Melhoria contínua e gestão da rotina – entenda a diferença
Em nossos projetos de consultoria em operações, sejam eles em qualquer tipo de empresa, nos defrontamos com essa pequena confusão que pode acabar atrapalhando a velocidade dos resultados desejados. O que muitos chamam de “Melhoria Contínua”, na verdade pode ser apenas a execução de tarefas rotineiras que sustentam a operação daquele negócio. A Melhoria Contínua pode e deve estar dentro da Gestão da Rotina de qualquer departamento. Contudo, nem sempre ela está. Tudo depende de como você executa esta rotina. Na Gestão de Operações de Excelência, ambas as práticas são fundamentais para se obter resultados sustentáveis. Para isso, é necessário entender o que é e como funciona cada uma delas, pois elas andam de mãos dadas e uma depende da outra – elas formam o grande ciclo da Gestão de Operações. Como o próprio nome diz, a Melhoria Contínua é a prática de estar sempre melhorando algo que já foi melhorado, mas que pode ser ainda melhor, rumo à perfeição, em ciclos sucessivos e contínuos. Nós, amantes e praticantes da Filosofia Lean, adotamos o nome Kaizen para essa prática que significa “mudança boa”, “mudar para melhor”. No entanto, cada melhoria pode ser implementada basicamente de 2 formas diferentes: através de uma ação pontual e direta ou através de um projeto de melhoria. Uma ação pontual é o famoso “vá e faça” – não depende de projeto para pensar a melhor maneira de fazer isso. Geralmente as ações pontuais são disparadas em reuniões de apresentação de resultado, reuniões SCRUM, reuniões de começo de turno, etc. Para que seja executada, você só precisa saber quem deve fazer o que e até quando. Um exemplo disso seria a execução de uma tarefa do tipo: “alterar um campo de uma tela no sistema” ou “implementar rotina de reuniões do Comercial com a Operação uma vez por semana”. Um Projeto de Melhoria surge da necessidade de resolver algum problema que conhecemos bem, cuja solução não sabemos ao certo como será. Um Projeto de Melhoria exige coleta de dados, análises, simulações, cronogramas, plano de implementação, equipe alinhada, etc. Em outras palavras, não é algo simples cuja resolução dependa apenas de uma ordem de um superior para um subordinado. Para a execução eficaz de um verdadeiro projeto de Melhoria, você provavelmente vai utilizar ferramentas que tenham o PDCA (Plan – Do – Check – Act) como base para o raciocínio lógico da melhoria, sejam em um fluxo de fabricação, de prestação de serviço ou do back office da empresa. Em ambos os casos citados, ação pontual e projeto de melhoria, existe um início, um meio e um fim, ou seja, é uma coisa que começa mas que tem previsão para finalizar. Como diz a própria definição de Projeto pelo PMBOK: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.” Por outro lado, a Gestão da Rotina, ou o termo “operações” que o PMBOK utilizou na definição acima, é composta por ações repetitivas e contínuas que sustentam as operações da empresa ou de um determinado departamento. Em outras palavras, é tudo o que você faz todos os dias para que o produto seja entregue, para que o serviço seja prestado, para que o setor de faturamento fature, para que o Comercial Venda, para que o setor de Compras compre, etc. Ações rotineiras não são ações de melhoria. Ações e projetos de melhoria surgem para aumentar a eficiência de uma rotina. Por isso a importância das reuniões de apresentação de resultados, de prestação de contas e reuniões SCRUM: é o momento de parar, analisar os resultados, verificar o curso “do navio” em direção ao “norte desejado” e se perguntar: “Temos alguma necessidade de melhorar algo que não está bom?”, “Quem vai fazer o que e até quando para corrigir esta distorção?”, “Qual será o projeto de melhoria que temos que abrir para se atingir o resultado desejado?”. Embora sejam coisas diferentes, Melhoria Contínua e Gestão da Rotina devem “caminhar” juntas, pois uma dispara a outra e são totalmente complementares. Enquanto uma aumenta a eficiência para se atingir um novo patamar (Melhoria Contínua), a outra garante que o novo patamar seja cumprido de forma padronizada, evitando o retrocesso (Gestão da Rotina).14 Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos
Usar o Trello não é fazer SCRUM
Na gestão empresarial, é cada vez mais comum o uso de ferramentas que auxiliam no dia-a-dia dos gestores e suas equipes. Tais ferramentas podem ser físicas, como, por exemplo, a Gestão Visual na parede, ou virtuais, como a grande variedade de aplicativos que temos à disposição atualmente, muitos deles gratuitos. Um dos aplicativos de gestão de tarefas e de projetos mais famosos e badalados atualmente é o Trello. Provavelmente você já o está usando, ou é cobrado por alguém que usa, ou no mínimo, ouviu falar dele. Indiscutivelmente, o Trello é um aplicativo didático, prático, inteligente e que facilita a comunicação dentro de muitas equipes pelo mundo. Ao longo do tempo, ele recebeu muitas melhorias e upgrades que o tornaram cada vez mais flexível para fazer várias coisas, além de simplesmente gerir tarefas. Conforme comecei a participar de projetos que eram controlados por