Aprenda a aplicar a metodologia de gestão de processos BPM!
Você já ouviu o termo Business Process Management? Esse nome em inglês é o equivalente da Gestão de Processos (BPM). Em Gestão de Processos, precisamos ter uma metodologia bem definida, baseada na implementação correta de ciclos de trabalho. Vamos apresentar agora quais são estes ciclos e como você deve aplicá-los. Seis ciclos da Gestão de Processos (BPM) Existem seis ciclos essenciais para a Gestão de Processos. Adotando a sequência que você vai aprender agora, você será capaz de otimizar o desenvolvimento e a implementação dos processos em sua empresa. Projeto O ciclo do Projeto é focado em planejamento. Por meio deste planejamento, você precisa definir quatro elementos-chave para a Gestão de Processos: Método: O passo-a-passo da coleta de informações e da construção de modelos para a execução dos processo; Meta-modelo: A escolha dos elementos que serão a base do mapeamento dos processos; Notação: A definição dos símbolos que vão representar cada informação dentro dos modelos de processos; Ferramenta: Os recursos informatizados que serão usados para manipular a grande quantidade de dados envolvidos e gerados nos processos. Modelagem O ciclo da Modelagem consiste em elaborar um mapeamento do negócio. Em outras palavras, é preciso identificar, detalhar e validar todos os principais processos da empresa. Vale a pena ressaltar que existem processos de três naturezas distintas: gestão, negócio e suporte. A modelagem é feita por meio de fluxogramas, que precisam ser aprovados pela equipe ou ajustados conforme a necessidade. Simulação Este ciclo foca em testar os processos para medir seu desempenho e identificar possíveis gargalos. Para que esse teste seja preciso, você deve determinar os resultados quantitativos que espera obter, considerando as proporções da simulação. Este ciclo é extremamente importante, pois permite avaliar a eficácia e a eficiência dos processos antes que sejam implementados globalmente. Desta maneira, você identifica e corrige muitas falhas sem que elas se tornem problemas — livre de riscos. Execução É no ciclo da Execução que os processos desenvolvidos são, de fato, implementados na empresa. É preciso tomar cuidado com este ciclo, pois ele exige uma infraestrutura sólida. Você deve avaliar se o processo demanda treinamentos para os funcionários, adoção de alguma máquina, software ou outro equipamento, alterações na estrutura dos cargos da empresa ou outros ajustes. Gerencie a implementação para que as mudanças não causem um forte impacto sobre a rotina de trabalho da equipe. Além disso, aborde os novos processos com um olhar positivo, enfatizando que vão ajudar a atingir metas e melhorar os resultados. Tenha em mente que é possível haver alguma resistência dos colaboradores à mudança, e que isso pode representar um obstáculo ao sucesso do processo (além de afetar o clima organizacional da sua empresa). Monitoramento O ciclo de Monitoramento é focado em observar e analisar a performance do negócio, após a implementação dos novos processos. Para fazer este monitoramento, é preciso ter indicadores de desempenho (KPIs) claros. Vale a pena retomar os indicadores utilizados no ciclo de Simulação. É a comparação dos KPIs com as metas que vai indicar o nível de sucesso da Gestão de Processos (BPM). Mas não basta saber o nível de sucesso. Você deverá, também, descobrir quais pontos do processo estão prejudicando ou alavancando os resultados finais. Em outras palavras, não basta saber se está funcionando ou não; é preciso saber o porquê. Melhoria O ciclo de Melhoria é ativado a partir dos resultados obtidos no ciclo de Monitoramento. Se os resultados ainda estão aquém do esperado, será preciso fazer ajustes nos processos. Estes ajustes incluem acrescentar, alterar ou excluir elementos do processo em questão. Para determinar os ajustes que serão feitos, são utilizados “habilitadores”. Estes habilitadores são, na verdade, um conjunto de aspectos relevantes para que o processo traga os melhores resultados. Portanto, se o processo atual (AS-IS) não é ideal, você precisa analisar estes habilitadores para melhorar o prospecto do processo futuro (TO-BE). Entre os vários habilitadores de processo, vamos destacar quatro: Recursos Humanos: Relacionado ao papel das pessoas no processo. A estrutura organizacional está adequada? As funções de cada colaborador foram definidas? É preciso realizar treinamentos? Fluxo de Trabalho: Relacionado ao passo a passo do processo, criado no ciclo do Projeto. Existem gargalos? A ordem das ações estabelecidas no método está otimizada? Há passos desnecessários? Infraestrutura: Relacionado à disponibilidade dos recursos necessários para o processo. O espaço físico é adequado? Seria preciso adquirir algum outro maquinário, suprimento ou software para melhorar o processo? Regras e políticas: Relacionado ao “manual de trabalho” da empresa. Existe alguma regra ou política interna que age como entrave ao processo? Existe burocracia excessiva que desacelera o fluxo? Alguma política poderia ser implementada para dar apoio ao funcionamento do processo? A importância da metodologia na Gestão de Processos (BPM) O sucesso da Gestão de Processos (BPM) depende da realização dos ciclos que você acabou de aprender, sendo realizados de maneira consistente. Em outras palavras, estes ciclos são aplicados para todo e qualquer processo implementado na empresa. Além disso, todo processo deverá ser avaliado e melhorado continuamente, até que seja completamente eliminado ou substituído por outro. Você provavelmente está considerando quanto trabalho extra o BPM vai gerar. Porém, esse trabalho é completamente compensado pelas vantagens de adotar uma metodologia sólida para a Gestão de Processos. Agilidade Em longo prazo, o BPM permite mais agilidade na organização. Como os processos foram testados e aprimorados para chegar à sua melhor forma, e foram implementados de maneira adequada, você elimina todo o desperdício de tempo — e de outros recursos — que acontece quando os processos não estão padronizados. Lucratividade Com uma metodologia de Gestão de Processos (BPM), você está fazendo um laboratório para que os processos da sua empresa sejam altamente otimizados. Estes processos trazem mais resultados, mais eficácia e eficiência para o trabalho. Como resultado, em uma visão sistêmica, a lucratividade do negócio vai aumentar significativamente — com menos custos e mais receita. Esta é só uma amostra do potencial do BPM para aumentar os resultados de sua empresa. Se você quiser saber mais sobre a metodologia ideal para a Gestão de Processos (BPM), siga o perfil da Lure no Facebook, no Twitter e no Instagram.
