menos rentável e perde também em competitividade. Muitas vezes, uma pequena melhoria de processo pode gerar resultados altamente relevantes para o negócio – mas, para que isso seja possível, ela deve ser feita da maneira correta. Nesse cenário, a estruturação de otimização é indispensável para que ela ofereça benefícios reais, e algumas dicas são valiosas em todo esse processo. A seguir, você vai conhecer 8 dessas dicas e vai aprender a incorporá-las em seu negócio. Confira! Analise e encontre gargalos produtivos O primeiro passo para otimizar processos é justamente encontrar o que precisa ser melhorado. Diante de relatórios e de dados diversos, é necessário encontrar onde exatamente se localizam os gargalos produtivos do processo em questão. Pode se tratar de um desperdício por excesso de matéria-prima, de um tempo excessivo de produção, ou então da existência de etapas burocráticas que poderiam ser eliminadas. Seja como for, é importante fazer uma análise para identificação preliminar do que precisa ser mudado no processo para que ele se torne melhor. Aposte na automatização e informatização Se o processo ainda não está automatizado e informatizado, essa é uma das maiores e mais importantes otimizações a fazer. Com a integração da tecnologia ao processo, ganha-se em produtividade, assertividade e confiabilidade de informações. Por isso, caso o processo ainda não seja automatizado ou tenha a possibilidade de integrar mais tecnologia, é preciso considerar essa como uma possível solução para melhorar os resultados do negócio. Para isso, entretanto, é exigida uma boa estrutura de TI de modo que o processo possa sofrer a transição adequada. Favoreça a integração de setores Outra forma de otimizar processos é favorecendo a integração de setores. Imagine, por exemplo, um setor produtivo integrado ao setor de estoque e de vendas. De acordo com a demanda e com a previsão de vendas, é possível determinar o momento ideal para que a produção seja feita de modo a não desperdiçar tempo ou insumos diversos – isso é uma otimização de processo baseada na integração de setores. Para que essa integração seja possível é necessário facilitar e estimular a comunicação entre setores, assim como democratizar o acesso à informação. Quanto mais acesso as pessoas tiverem às informações em geral, mais fácil fica realizar a integração. Não modifique muitos parâmetros ao mesmo tempo Uma vez que sejam encontrados os gargalos produtivos é bastante provável que você descubra uma série de fatores que podem ser modificados, melhorados ou eliminados para gerar a mudança do processo. O problema é que se você alterar muitos – ou todos – de uma vez vai ser impossível identificar qual é a contribuição de cada um para o processo. Embora no final o resultado seja de mudança positiva, não será possível repetir com certeza essa alteração. Em vez disso, o melhor a se fazer é modificar um parâmetro ou pequenos conjuntos de parâmetros por vez. Dessa forma, existe maior controle sobre qual é a influência de cada variável no resultado final, o que permite a repetição da ação em otimizações posteriores. Ouse e corra riscos controlados Muitas vezes, otimizar processos também significa ousar. Pode ser realizar um investimento em novo maquinário ou utilizar uma nova matéria-prima; de qualquer forma, muitas vezes a ousadia é necessária. Por isso, quando estiver diante da necessidade de realizar melhorias, é preciso considerar todos os riscos envolvidos. Quais são os possíveis impactos de realizar determinada mudança? O que acontece se a mudança não oferecer o resultado esperado? Como lidar com possíveis imprevistos? Essas são perguntas que devem ser respondidas para que os riscos a se correr sejam controlados e até mesmo benéficos para o processo. Contrate uma consultoria especializada Otimizar processos não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de um processo crítico para o resultado do negócio. Nesse sentido, uma boa prática é a de contratar uma consultoria empresarial especializada no assunto. Com experiência de mercado e um olhar de fora, a consultoria vai encontrar mais facilmente os principais pontos a serem melhorados e vai implantar a metodologia adequada para o negócio e para o mercado. O processo de mudança não se torna apenas mais rápido, como