aplicativos como o Trello, notei uma coisa interessante e, ao mesmo tempo, crítica: na maioria dos casos, as pessoas começaram a se apegar cada vez mais à ferramenta (o aplicativo) e cada vez menos aos princípios que regem uma boa gestão de projetos e de tarefas para equipes. O que evidencia isso são fatos como: tela principal do aplicativo completamente poluída de cartões desorganizados, acúmulo de tarefas atrasadas, queda do número de pessoas que realmente utilizam o aplicativo, e, na minha opinião o mais grave de todos os erros em uma gestão de equipes: não reunir a equipe frequentemente para atualização de status, remoção de obstáculos e programação dos próximos passos. Este último erro ocorre pelo simples fato de achar que “se as informações estão na nuvem e cada um tem o seu usuário para editar e visualizar, não precisamos reunir, basta olhar no celular/computador e disparar o que for necessário”. Digamos que esta é a grande ilusão na qual os aplicativos podem nos prender, se não percebermos isso a tempo. O Trello é um ponto de destaque aqui por dois motivos: sua grande popularidade e sua semelhança com a Gestão Visual do quadro SCRUM. Inevitavelmente muitas equipes acabam entendendo que, o fato de usar o Trello significa que estão fazendo uma espécie de “SCRUM virtual”. Até aí, não encontramos nenhum problema. A questão central é: os princípios que dão base à metodologia SCRUM estão sendo utilizados ou acabaram sendo negligenciados pela ferramenta virtual? Não podemos nos esquecer de que a gestão visual do quadro SCRUM (ou quadro Kanban como alguns gostam de chamar) é apenas uma ferramenta de visualização de toda a lógica SCRUM. O segredo do sucesso em aplicar SCRUM não é o fato de ter o quadro, de ter os post its, de usar o aplicativo que traz a versão digital, etc. O segredo do sucesso das metodologias ágeis de gestão está em princípios simples que formam a sua “espinha dorsal”, tais como: Reuniões frequentes e objetivas dos membros da equipe (reunião de SPRINT). O avanço contínuo e unificado da equipe, de forma que os membros estão sempre alinhados do que está acontecendo (daí vem o nome SCRUM, do rugby). As validações frequentes com o cliente daquele projeto (Product Owner) para receber feedbacks rápidos e realizar correções rápidas. As reuniões diárias (Daily SCRUM) para que o líder da equipe (SCRUM Master) possa medir o progresso, remover obstáculos e programar próximos passos. Se você notar que todas as sua tarefas, sejam elas de um projeto específico ou ações pontuais, estão sendo gerenciadas por um aplicativo e, no entanto, os princípios acima não estão sendo praticados, podemos chegar a 2 conclusões: você não está praticando SCRUM e ao longo do tempo, aumentarão as chances de você não utilizar mais o aplicativo, pois o projeto vai se tornar moroso, atrasado e cada vez mais sem sentido. É possível, conciliar as 2 coisas? Claro que sim. Afinal, as ferramentas digitais vieram para nos ajudar tanto em velocidade quanto em escalabilidade e remoção de distâncias geográficas, ainda mais em tempos de Home Office. Basta que tal ferramenta digital seja utilizada como aliada aos princípios, e não os tente substituir e nem os negligencie. Muitas pessoas me perguntam: mas o que é melhor? Gestão Visual física ou digital? Post it na parede ou aplicativo? Nesse momento, a resposta padrão de engenheiro vem à tona: “Depende”. Gosto sempre de destacar as vantagens e desvantagens de cada opção e você vai definir o que for melhor para o desempenho da sua equipe. A Gestão Visual digital nos ajuda infinitamente no gerenciamento de equipes cujos membros estão separados fisicamente, como por exemplo, em unidades diferentes, em países diferentes, em situações de Home office, etc. Além disso, é mais fácil e rápido compilar métricas de desempenho e salvar históricos. A Gestão Visual física, o famoso quadro na parede, o uso de post its, os Totens no chão-de-fábrica, são imbatíveis em 1 ponto: eles incomodam, eles chamam a atenção, eles expõem os resultados para todos e dão um “sinal de alerta” rápido quando algo está errado ou precisa ser verificado imediatamente. A Gestão Visual física também estimula mais o encontro dos membros da equipe ao redor dela, pois ela está ali, “na cara” de todos, facilitando reuniões rápidas, com os participantes de pé e não sendo distraídos por outros aplicativos que nos chamam o tempo todo no computador e no celular. Neste ponto, a Gestão Visual digital perde para a física, pois tudo o que está “na nuvem”, no final das contas, está “escondido” no computador e no celular e só é exibido quando alguém faz login no aplicativo. Resumidamente, o sucesso na gestão de projetos, de tarefas e de equipes vem da conciliação de tecnologia com princípios universais e atemporais. Se soubermos usar os aplicativos a nosso favor, sem negligenciar tais princípios, temos tudo para atingir resultados excepcionais. Caso você se interesse por temas relacionados a este conteúdo, confira o curso especial que eu estruturei pra você, no link abaixo: Os 8 passos para a Hiperprodutividade https://go.hotmart.com/M37313245X Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos.