Planejamento estratégico: como elaborar um para a sua empresa?
Um empreendedor que deseja crescer e se estabelecer em seu mercado de atuação precisa elaborar um planejamento estratégico de qualidade, que nada mais é do que um processo gerencial e de gestão, que busca a formulação de objetivos e metas para a seleção de programas de ação e sua maneira de execução. Para ser considerado relevante, o planejamento estratégico tem que levar em consideração as condições internas e externas à empresa, e o que se pretende alcançar em curto, médio e longo prazos. Devido à sua importância crucial para o sucesso de uma empresa, no post de hoje daremos dicas valiosas de como elaborar um planejamento estratégico para o seu negócio. Continue a leitura e confira! Qual a importância de elaborar um bom planejamento estratégico? Realizar um planejamento estratégico, na prática, é fazer uma profunda análise das oportunidades oferecidas pelo mercado e compatibilizá-las às condições internas da empresa, sempre visando aos objetivos futuros. Leia também: o que é governança corporativa e qual é a sua importância? Esse planejamento estratégico é um instrumento de gestão extremamente poderoso quando se objetiva definir uma direção para a empresa, fazendo com que os gestores possam tomar decisões mais alinhadas aos propósitos da organização, fortalecendo ideias e intenções de maneira flexível e ajustada à realidade e às tendências de mercado. Tudo isso deve necessariamente estar alinhado com a missão e os valores da organização. Tenha sempre em mente que um bom planejamento estratégico deve responder, de maneira eficiente, às seguintes perguntas: – Em que estágio a empresa está? – Qual é o seu objetivo? – Como alcançá-lo? Quando feito com dedicação e qualidade, o planejamento estratégico se torna o “mapa” para a conquista dos objetivos da empresa, permitindo o abandono de estratégias equivocadas e que não dão resultados, a elaboração de novos rumos e ações, e o aproveitamento de grandes oportunidades. O resultado? Uma empresa mais lucrativa e sustentável em longo prazo. Como elaborar um planejamento estratégico eficiente? Para que o planejamento estratégico cumpra o seu objetivo e traga resultados positivos para a empresa, é importante seguir alguns passos em sua elaboração. Listamos abaixo os principais: Realize uma profunda pesquisa interna e externa Antes de saber onde se quer chegar é necessário saber qual é o ponto de partida, não é mesmo? Por isso, realizar uma análise detalhada do ambiente interno e externo é essencial. Quais são os pontos fortes e de destaque da empresa? E os fracos? O que pode gerar potencial competitivo? Quais são as limitações a serem corrigidas? Durante essa análise interna é necessário levar em consideração todos os aspectos da corporação, sendo eles técnicos, processuais, financeiros, de infraestrutura, recursos humanos, etc. Além do ambiente interno, é essencial realizar uma pesquisa de mercado aprofundada e entender as ameaças e oportunidades que ele proporciona. Aqui, deve-se reconhecer e considerar a influência da concorrência, bem como de fatores econômicos, políticos, tributários e de mercado. Estabeleça uma missão A missão de uma empresa é definida como o detalhamento de sua razão de ser. O que a empresa produz? Por que? Quem deseja contemplar com seus serviços e produtos? Onde deseja chegar no futuro? Se a sua empresa não possui uma missão bem definida, o planejamento estratégico não tem como ser eficiente. Defina os objetivos Com as pesquisas interna e externa realizadas, bem como o estabelecimento da missão da organização, chega a hora de examinar essas questões em conjunto e definir as metas futuras para a empresa. Do ponto onde estamos, aonde queremos chegar? Mas atenção: esses objetivos têm de ser realizáveis e quantificáveis ao longo do tempo. Somente assim é possível gerar a motivação e a assertividade necessárias para alcançá-los. Esquematize as estratégias e os planos de ação Agora que já está claro quais são os objetivos que a empresa deseja alcançar, chega o momento de definir como isso será feito. As estratégias e planos de ação podem ser definidos como o detalhamento do caminho a ser percorrido para que seja possível o alcance dos objetivos traçados. Aqui, é necessário detalhar quais metodologias e ideias serão aplicadas, por quem, e em qual prazo. É essencial que as estratégias sejam bem delineadas e objetivas, com cada um sabendo exatamente qual o seu papel para o alcance dos objetivos. Acompanhe o processo através de métricas eficientes e esclarecedoras O planejamento estratégico não acaba no momento em que os planos de ação começam a ser postos em prática. É necessário definir de antemão como os resultados das estratégias serão analisados e medidos. Só assim é possível saber o que está dando certo e o que necessita de reformulações e replanejamentos. Como analisar e revisar o planejamento estratégico? Um planejamento estratégico, para ser considerado eficiente, tem que ser flexível e passível de alterações e reformulações ao longo do tempo. Dica de leitura: controladoria e gestão empresarial, qual é a relação? Através da coleta de dados e análise de indicadores e métricas, os gestores têm que ser capazes de visualizar quando algo não está saindo conforme o planejado. Revisar permanentemente os cenários, evitando qualquer descompasso entre os objetivos e planos de ação propostos é uma tarefa crucial para garantir o sucesso. Agora é a sua vez! Qual a sua opinião sobre planejamento estratégico? Como é a experiência da sua empresa em relação a esse assunto? Compartilhe a sua expertise nessa área com outros gestores aqui nos comentários e enriqueça a discussão sobre esse assunto!