também passa a ser mais seguro e a oferecer resultados mais adequados às expectativas da empresa. Monitore e acompanhe os resultados Independente de a otimização ser feita por uma consultoria ou não, é indispensável que os resultados sejam monitorados e acompanhados. Muitas vezes uma mudança tem tudo para dar certo, mas acaba não funcionando por alguma particularidade – e o inverso também acontece. Nesse sentido, o monitoramento de resultados permite um ajuste fino para que a melhoria forneça ainda mais resultados, e também ajuda a inteligência corporativa. Diante do que deu certo e do que não deu, uma futura otimização tem mais chances de oferecer os resultados pretendidos. Mantenha-se em constante atualização O parâmetro de processo, que hoje pode ser considerado ótimo, pode se tornar obsoleto com uma mudança de mercado ou com um investimento realizado nos ativos da empresa, por exemplo. Do mesmo modo, uma metodologia de otimização pode surgir no mercado e ser mais adequada para o seu negócio. Se a sua empresa não estiver atenta a essas modificações, a melhora do processo passa a ter um prazo de validade mais curto e deixa de oferecer os benefícios desejados. Sendo assim, é necessário que você se mantenha em constante atualização, tanto sobre os resultados do processo como também sobre os métodos de melhoria. Com isso o seu negócio se mantém pronto para oferecer bons resultados em relação aos seus processos. A otimização de processos é necessária e vantajosa para o negócio e começa a partir da identificação de gargalos produtivos. Feito isso, automatizar o processo, variar pequenos conjuntos de parâmetros e monitorar os resultados são algumas das práticas recomendadas. Nesse cenário, inclusive, uma das possibilidades inclui contratar uma consultoria especializada no assunto de modo a tornar o processo mais simples e mais assertivo. Com essas dicas, portanto,
Saiba como identificar gargalos na produção
A produtividade de uma empresa é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Contudo, o grande desafio das organizações é aumentar a escala de produção através de custos cada vez menores. Diante dessa necessidade, diversos empreendedores estão aderindo a estratégias que otimizem a produtividade de sua equipe, além de identificar os possíveis entraves responsáveis pelos gargalos na produção. Os gargalos são definidos como qualquer obstáculo que esteja presente dentro de um sistema industrial, sendo capaz de restringir o desempenho e limitar a capacidade de produção final. Em suma, os gargalos podem existir em qualquer etapa de produção, como compra de matéria-prima, estocagem, embalagem, controle de qualidade, manufatura, vendas, entre outros setores. Gargalos podem se tornar grandes problemas, já que todas as etapas estão interligadas e podem ser prejudicadas com os atrasos de outras. Por isso, confira quais são os impactos negativos do gargalo na produção e como podem ser identificados e resolvidos para que o problema não volte. Confira! Quais são os impactos negativos? Qualquer empresa sabe que atrasos podem causar prejuízos financeiros, sendo capazes de comprometer uma linha de produção inteira. Além de gerar custos desnecessários, os gargalos podem afetar o tempo para execução das tarefas e atrasar a própria receita da empresa. Vale lembrar ainda que, quando os setores entregam sua demanda com atraso – já que não conseguem produzir na mesma velocidade – a empresa precisa arcar com todo desperdício de recursos e, posteriormente, com os aumentos dos custos. Por outro lado, não são apenas os desperdícios financeiros que são obtidos por meio do gargalo, além deles também ocorre o mau uso de recursos físicos, humanos e tecnológicos, gerando custos fixos a cada linha de produção. Com isso, em qualquer etapa que se instalar o gargalo, a empresa sofrerá com perdas de recursos, porém, se o problema surgir logo no início da produção, todas as outras etapas serão afetadas. Em contrapartida, quando o gargalo ocorre já no final da produção, a geração da receita e o consumidor poderão ser afetados. Além dessas desvantagens rentáveis, os gargalos podem ser grandes entraves, principalmente em momentos de instabilidade do mercado. Diante de empresas cada vez mais competitivas e seletivas, cabe aos gestores evitarem possíveis falhas