Como a Lure ajudou o Grupo Lírios a aumentar a produtividade e a qualidade?
Trabalhar com consultoria é um grande desafio. Uma das partes mais desafiadoras é lidar com empresas de segmentos diversos e ter sempre que aprender um pouco mais sobre cada um deles. Isso acaba se tornando também um fator extremamente positivo, já que conhecimento nunca é demais e, algumas vezes, conseguimos identificar soluções iguais para negócios totalmente diferentes. Na minha atuação como sócio-diretor da área de Processos da Lure, estou em contato direto com as empresas que nos contratam e vejo no dia-a-dia a importância de usarmos uma metodologia confiável para guiar nosso trabalho. Na Lure utilizamos a metodologia DMAIC, advinda do Six Sigma, composta por cinco passos básicos que nos ajudam a definir como atuar em cada cliente. Os passos são: Definir; Medir; Analisar; Implementar; Controlar. Para exemplificar melhor essa metodologia, vou falar um pouco sobre um dos cases do Grupo Lírios, empresa do segmento imobiliário situada em Anápolis (GO), com mais de 100 colaboradores e que entrou em contato com a Lure diante de um problema central: elevado tempo entre a identificação de uma necessidade de um serviço terceirizado e o início deste serviço (47 dias em média). No meio deste grande fluxo, o setor jurídico, responsável pela análise contratual dos prestadores de serviço, não conseguia otimizar seu tempo para realizar tudo o que deveria ser feito, pois gastava muito tempo com outras atividades que não agregavam valor ao serviço, como por exemplo, correr atrás de assinaturas, gerenciar tais contratos, dentre outras. Seguindo a metodologia DMAIC, o primeiro passo foi definir nossa forma de atuação na empresa, desenhar o cronograma de trabalho e demais pontos. Depois disso, conseguimos medir melhor o problema e entender como funcionava de fato o fluxo de contratos. Com isso feito, começamos a analisar esse fluxo, identificar os gaps, os processos que desperdiçavam tempo e quais os principais pontos de atenção. Tendo toda essa base pronta, partimos para as mudanças, etapa em que pudemos implementar as melhorias definidas anteriormente e verificar os resultados obtidos a partir delas. Para fechar o ciclo, definimos as formas de controlar o trabalho realizado e monitorar os processos. Com todos os passos seguidos, alcançamos os seguintes resultados com o Grupo Lírios: Foram eliminados 7 processos do fluxo dos contratos de prestadores de serviços; Reduzimos o tempo de avaliação contratual em 20 dias, passando de 47 para 27 dias; Diminuímos o tempo final, mas aumentamos a qualidade de cada etapa. Assim, o departamento jurídico consegue analisar melhor cada contrato e dedicar mais tempo em atividades que realmente geram valor para a empresa; A qualidade da gestão foi melhorada, reduzindo riscos para o Grupo Lírios. Ao resolver o problema inicial, conseguimos também ajudar na redução de risco, já que a área jurídica, tão importante para a empresa, terá mais autonomia para ajudar na tomada de decisões da diretoria. Tudo isso só foi possível com o esforço da equipe de consultoria da Lure e o comprometimento da equipe do Grupo Lírios em contribuir com o projeto, estando abertos para a mudança. Esse trabalho a quatro mãos é essencial para que a consultoria seja realizada com êxito. Compartilhar um case como esse é uma honra e reforça a importância do trabalho que fazemos em nossos clientes. Autor: Rafael Saia, Sócio-Diretor da área de Processos.
Torne sua empresa competitiva e ganhe mais com isso!