Entenda o conceito e a importância da Governança Corporativa!
Se você atua na gestão de uma empresa, está no meio de um equilíbrio muito delicado — precisa tomar decisões e executar ações que vão beneficiar a empresa e, ao mesmo tempo, manter os acionistas satisfeitos e confiantes nos resultados. Para garantir que esse equilíbrio se mantenha, empregamos práticas de boa Governança Corporativa. Neste post, você vai entender melhor o que é Governança Corporativa e como ela pode ser implementada na sua empresa. O que é a Governança Corporativa? As discussões sobre Governança Corporativa se desenvolveram no século XX. Conforme as empresas se expandiram e as fronteiras desapareceram, uma série de novas questões surgiram. Essas questões envolviam a separação dos conceitos de “propriedade” e de “administração”, pois o “dono” da empresa não é mais, necessariamente, o responsável pela gestão no dia a dia. A dispersão da propriedade também criou dúvidas, pois agora há muitos “donos” — sócios, investidores ou acionistas — e nem todos possuem a mesma participação. Finalmente, outra questão que se tornou pertinente foi a criação de sistemas que permitissem conciliar os vários interesses divergentes de acionistas, gestores, funcionários, clientes, parceiros… Assim, a Governança Corporativa surge como uma resposta a essas questões. Trata-se de um conjunto de regras, políticas ou práticas estabelecidas para dar mais transparência à comunicação entre todas as partes interessadas da empresa. Perceba que, na maioria das vezes, a ênfase na Governança Corporativa é a relação entre acionistas e gestores. Com um contato bem estruturado entre estes dois lados, os acionistas podem monitorar as ações dos gestores sem, no entanto, interferir desnecessariamente na sua autonomia. Dessa forma, preservamos a confiança entre as partes e também a agilidade do trabalho de gestão. Quais são os seus benefícios? Por que você deveria usar seu precioso tempo para aprender mais sobre Governança Corporativa nas empresas e implementar essas práticas? Bem, existem quatro benefícios principais: Afeta positivamente o desempenho da empresa, pois as operações tendem a se tornar mais profissionais. Afinal, há mais pessoas envolvidas no planejamento (ocorre uma descentralização do poder); Permite que o gestor delegue ou compartilhe uma parte das suas atividades referentes à tomada de decisões. Assim, a pressão sobre esta figura é reduzida; Colabora para que a empresa se desenvolva de maneira sustentável e tenha maior longevidade; Facilita o acesso a fontes externas de financiamento, pois gera uma imagem de confiabilidade que estimula os investidores e credores a conceder capital. Além de trazer benefícios para a empresa, a boa Governança Corporativa também afasta alguns problemas de gestão: Evita que ocorram abusos de poder em diversos níveis, entre acionistas, gestores e terceiros; Previne erros estratégicos que podem ocorrer quando todo o poder de decisão está centralizado nos gestores; Afasta as fraudes de informação e intervém em situações nas quais há conflito de interesses. Quais são os níveis de Governança Corporativa? Como você já viu no item anterior, a Governança Corporativa está relacionada com a imagem de confiabilidade da empresa e com a captação de recursos financeiros. Então, já que falamos sobre esse assunto, vale a pena destacar uma iniciativa da Bovespa para ajudar os investidores. Todas as empresas que possuem capital aberto na Bovespa são classificadas em três níveis: Nível I, Nível II ou Novo Mercado. Por meio dessa classificação, o investidor pode identificar empresas com as melhores práticas de Governança Corporativa. As empresas que se enquadram no Nível I estão comprometidas com: O repasse de informações ao mercado; A dispersão acionária, fazendo ofertas públicas e mantendo ao menos 25% das ações em circulação; A divulgação de contratos, acordos de acionistas, programas de stock options e calendário anual de eventos da empresa. As empresas que se enquadram no Nível II estão comprometidas com: O estabelecimento de um mandato unificado, com duração de um ano, para o Conselho Administrativo; A divulgação de balanço anual, conforme normas internacionais de contabilidade; A extensão das condições garantidas aos acionistas controladores, também, para os acionistas ordinários, em caso de venda do controle da empresa; O oferecimento, aos acionistas preferenciais, do