em sua linha de produção. Para as empresas é importante considerar que os atrasos e a falta de atendimento ao consumidor final são graves prejuízos para os lucros de uma empresa, que não conseguirá cumprir seu acordo e prazo estabelecido. Como identificar o gargalo na produção? Identificar quais são as falhas que estão presentes no sistema produtivo é o primeiro passo para encontrar uma solução que reverta os prejuízos já causados e aqueles que ainda virão. No entanto, o grande desafio é encontrar as melhores estratégias que possibilitem eliminar estes obstáculos e equilibrar todas as etapas produtivas. Por essa razão, selecionamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo. Faça uma avaliação dos processos da empresa Você não pode simplesmente pegar um atalho para encontrar onde está a raiz do problema. Pelo contrário, para identificar onde está o gargalo é necessário mapear e avaliar todos os processos realizados dentro de uma empresa, assim como seu desempenho atual. Como mencionamos, os gargalos são entraves que dificultam ou impedem a execução de tarefas, por isso, precisam ser identificados com urgência para que os impactos negativos sejam eliminados. Liste todos os problemas e suas origens Não basta apenas identificar os problemas e apontar as soluções cabíveis no momento, o mais importante é listar todos os problemas críticos e como eles afetam sua linha de produção. Claramente, uma única pessoa não poderá identificar essas falhas, será necessário contar com a participação de todos os envolvidos nos processos e através de reuniões, pontuar todas as falhas existentes. Somente dessa maneira, nenhum tipo de gargalo passará despercebido. Monte um plano de ação Com todos os problemas listados, ficará mais fácil encontrar as soluções necessárias. Não se esqueça de montar um plano de ação que seja funcional para cada gargalo apresentado e analisar como as outras etapas serão atingidas com essas mudanças. Como cada etapa de produção está integrada a outra e nenhuma poderá funcionar de forma isolada, é importante pensar sempre em conjunto diante das ações propostas. Como solucionar o gargalo e evitar que ocorra novamente? Solucionar um ou mais problemas em uma empresa é de extrema importância para manter o sucesso ou estabilidade dos negócios. Como pode perceber, é fácil o surgimento de gargalos em qualquer linha de produção, porém, identificá-lo e eliminá-lo não é um processo tão simples, que pode ser executado em questão de horas ou dias. Por essa razão, eliminar estes obstáculos ainda é a melhor alternativa para evitar seu retorno. E, por serem variados, podem estar relacionados a diversos fatores, como os operacionais, humanos, externos, instalações e processos. Cada área dessas tem um papel fundamental no desenvolvimento de um produto ou serviço, contudo, são alvos fáceis para os gargalos na produção. Os fatores operacionais, por exemplo, podem ser operadas por máquinas avariadas e ferramentas ultrapassadas que necessitam de mudanças ou ajustes. Em contrapartida, os colaboradores podem trabalhar sem especialização ou desmotivados, resultando em atrasos e refações desnecessárias. Além desses fatores, a produção pode ser comprometida por meio de influências internas, envolvendo ações sindicais, novas regulamentações do governo e conflitos entre fornecedores. Existem vários fatores que contribuem para o surgimento de um gargalo, já que uma simples peça pode prejudicar uma produção completa. A partir deste ponto de vista é correto afirmar que, assim como existem diferentes gargalos, também existem diferentes soluções, pois cada uma pode envolver aspectos produtivos, de infraestrutura ou gerenciamento de processo. Cabe aos gestores e responsáveis por cada departamento, implantar um sistema de gerenciamento mais assertivo ou investimentos que ofereçam melhores resultados. Ao automatizar os processos, por exemplo, a empresa também poderá diminuir esses entraves, apesar de ser um investimento que exige gastos financeiros. Contudo, com a automatização de tarefas, independentemente da área de atuação, os processos ganham mais velocidade, poder de comunicação e articulação. Além da automação, empresas também podem recorrer a consultorias especialistas, a fim de encontrar as medidas certas para solucionar os problemas