Em tempos de crise e concorrência excessiva no mercado atual, a busca pela melhorias de produtividade é necessária por questões de sobrevivência. Segundo a revista IstoÉ Dinheiro (29/03/19), o Brasil ocupa a 71º posição no ranking global de competitividade do Fórum Econômico Mundial, dentre 140 países. Esse índice indica a existência de um potencial pouco explorado e espaço para evolução da gestão. Com a tecnologia foram criadas melhores formas de produção, com o objetivo de reduzir custos, aumentar qualidade, aumentar vendas e ter melhores resultados lucrativos. Um exemplo é a Toyota, imersa em um país totalmente destruído pela segunda guerra mundial, que desenvolveu, na década de 50, o Sistema Toyota de Produção, mais conhecido como Toyotismo, em que os principais conceitos eram reduzir ou eliminar desperdícios em toda a cadeia produtiva. Tudo no seu tempo. O Toyotismo também incorpora o conceito de Just in Time, ou “no tempo justo”. Ou seja, a produção é feita no tempo certo, tendo uma qualidade assegurada e garantindo somente a quantidade exata para atender à demanda de mercado. Um dos pilares para a implementação do Just in Time nas empresas é o Fluxo Contínuo, uma forma de fazer as coisas fluírem por meio de processos definidos, redução de etapas desnecessárias e aumento da produtividade. Basicamente, esse processo tem como objetivo reduzir tempos de paradas e reinícios de produção, o que aumenta a produtividade da linha de fabricação. Outro ponto que faz parte do Fluxo Contínuo é o Balanceamento, que consiste em analisar os tempos e cargas de trabalho em cada etapa do processo de produção para verificar se a linha não está causando estoques desnecessários ou sobrecarregando determinadas etapas. Alguns resultados esperados após implementação correta do Fluxo Contínuo na produção são: Redução dos estoques (matéria prima, em processo, produto acabado), com diminuição da imobilização financeira e melhoria do fluxo de caixa; Mitigação de desperdícios da cadeia produtiva; Aumento da produtividade por colaborador presente na cadeia produtiva; Melhor organização da indústria em termos de layout para produção; Melhoria da qualidade dos produtos com menor índice de retrabalho. E na prática, como isso funciona? Quando vamos fazer a consultoria em alguma empresa, analisamos o problema e entendemos qual o melhor caminho a seguir. Um dos cases em que usamos o conceito do Fluxo Contínuo é o da Pack Bag (produtora de Big Bags), em que conseguimos um aumento de 14,2% na produtividade. A partir desse resultado, conseguimos impactar também no aumento do faturamento da empresa. A abertura das empresas para a implementação de um processo tão intenso é importante. Na maioria dos casos será importante uma mudança de cultura nas áreas de produção e gestão, e todos os colaboradores devem estar cientes, envolvidos e aptos para iniciar a mudança. Nessa etapa, a transparência é o ponto principal. O envolvimento de todas as pessoas da empresa é um dos fatores que vai determinar ou não o sucesso da mudança. Implementar processos como o Fluxo Contínuo é simples, porém não é fácil. Mas é uma mudança significativa que fará com que a sua empresa alcance a competitividade necessária para sobreviver em um mercado tão concorrido. Autor: Carlos Arthur, Consultor de Processos
Automatizando princípios para ser mais produtivo
A Indústria 4.0 vem trazendo muitas novidades no mercado e a tecnologia é grande aliada nessas mudanças. O grande volume de informação e ferramentas têm auxiliado inúmeras empresas a crescerem e se desenvolverem como nunca. Mas, junto a essas mudanças, alguns problemas têm surgido, como a queda de produtividade das equipes devido ao uso ineficiente das ferramentas tecnológicas. Outra coisa que tem se tornado bastante comum é o volume de informações confusas e desorganizadas, em consequência da automatização precoce, sem um planejamento. Portanto, antes de utilizar a tecnologia ao seu favor, é importante analisar os processos da sua empresa buscando deixá-los eficientes. Filosofia Lean vs Indústria 4.0 Estes são dois conceitos diferentes, mas que podem se complementar muito bem. Primeiramente, é importante entender cada um deles: Filosofia Lean: tem como base identificar aquilo que o cliente valoriza no seu produto e/ou serviço, mapear o fluxo de processos que constrói esse valor (fluxo de valor), e identificar e eliminar desperdícios de recursos ao longo desse fluxo. Como resultado desses princípios, obtém-se um aumento de produtividade e uma entrega rápida de valor para o mercado. Indústria 4.0: se refere à quarta revolução industrial. É uma expressão que integra tecnologias e dados para automação dos processos operacionais das empresas. Para isso, são utilizadas ferramentas como Internet das Coisas, Computação em Nuvem, Big Data Analytics, Business Inteligence (BI), Impressão 3D, entre outras. Ou seja, enquanto a Filosofia Lean otimiza os recursos