direito de voto em certos assuntos; O estabelecimento de uma oferta para a compra das ações que estiverem em circulação, em caso de fechamento de capital; A adesão à Câmara de Arbitragem, que deverá ser acionada em situações de conflito societário; A observância, também, de todos os critérios do Nível I. As empresas que se enquadram no Novo Mercado estão comprometidas com: A emissão somente de ações ordinárias; A formação de Conselho Administrativo com cinco membros ou mais; A divulgação do fluxo de caixa da empresa; A divulgação de informações sobre negociações realizadas pelos acionistas controladores e pelos gestores da empresa que envolvam ativos e derivativos; A observância, também, de todos os critérios dos Níveis I e II. Assim, os investidores da bolsa podem escolher onde colocar seu capital com segurança. Empresas classificadas como Novo Mercado possuem melhores chances de captação de capital. Quais são os modelos existentes? Embora o objetivo da Governança Corporativa seja bem definido, existem diversas formas de atingir este objetivo. Portanto, também existem diversos modelos de Governança Corporativa. Em geral, eles estão associados a regiões geográficas — isso significa que, em cada país, um determinado modelo será mais predominante. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa – IBGC, uma ONG voltada ao desenvolvimento das melhores práticas de governança, elencou dois principais modelos que podem ser encontrados no mundo todo. Eles são: Outsider System e Insider System. O Outsider System (também conhecido como “Shareholder”) é mais comum nos EUA e Inglaterra. Neste sistema, há muitos acionistas, que ficam mais dispersos e longe das operações diárias da empresa. O foco principal das ações de Governança, neste sistema, é aumentar o valor da ações, para garantir o maior retorno possível aos acionistas. O Insider System (também conhecido como “Stakeholder”) é mais comum no Japão e na Europa. Neste sistema, há alguns acionistas de grande peso, que ficam mais próximos das operações diárias da empresa. Neste sistema, as ações de Governança não focam somente no retorno aos acionistas, mas também em questões como responsabilidade social e o relacionamento com outros interessados (além dos acionistas), como parceiros, clientes, fornecedores e
Qual é a importância do coaching para a sua empresa?
Se você tem uma empresa, com certeza, objetiva melhorar os processos internos, otimizar os procedimentos efetuados pela equipe de Recursos Humanos e aumentar o lucro do negócio. Mas você sabe qual é o caminho mais adequado para conseguir atingir essa meta? É aí que entra o coaching: o responsável por indicar o que o empreendedor pode fazer para chegar aonde deseja. Descubra a seguir mais sobre o assunto! A importância do coaching Você sabe o que é o coaching? Esta técnica é uma metodologia voltada para gerir as pessoas de maneira mais eficaz, sendo, portanto, uma filosofia de vida que visa o desenvolvimento e a capacitação dos colaboradores. Ela pode ser aplicada tanto na vida pessoal quanto profissional. Quando falamos em mundo corporativo, essa metodologia envolve um conhecimento aprofundado a respeito de gestão e de produtividade. Por meio dos dados obtidos, o coaching indica aos gestores como obter uma performance melhor e aponta as ferramentas mais adequadas para esse processo. Assim, podemos afirmar que esse método tem a finalidade não só de melhorar a gestão, mas também de desenvolver as habilidades e as capacidades dos colaboradores. Conheça a seguir os benefícios dessa metodologia e como ela impacta a empresa, demonstrando sua importância. Definição de valor, missão e visão Empresas possuem missão, visão e valores. Os valores representam atitudes e crenças, sendo elementos que oferecem personalidade à empresa. Ou seja, eles norteiam a organização e influenciam as ações para se chegar ao objetivo pretendido. O coaching pode ajudar na definição de valores da empresa, seja criando-os, revisando-os ou adequando os processos para que eles sejam cumpridos. Já a missão é o motivo pelo qual a empresa existe, sua razão de ser. Geralmente, ela está relacionada aos produtos, às conquistas que se pretende conseguir ou à maneira pela qual a empresa quer ser reconhecida pelos stakeholders, ou seja, pelas pessoas interessadas na organização. Em relação à missão, o método do coaching ajuda a resgatar o conceito e aplicá-lo na prática. Afinal, um dos problemas das empresas é manter a missão no papel, esquecendo-se dela no dia a dia. Assim, os gestores descobrem pontos fracos e que precisam de renovação. Por exemplo, a falta de motivação dos colaboradores faz com que eles não estejam comprometidos com a missão e, portanto, ela acaba não sendo cumprida. Por fim, a visão da empresa é o norte da organização, ou seja, as convicções que indicam o caminho que deve se seguido. A visão, portanto, é de médio e longo prazo. Quando analisada pelo profissional de coaching, verifica-se se a visão realmente está servindo como direção ou se a empresa está seguindo sem que os processos sejam pensados. Em quaisquer dos casos (missão, visão e valores), o objetivo de aplicar a metodologia é identificar pontos fortes e fracos, ajustando o processo produtivo e buscando oportunidades de melhoria e de desenvolvimento dos colaboradores. Conquista de liderança e comunicação eficazes Os gestores precisam ter habilidades de liderança e de comunicação muito bem desenvolvidas. Dessa forma, é possível repassar aos colaboradores o que se espera deles e ter um contato mais próximo para aprimorar suas capacidades. Por meio do coaching, o gestor tem uma visão de si mesmo e das ações praticadas, já que o profissional apontará o que está bom e o que deve ser melhorado em relação à liderança e à comunicação. Assim, o gestor pode trabalhar suas próprias capacidades pessoais e tem a oportunidade de se aperfeiçoar. Melhora no foco No dia a dia das empresas, os processos são realizados e nem sempre se pensa sobre eles. Com a correria e a pressão pelos prazos de entrega, o objetivo é resolver as pendências urgentes e não deixar os problemas se acumularem. Mas essa é uma atitude que pode ter impacto negativo, já que a não reflexão sobre o que está sendo feito, acaba desviando o foco do que é realmente necessário. Com o coaching, é possível resgatar os objetivos e as metas, relembrar os motivos pelos quais a empresa existe e sobrevive, oferecendo novos objetivos que podem ser conquistados. Para os colaboradores, é uma oportunidade de se descobrirem profissionalmente e alinharem suas expectativas às da empresa, desenvolvendo capacidades pessoais e profissionais. Gestão do tempo mais eficaz Com a análise proporcionada pela aplicação desse método, são identificadas atividades que não trazem muito resultado, ou seja, que são desnecessárias. Essas tarefas precisam ser minimizadas, porque impactam diretamente a produtividade. Assim, o coaching melhora a gestão do tempo, voltando-se para ações realmente produtivas. As tarefas que não trazem resultado, mas devem ser realizadas, são mais bem planejadas nesse contexto, evitando prejuízos para a organização. Ganho de inteligência competitiva A inteligência competitiva está relacionada à coleta de informações a respeito da concorrência. Assim, os gestores podem analisar o mercado e identificar tendências, podendo tomar decisões mais assertivas. O processo do coaching facilita a coleta desses dados, ajudando a organizar e a determinar quais informações são importantes, como devem ser coletadas e, principalmente, como a empresa deve utilizá-las a fim de se destacar da concorrência. Planejamento estratégico eficaz O planejamento estratégico auxilia na gestão da empresa, permitindo o uso dos recursos de forma eficiente e aumentando a produtividade. O coaching tem os mesmos objetivos. Assim, ele melhora o planejamento estratégico ao aprimorar os resultados, aumentar a qualidade e desenvolver as habilidades dos colaboradores, minimizando pontos negativos e ampliando os positivos. Assim, o coaching é uma prática que otimiza os processos internos, realinhando-os à missão, à visão e aos valores. Isso facilita o trabalho da equipe de Recursos Humanos, já que os pontos fortes e fracos são identificados e os colaboradores podem trabalhar e desenvolver suas habilidades Os benefícios apresentados mostram por que a empresa deve adotar essa metodologia a fim de chegar ao resultado principal, que é aumentar o lucro. Por isso, busque um profissional capacitado e exponha suas dificuldades, explorando ao máximo as vantagens que o coaching pode trazer para a sua empresa. E você, se convenceu da importância do coaching e dos motivos pelos quais sua empresa deve apostar nessa metodologia? Então, deixe seu comentário no post e compartilhe
As 10 melhores práticas para gestão de projetos!