do fluxo de valor, deixando-o mais eficiente e eficaz, a Indústria 4.0 acelera os processos desse fluxo de valor. Portanto, é primordial que as empresas otimizem seus fluxos antes de acelerá-los, pois, caso contrário, estarão acelerando um fluxo ineficiente e ineficaz. Para compreender melhor, vou dar um exemplo prático: imagine uma indústria que produz 30% de peças ruins e decide automatizar sua linha de produção. Ela estará apenas aumentando o volume de peças como um todo, inclusive as defeituosas, e o percentual continuará o mesmo. O ideal é, antes de tudo, identificar e reduzir esse desperdício de 30% para iniciar o processo de automatização da linha. Outra aplicação da filosofia Lean antes da Indústria 4.0 acontece quando trabalhamos com indicadores. Para utilizá-los de modo oportuno, é preciso, através do Lean, definir os indicadores-chave para monitorar o desempenho da empresa, para depois automatizá-los com o BI. Do contrário, o BI estará apenas gerando números que não serão utilizados para monitorar o desempenho da empresa. Resumindo, ser mais automatizado nem sempre quer dizer melhores resultados. Fazer o uso inteligente das ferramentas da Indústria 4.0, sendo guiadas pelos princípios da Filosofia Lean, é o caminho ideal a se seguir para quem busca melhorar os resultados de sua empresa. Autor: Bruno Vaz, Consultor de Processos
A metodologia Lean Six Sigma e o aumento da produtividade na minha empresa
Reduzir desperdícios vai além de diminuir custos, mas também é entender quais atividades não dão retorno efetivo para a empresa. A metodologia Lean Six Sigma existe justamente para entender e melhorar estes gargalos, fazendo com que a entrega da sua empresa seja cada vez mais efetiva. Quais metodologias você aplica no seu dia a dia na empresa onde trabalha? Você, ou algum gestor, se preocupa em estudar novas formas de fazer o que é rotina, propondo melhoras para os processos e atividades? Uma forma de começar essas mudanças é a implementação de algumas metodologias, como o Lean Six Sigma. O Lean Six Sigma é a junção de duas metodologias, que basicamente podem ser definidas como: • Six Sigma: uma forma estratégica de gerenciar e aumentar a performance e qualidade das empresas; • Lean Manufacturing: iniciativa que busca eliminar desperdícios. A partir destas duas metodologias foi criada o Lean Six Sigma. Uma estratégia abrangente, com ampla aplicabilidade e que tem como objetivo final aumentar a lucratividade da empresa e a satisfação dos clientes. Reduzir desperdícios para aumentar a produtividade, o lucro e a satisfação Essa é a conta básica do Lean Six Sigma. Primeiro é preciso entender quais processos, atividades e custos não são realmente necessários pra a empresa. A partir disso, pode-se reduzir os desperdícios de tempo e dinheiro. Com essa redução sendo feita é hora de partir para o aumento da produtividade. Criando processos mais objetivos, com resultados e próximos passos claros, sua empresa consegue entender onde melhorar a entrega do produto/serviço final. A implementação do Lean Six Sigma deve ser feita mediante certificação e treinamento, principalmente para os cargos mais altos de gestão, que são responsáveis por partes importantes dos processos. Os cintos que compõem o Lean Six Sigma Junto à metodologia Lean Six Sigma é necessário entender o conceito e as classificações dos “Belts”, que são as pessoas responsáveis por pensar e aplicar a metodologia na empresa. Atualmente as classificações mais comuns são: • Yellow Belt: profissionais que executam projetos de baixa complexidade. Projetos mais independentes, que não interagem com outras áreas e processos. Normalmente são projetos de rápida implementação, de 2 meses em média; • Green Belt: nesta classificação são realizados projetos de média complexidade. Esses profissionais são acompanhados de perto pelos Black Belts e são necessários conhecimentos básicos sobre Six Sigma para conseguir esta certificação; • Black Belt: estes profissionais analisam processos e conduzem equipes. Devem ser capazes de identificar melhorias e promover os recursos para que elas aconteçam. Eles também são responsáveis por orientar a empresa nas dúvidas sobre a metodologia. • Master Black Belt: para conseguir esta certificação o profissional deve passar por um profundo treinamento e entender tudo sobre ferramentas estatísticas e de melhoria de processos. Eles se diferenciam dos Black Belts pela experiência e sucesso acumulados, atuando também como consultores junto ao conselho administrativo da empresa. Como podemos perceber, a metodologia Lean Six Sigma não será aplicada apenas pelos diretores da empresa, ou somente pelos funcionários. Toda a equipe deve participar, atuando de acordo com sua certificação e conhecimentos. Quer entender melhor como reduzir os custos da sua empresa, aumentar a lucratividade e a satisfação dos seus clientes? Entre em contato e marque uma reunião com a gente.