Conseguir fazer com que uma empresa funcione muito bem, com um time altamente capacitado, e que consiga gerar bons lucros e resultados exigirá dos gestores muita dedicação. Aliada a isso, a gestão de projetos precisa ser acompanhada de perto e desenvolvida por profissionais que estão empenhados em aperfeiçoar os processos. Essa é uma tarefa que pode ser alcançada sem gerar impactos negativos na empresa, porém algumas práticas devem ser seguidas a fim de conseguir isso com mais facilidade. Confira 10 das melhores práticas que separamos para que você não erre mais na gestão de projetos e tenha sempre os resultados que precisa. 1. Fazer um bom planejamento O planejamento é essencial para começar qualquer projeto, uma vez que ele deverá ser alinhado aos objetivos da empresa. Nessa etapa são levantados os conhecimentos necessários para que se possa dar continuidade ao projeto e definir todo o seu andamento. É nessa fase que serão buscadas as soluções para os problemas e levantadas informações sobre os recursos necessários, o tempo gasto, o esforço utilizado e também os responsáveis por cada tarefa. Quanto mais aprofundado for o planejamento, menores serão os custos do projeto, uma vez que será possível ver onde dá para reduzir os gastos antes de colocá-lo em prática. 2. Criar o escopo Feito o planejamento, é hora de começar a se aprofundar mais, definindo a maneira como as tarefas serão executadas e o passo a passo a ser seguido. Os procedimentos que serão adotados durante o andamento do projeto devem estar claros para todos os membros envolvidos, para que saibam como será realizado o trabalho. 3. Ter um cronograma para fazer gestão de projetos Não adianta saber o que será feito e como isso será feito se não houver um prazo a ser cumprido. O cronograma é fundamental nessa etapa, pois ajudará a determinar o tempo em que cada tarefa deve ser executada, para que não cause prejuízos à seguinte. Seguindo o tempo determinado a cada atividade será possível finalizar o projeto dentro do esperado e também fazer um acompanhamento mais detalhado das etapas. 4. Estabelecer os custos Definir o quanto será gasto pode ser necessário para que haja a aprovação do projeto. Portanto, sabendo todas as tarefas que devem ser realizadas, os responsáveis por elas e o tempo que será empenhado, o levantamento de custos pode ser feito com eficácia. É preciso buscar o melhor custo-benefício e alternativas que proporcionem gastos reduzidos, porém, quando se trata de projetos emergenciais, os custos tendem a subir pela falta de tempo para planejamento e pesquisa. 5. Gerenciar os recursos humanos Sem as pessoas os projetos não acontecem, afinal, elas estão envolvidas da elaboração à entrega destes. Na hora de selecionar os responsáveis por cada tarefa, é necessário fazer uma análise para que a atividade destinada esteja adequada ao grau de conhecimento de cada um. A equipe precisa trabalhar de forma ética e estar sempre motivada, cabendo ao gestor otimizar os processos de RH e cuidar para que isso aconteça. A baixa ou nenhuma rotatividade de profissionais também influi no resultado final. Quanto menor for essa rotatividade, menor também será o esforço para integrar esse novo membro, repassar as informações e fazer com que ele consiga atingir o mesmo ritmo de trabalho que os demais envolvidos. 6. Trabalhar a comunicação A comunicação é essencial em qualquer trabalho — com o projeto não é diferente. É preciso que todos os envolvidos estejam cientes do que está acontecendo, se os prazos estão sendo cumpridos, se aconteceram mudanças, etc. Ela não deve ser somente eficiente, mas clara e abrangente. Em situações de emergência, a melhor forma de encontrar soluções é em tempo real, reunindo a equipe e fazendo um comunicado boca a boca. Essa forma também pode ser utilizada por diversas vezes durante o decorrer do projeto, mas ter tudo documentado ajudará caso alguma dúvida precise ser esclarecida posteriormente. 7. Não descuidar da qualidade O grau de qualidade exigido dependerá do objetivo de cada projeto. Isso quer dizer que ele deve atender aos objetivos propostos e satisfazer a quem o solicitou. Para conseguir chegar a um grau máximo de qualidade, deve-se planejar como as tarefas serão executadas e qual resultado pretende-se conseguir com elas. Quando o projeto cumpre todos os requisitos que foram propostos e não ocorrem reclamações por parte do cliente, isso quer dizer que a qualidade esperada foi atingida. 8. Acompanhar o desenvolvimento O cronograma e o planejamento são essenciais para que o líder do projeto possa acompanhar tudo o que está sendo feito e se os prazos estão sendo cumpridos. Se houver algum desvio, este deve ser identificado rapidamente para que possa ser corrigido. Apesar de dispor de todo um estudo da viabilidade de execução do planejamento, é bastante comum ocorrerem atrasos quando não há o acompanhamento e, por conta disso, ele deve ser feito de perto e com regularidade. Jamais deixe para verificar o resultado apenas no final do prazo. 9. Identificar os sinais de alerta Os sinais de alerta podem ser os mais variados possíveis, desde uma simples reclamação de um envolvido até os custos. Se um cronograma ou uma tarefa não está sendo executada como previsto, isso já indica que algo não vai bem e que pode atrapalhar o resultado final. Os custos também devem estar sendo monitorados, apesar de haver um percentual limite de tolerância. Ao primeiro desvio, o monitoramento já deve apontar uma forma de fazer essa correção. 10. Conhecer os riscos Um dos itens fundamentais na gestão de projetos é conhecer todos os riscos envolvidos. Da primeira etapa ao planejamento, alguns podem ser levantados, principalmente quando se sabe quais são as partes deficientes. Durante o andamento do projeto, outros podem ser identificados, sendo preciso agir sempre de maneira imediata para conseguir saná-los e evitar que se tornem problemas maiores. Os riscos são os mais variados possíveis e podem envolver recursos financeiros, tempo e até mesmo conflito entre os membros da equipe. Como todos eles podem atrapalhar os projetos, o gestor deverá ficar atento aos sinais de alerta e eliminar esses problemas. Fazer a gestão de projetos exigirá
Confira 8 dicas para trabalhar em equipe!
Unir pessoas com diferentes habilidades e competências em uma única equipe continua sendo o grande desafio enfrentado pelos gestores no dia a dia. No entanto, encontrar soluções para desenvolver um bom trabalho em equipe tem sido o segredo para melhorar a produtividade e, consequentemente, os lucros dos negócios. Empresas que são formadas por equipes mal estruturadas estarão sempre sujeitas a grandes problemas e prejuízos financeiros. Por isso, liderança e trabalho em equipe só funcionam bem quando estão conectados, sendo responsabilidade do gestor coordenar seus funcionários e os processos internos da melhor forma possível. Levando em consideração essa importância, selecionamos 8 dicas que vão te ajudar com o trabalho em equipe! 1. Esteja aberto para novas ideias Duas cabeças pensam melhor do que uma, por isso, antes de eliminar possíveis sugestões e ideias, considere escutá-las. Sua equipe pode ter excelentes ideias, então a melhor maneira de obtê-las é estar aberto, ou seja, oferecer um espaço para que elas possam surgir. A maioria das empresas dispensam as ideias dos seus funcionários, por julgarem ser uma responsabilidade apenas da liderança, porém, lembre-se que sua equipe está totalmente integrada aos processos da empresa e podem ser verdadeiros “talentos” em situações nas quais serão necessárias ideias inovadoras. Como gestor, você poderá incentivar seus colaboradores a comunicarem suas ideias, assim como intervir em decisões. Dessa forma, todos saem ganhando na sua empresa e você ainda poderá saber quem são os profissionais que mais estão se destacando na equipe. 2. Dialogue com sua equipe Ao lidar com diferentes pessoas, é comum situações diversas acontecerem, incluindo as desagradáveis. No entanto, em vez de provocar discussões, dialogue com seu grupo ou com a pessoa responsável, pois, mantendo esse dialogo, você estabelecerá um vínculo mais respeitoso entre todos, além de encontrar uma solução para o problema. Por meio de uma conversa transparente e objetiva, tudo pode ser resolvido com mais assertividade. Por outro lado, empresas que não consideram o diálogo uma ferramenta importante de comunicação estão sujeitas a diversos problemas de relacionamento, além de grandes falhas que podem ocorrer durante a operação. Não se esqueça que uma simples conversa pode ser a solução para muitos problemas, sendo útil até mesmo em momentos de reconhecimento e de parabenização. 3. Estabeleça objetivos e funções para a sua equipe Cada membro de uma equipe possui habilidades e competências diversas, incluindo o gestor. Contudo, para que esse talento seja aproveitado da melhor forma, é importante delegar tarefas e funções que estejam de acordo com as necessidades e o objetivo da empresa. Afinal, seus funcionários precisam de desafios para evoluir em suas carreiras! Sem um direcionamento assertivo, sua equipe poderá perder o controle e, possivelmente, prejudicará os outros integrantes e a empresa como um todo. Para te ajudar nessa missão, você pode montar um cronograma em planilhas e deixá-lo exposto para todos. Com isso, ficará mais fácil identificar as tarefas necessárias e também cobrar os prazos relacionados à função de cada um ou da equipe inteira. 4. Ofereça feedback Como gestor, você precisa apontar quais são os pontos fortes e fracos de cada integrante da sua equipe, para que juntos possam oferecer os melhores resultados em conjunto. Por meio do feedback, seus funcionários saberão como estão sendo avaliados e quais esforços ainda precisam ser aperfeiçoados. Lembre-se ainda de realizar essa conversa com toda equipe reunida para manter um relacionamento transparente e, ao mesmo tempo, incentivador. Além disso, o gestor precisa realizar esse feedback da melhor maneira possível, posicionando de forma clara as palavras e mantendo a motivação em primeiro lugar para que as falhas possam ser reduzidas e as boas realizações reconhecidas. 5. Ofereça campanhas de incentivo Colaboradores motivados produzem até 50% mais, então aproveite esta vantagem para criar campanhas que possam recompensar os esforços dos seus colaboradores. Dessa forma, sua equipe trabalhará mais incentivada e satisfeita, melhorando a produtividade e a convivência como um todo. Para suas campanhas, você pode pensar em premiações como: viagens, folgas, remunerações, entre outras possibilidades que incentivarão seus funcionários a baterem metas e ainda oferecerem melhores resultados para a empresa. Um gestor, como líder, pode programar essas campanhas e criar ações que possam aprimorar habilidades e reconhecer o esforço da sua equipe simultaneamente. 6. Seja paciente Nem sempre o que você disser ou pedir será de fácil entendimento para sua equipe. No entanto, em vez de “perder a cabeça” e também a postura como profissional, seja paciente e pense em novas maneiras de transmitir suas ideias ou de delegar tarefas. Não se esqueça que essa dica também é válida para momentos de cobranças, reuniões, entre outros. Por isso, manter a tranquilidade em todos os momentos é fundamental. Agindo como um profissional sensato e maduro, você conseguirá dar o melhor exemplo, incentivando todos a conviver com mais respeito. 7. Faça planejamentos para o trabalho em equipe Para evitar que seu grupo se disperse com facilidade, planeje as atividades e também os tempos de execução. Sem dúvidas, o planejamento é uma ferramenta indispensável para a liderança, sendo eficaz para o controle de metas e resultados obtidos. Assim como na delegação de tarefas e na distribuição de funções, você pode utilizar uma planilha que servirá como um roteiro. Essas informações poderão ser expostas para todos ou individualmente, o importante é que todos tenham conhecimento dessas práticas e obedeçam todo o planejamento e os prazos necessários. 8. Confie na sua equipe Sem confiança, sua equipe não poderá corresponder às suas expectativas e nem atender as exigências da empresa. Sobre isso, seja firme e transmita confiança também, assim eles poderão se inspirar em um líder integro e também farão o necessário para oferecer um bom trabalho em conjunto. Uma equipe só funciona bem quando todos os elos estão conectados e dispostos a seguir os mesmos objetivos. Sem dúvidas, para manter essa aliança, o gestor terá um papel fundamental, sendo responsável por garantir que os resultados possam ser atendidos, de acordo com as necessidades da empresa. Nossas dicas te ajudaram a melhorar o trabalho em equipe da sua empresa? Gostaria de receber mais conteúdos como esse? Então, curta nossa página no Facebook e fique por dentro dos assuntos mais interessantes!