Metodologia OKR: gerencie as metas do seu time
Você sabe onde quer chegar com seu trabalho? Quais resultados quer alcançar e como fazer para chegar até eles? Se a resposta foi “não” para, pelo menos, uma dessas perguntas, a Metodologia OKR pode ajudar. Saber onde e como chegar com a sua empresa é algo que motiva. Faz com que o caminho para os objetivos seja mais claro e ajuda a definir passos futuros. Uma das formas de fazer isso é com a Metodologia OKR (Objectives and Key Results), por meio dela você consegue definir metas e formas de chegar até elas. Simples e aplicável a qualquer empresa! Definir metas por meio de OKRs é algo válido para empresas pequenas, médias e grandes e de qualquer segmento. A metodologia é ampla e deve fazer parte da cultura da empresa. Ou seja, deve ser algo seguido por todos os funcionários, do CEO ao estagiário. Para aplicar os OKRs, é importante entender a diferença entre os “Objetivos” e os “Key Results”: • Objetivos: descrições memoráveis do que deve ser alcançado. Deve ser usado para motivar a equipe, por isso devem ser curtos e envolventes; • Key Results: conjunto de métricas. Vão medir o progresso, por isso devem ser quantitativos e mensuráveis. Com essa diferença em mente, podemos passar para outros pontos cruciais na definição de OKRs: • As metas devem ter um prazo definido e curto. A prática mais comum entre as empresas é que elas sejam trimestrais, assim é possível se adaptar às mudanças; • Como dito antes, todos na empresa devem ter OKRs. Além disso, todos devem ter acesso aos OKRs dos colegas. Assim, as equipes ficam alinhadas e entendem a importância das suas metas e como influenciam nas metas de outra área; • Como os OKRs serão curtos, eles devem ser simples. Não fáceis de serem realizados, mas simples de serem compreendidos; • É comum que seja seguida a seguinte proporção para a criação dos OKRs: 40% definidos pelos diretores e líderes (macro) e 60% definidos pelos funcionários e liderados (micro); • As metas devem ser desafiadoras, uma empresa não cresce se bater apenas as metas que seriam batidas sem esforço. Quando os OKRs são aplicados e é criada uma rotina para a definição deles, se tornam cada vez mais importantes para alcançar os resultados. Acompanhar para garantir resultados! Se você obteve sucesso em definir os OKRs com sua equipe, não pode deixar que isso se perca. Acompanhar os resultados e intervir, caso eles não estejam sendo alcançados, faz parte do seu papel de líder. Uma das formas de acompanhar os OKRs é realizar check-ins semanais. Uma reunião rápida que vai servir para verificar o atingimento de cada meta, o que falta para isso e quais são os próximos passos. Essa reunião deve ser rápida, não passando de 1h. Outra sugestão é fazer ela em pé, para que todos não estejam 100% confortáveis em enrolar mais do que o necessário para finalizar a reunião. Como dito anteriormente, a metodologia de OKRs funciona para qualquer empresa. O que vai garantir a efetividade dela na sua, é a forma como será aplicada e, principalmente, como se tornará parte da cultura da empresa. Caso você precise de ajuda para incluir essa metodologia na sua empresa, conte com a gente!
A importância de mapear e melhorar os processos na sua empresa
Ter processos definidos é algo que faz toda a diferença no dia a dia, em qualquer empresa. Onde você trabalha, a sua rotina é definida a partir de algum processo? E essa rotina, é compartilhada com outras pessoas da sua equipe? A resposta dessas perguntas pode impactar resultados do seu trabalho e da sua empresa. Um processo bem definido e compartilhado entre todos os funcionários, faz com que as engrenagens da empresa rodem da maneira mais fluida possível, reduzindo desperdícios e custos. Por outro lado, definir e colocar processos em prática não é tarefa muito fácil, mas extremamente necessária para que você identifique quais atividades devem ser repensadas ou melhoradas. Antes de mostrarmos técnicas para esse trabalho, é importante responder a uma pergunta: O que é processo? Processo é o conjunto de ações, realizadas de forma contínua e prolongada, que transforma uma entrada (in put) em uma saída (out put). Dentro de uma empresa, o processo macro de fabricação de um produto pode ser explicado pelas seguintes etapas: 1. Entrada da matéria-prima (insumos, ideias, demandas, etc); 2. O processamento ou transformação desta matéria-prima; 3. E a saída como um produto ou serviço pronto. Dentro de cada uma destas etapas, várias atividades acontecem e, muitas vezes, realizadas por mais de uma pessoa na empresa. Por isso, ter processos definidos é tão importante. Minimiza erros e padroniza as ações recorrentes. Com a definição destes processos, sua equipe pode ser mais independente. Assim a empresa vai continuar “rodando”, mesmo se o gestor ou alguma pessoa específica precisar se ausentar. Quando isso acontece, significa que a sua equipe ficou no “piloto automático” para algumas ações e tarefas. É neste momento que os gestores realmente fazem o papel de gestores, e param de “apagar incêndios” o tempo todo na operação. A partir de então, o tempo para a execução de tarefas cotidianas e as chances de erros serão reduzidos. Definindo e melhorando processos Para definir qualquer processo é necessário descrevê-lo da forma mais detalhada possível. Com o processo definido, você consegue identificar as atividades que limitam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe. Identificando estes gargalos, é possível trabalhar para que eles sejam resolvidos. Simplifique: essa á a palavra de ordem para otimizar processos. Simplificar as ações faz com que elas fiquem acessíveis para quem tem muito tempo de casa, ou para quem acabou de começar o trabalho na empresa. Quando algum processo está definido, os custos para a realização daquela atividade ficam reduzidos. Outra vantagem de definir processos, é dar mais liberdade para a equipe tomar decisões simples, priorizando o tempo para as atividades mais importantes. Reavalie, sempre! Qualquer empresa está em constante mudança, sejam por novos produtos que aparecem no mercado, ou por novos conhecimentos que os profissionais conseguem implementar no trabalho. Com os processos, não pode ser diferente. Reavaliar sua eficácia, mudar o que for necessário e implementar novas atividades é algo que deve ser constante. Só assim você vai garantir que a produtividade do trabalho realizado na sua empresa está ideal. Cuidado! Automatizar processos não significa melhorar processos Um erro bastante comum encontrado no mercado atualmente é a crença de que automatizar processos, através de softwares, vai automaticamente melhorar os processos. Se algum processo da sua empresa não está eficiente, automatizá-lo significa automatizar uma ineficiência e nada vai mudar., talvez até piore, pois as informações ficam “escondidas” em um fluxo burocrático e despadronizado. A sequência correta para melhorar processos é: mapear –> analisar –> enxugar desperdícios –> padronizar –> automatizar. A automatização só faz sentido quando o processo já está enxuto e padronizado. Assim a produtividade vai dar saltos significativos. Quer entender mais de como a definição de processos é importante para sua empresa? Entre em contato com a gente que podemos te ajudar.
Otimize seus processos com a Metodologia Scrum
Você é um empreendedor e acha que, às vezes, os projetos da sua empresa saem um pouco do controle? A necessidade de passar noites em claro para entregar um projeto é constante? Então, é hora de rever isso com a Metodologia Scrum. Gerir projetos que envolvam diversas áreas e pessoas, não é trabalho fácil. Principalmente por que os imprevistos acontecem e, nem sempre, eles são comunicados com toda a equipe. O sonho de qualquer gestor de projetos é conseguir alcançar bons resultados, dentro do tempo e custos previstos. Mas como fazer isso? Metodologias de gestão de projetos são feitas para ajudar com isso e hoje a nossa dica é a Metodologia Scrum. Por meio dela, o projeto é dividido em ciclos de atividades, reuniões e mudanças. Acompanhar, para não perder o controle Um dos pontos principais do Srcum é o acompanhamento constante. A frequência de reuniões é muito importante. Por meio delas a equipe consegue falar o que está fazendo, o que está travado e, a partir disso, chegar em formas de melhorar o processo e torná-lo mais ágil. Essas reuniões também são importantes para apontar as mudanças necessárias no projeto e nas atividades. A proposta do Scrum, com este acompanhamento constante, é que a equipe inteira fique ciente do que está acontecendo. Toda a equipe deve entender as atividades que estão sendo realizadas naquele momento e as atividades que serão feitas em seguida. Além deste acompanhamento, as equipes devem mostrar o andamento das suas atividades de forma visual. Essa é uma parte essencial para um projeto que usa a Metodologia Scrum. Se consegue ver, consegue entender O perigo de ter reuniões constantes é passar o dia fazendo reunião. Por isso, o Scrum precisa que o acompanhamento dos projetos seja o mais visual possível. Um painel, onde todas possam ver, é uma forma bem direta de fazer isso. Nesse painel, é importante ter todas as atividades e o status de cada uma. Assim, cada pessoa consegue ver o andamento delas, sem a necessidade de perder tempo comentando sobre isso. Essa organização visual é importante para que você aprenda a priorizar as demandas. Já que, ao bater o olho, verá o que está atrasado e o que é mais urgente. Com isso também é mais fácil entender se muitas atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo e colocar uma coisa de cada vez. O Scrum é uma ótima forma de gerenciar processos, principalmente quando existem várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Além da Metodologia Scrum, outros métodos e técnicas também ajudam nessa gestão. Comenta aqui, qual você conhece e indica?
7 motivos para sua empresa aderir à Produção Enxuta!
Gestores de empresas de qualquer ramo buscam sempre encontrar soluções que ajudem a otimizar suas operações, reduzir os custos e aprimorar os resultados. Além de ações simples, que proporcionam retorno em curto prazo, é possível contar com metodologias que trazem grandes mudanças e garantem excelentes benefícios. Nesse sentido, decidimos elaborar o artigo de hoje para falar mais sobre a Produção Enxuta, como ela funciona, como pode ser implementada e quais vantagens ela garante para a organização. Continue acompanhando e saiba mais! Afinal, o que é a Produção Enxuta? A Produção Enxuta, também chamada de Lean Manufacturing, é um sistema criado pela Toyota, que visa eliminar desperdícios de produção — incluindo a eliminação de atividades desnecessárias — através da melhoria contínua e foco na qualidade total. Assim, pode-se dizer que o objetivo desse método de trabalho é alcançar a eficiência dos processos, entregando o máximo de valor e utilizando a menor quantidade possível de recursos. Além da mudança nos processos, ela visa também a melhoria contínua. Ou seja, sempre que uma forma mais eficiente de executar uma tarefa for alcançada esta deve ser aplicada, alterando a metodologia de trabalho. Como ela pode ser implementada? Para adotar essa filosofia de gestão, o ideal é seguir algumas premissas básicas. Dentre elas: Valor: identificar o que o cliente enxerga como valor e especificar esse pontos; Fluxo de valor: analisar quais processos realmente são necessários para a criação de valor; Fluxo contínuo: fazer os ajustes necessários para que esses processos sejam adotados de forma natural pelas pessoas que os executam; Produção puxada: produzir somente quando houver demanda por parte dos clientes — o que ajuda a eliminar desperdícios, causar excesso de estoques e perdas de produtos; Excelência: aplicar as melhorias contínuas sempre que necessário e buscar alcançar a excelência no que é feito. Como dissemos, o foco principal da Produção Enxuta é a eliminação de desperdícios. E isso pode ser feito atacando os 7 desperdícios de produção, que são: Espera: tempo desperdiçado em decorrência da espera de materiais, ferramentas, mão-de-obra, informações, etc. Transporte: tempo de deslocamento de determinado item de um local a outro, que não agrega valor ao processo; Movimentação: segue a mesma lógica do transporte. Porém, nesse caso, leva em consideração a movimentação de pessoas (em busca de ferramentas, informações, itens, etc) que não agrega valor ao resultado final do processo e afeta a produtividade; Defeito: desperdício que se transforma em prejuízo, tanto pelo problema no item, quanto pelo retrabalho necessário para fazer o reparo ou produzir um novo produto; Super processamento: processos desnecessários que não agregam valor percebido pelo cliente. Atividades que podem ser eliminadas e que não afetarão a qualidade. Superprodução: produção superior ao que é necessário, de acordo com a demanda gerada pelos clientes; Excesso de estoque: excesso de itens que pode ser gerado por problemas de confiança no fornecedor, erro ou falta de acuracidade na programação da produção, ou por problemas de qualidade, por exemplo. Por se tratar de um processo longo, que envolve muitas análises e mudanças no processo de trabalho, o ideal é contar com um serviço de consultoria empresarial, que pode auxiliar nessa tarefa, avaliando melhor os impactos e reduzindo os riscos de afetar a qualidade oferecida aos clientes. Por que minha empresa deve aderir a esse sistema? A Produção Enxuta oferece diversos benefícios para as empresas, quando bem implementada. Esses benefícios são a razão pela qual essa filosofia de gestão deve ser adotada pelas empresas. Confira alguns deles: Redução de perdas Pode-se considerar como perda o tempo para a realização de uma atividade, os recursos utilizados na produção e os itens acabados que se perderam em decorrência do excesso, por exemplo. Com a otimização dos processos de trabalho e a redução da necessidade de estoques, o índice de perdas diminui. Processos padronizados Além de aplicar as melhorias identificadas com o estudo das formas de trabalho, para que a Produção Enxuta seja bem-sucedida na prática é necessário formalizar as instruções de trabalho e fazer com que os colaboradores estejam cientes do novo padrão de execução das atividades. A vantagem obtida com essa padronização é que torna-se mais fácil treinar novos colaboradores, visto que o aprendizado será o mesmo, independentemente de qual funcionário ensinará a tarefa. Aumento da eficiência As melhorias implementadas através da Produção Enxuta permitem que seja feita a mesma carga de trabalho, no menor tempo possível, utilizando menos recursos e com o mínimo de desperdício possível. Com isso, os processos se tornam mais eficientes. Maior qualidade Dois dos objetivos principais da Produção Enxuta é reduzir, ou mesmo eliminar, os defeitos e problemas de produção e perceber o que o cliente enxerga como valor para entregar essa proposta. O resultado disso é maior qualidade nos produtos oferecidos, conseguindo atender ao máximo as expectativas dos clientes. Vantagem competitiva A geração de vantagem competitiva se dá quando a empresa consegue satisfazer seus clientes e destacar-se de seus concorrentes. Com as melhorias que a Produção Enxuta aplica na estrutura e nos processos de negócios — além de manter as necessidades dos clientes sempre em foco — pode-se dizer que as empresas que adotam essa metodologia largam na frente no seu mercado de atuação. Redução de custos A redução de custos se dá, principalmente, pela redução dos desperdícios de produção que foram citados anteriormente. Um dos maiores benefícios da redução de custos é oferecer preços mais competitivos para os clientes, o que consegue tornar a empresa ainda mais competitiva. Maior lucratividade A lucratividade é o resultado do faturamento menos os custos que a empresa possui para manter suas operações. Ou seja, quanto maior forem os gastos, menos dinheiro sobra, menor é o lucro obtido. Com a redução dos custos, o índice de lucratividade sobe, o que permite a realização de novos investimentos, que podem contribuir para otimizar as operações ainda mais. Como vimos, existem diversos motivos para adotar a filosofia da Produção Enxuta nas empresas, visto que os benefícios vão desde melhorias operacionais, até a excelência no atendimento aos clientes. Porém, vale lembrar que o ideal é manter o foco nas