O que é contabilidade de custos?
Para melhorar a gestão empresarial, diversas ferramentas devem ser colocadas em prática. Uma delas é a contabilidade de custos, que indica exatamente quanto cada produto ou serviço está custando para a empresa. Sem ter conhecimento a respeito desse assunto, a empresa não consegue precificar os produtos de maneira adequada. Por isso, essa ferramenta é fundamental para o sucesso da gestão. Descubra, a seguir, no que ela consiste e como funciona. O que é? Em resumo, podemos definir essa ferramenta como uma forma de identificar e de medir todos os pagamentos que são realizados pela empresa, abrangendo o desembolso, a depreciação, o consumo de bens e o prazo. Ou seja, por meio desse recurso, a empresa consegue descobrir quanto realmente investe em cada produto ou serviço oferecido, incluindo não só a matéria-prima e os equipamentos envolvidos, mas também a dedicação dos funcionários e outros elementos que estejam relacionados ao processo produtivo. Assim, utilizar essa técnica da contabilidade permite ao gestor conhecer, de maneira pormenorizada, a situação financeira da empresa. Contabilidade financeira x de custos x gerencial Nesse contexto, o gestor precisa compreender exatamente a diferença entre as contabilidades financeira, de custos e gerencial. A financeira é a mais comum, sendo a responsável pelas movimentações técnicas e pelos cuidados com os princípios contábeis. A gerencial está mais próxima da gestão e serve como uma forma de assegurar informações para a tomada de decisão. Assim, pode-se conquistar vantagem competitiva. Já a de custos, conforme visto, é a que identifica os custos relacionados à produção ou ao fornecimento do produto ou do serviço. Para que serve? Existem algumas funções principais dessa ferramenta. Veja quais são elas: Definir a lucratividade das operações, dos produtos e da linha de produção da empresa; Determinar a rentabilidade do investimento ou do patrimônio; Controlar melhor as operações e os custos da empresa, fazendo comparações com padrões de valores e de orçamentos; Fornecer suporte à tomada de decisões, apontando, por exemplo, quanto se deve comprar, produzir, investir, desinvestir etc. Quais são os tipos de custos? Antes de entender como fazer esse tipo de contabilidade, é importante conhecer as categorias de custos existentes. Custos diretos São aqueles diretamente ligados à produção de um produto ou ao fornecimento de um serviço. Por exemplo: se a sua empresa trabalha com calçados, as caixas e o couro utilizado são custos diretos. Custos indiretos Seguindo a mesma lógica, os custos indiretos são aqueles que estão envolvidos com a produção, mas não estão diretamente relacionados. Voltando ao mesmo exemplo da empresa de calçados, um custo indireto é o pagamento de salários da equipe de marketing, que faz a promoção dos produtos vendidos, mas não produz o calçado em si. Quais são os principais métodos de custeio? Depois de entender a diferença entre custos diretos e indiretos, é importante conhecer os métodos de custeio. A partir desse conhecimento, é possível classificar os custos do negócio de acordo com os produtos. No entanto, atenção! Nem sempre existe um método de custeio mais adequado. Por isso, é necessário verificar qual dos métodos a seguir é mais condizente com o seu negócio e se realmente existe um. Veja quais são os métodos mais utilizados. Custeio por absorção Cada produto ou serviço tem um custo específico. No entanto, existem custos comuns para a fabricação do produto ou para o fornecimento do serviço e eles podem ser distribuídos entre os produtos e serviços da empresa. Assim, o custeio por absorção são aqueles custos absorvidos pela empresa e que são rateados igualmente. Custeio direto ou variável Os custos são divididos em fixos e variáveis e são considerados somente os variáveis. Os custos fixos são aqueles que não estão ligados à produção, ou seja, existem independentemente da venda ou da produção das mercadorias. Já os custos variáveis são aqueles que variam conforme a produção ou o fornecimento. É importante ressaltar que esse tipo de custeio não é aceito em demonstrativos externos devido a questões contábeis aceitas no Brasil. Custeio baseado em atividades São consideradas as atividades realizadas pela empresa que geraram custos para fazer a alocação desses recursos conforme os produtos e os serviços. Como fazer a contabilidade de custos? Existe um passo a passo bem claro para fazer os cálculos dessa ferramenta. Veja o que fazer: Faça uma listagem dos custos da sua empresa, sem esquecer nenhum; Separe cada custo conforme sua categoria; Analise o valor do custo direto e compare-o ao preço de venda do produto ou do serviço. Quando o custo direto é maior que o preço de venda, isso significa que aquele produto ou serviço não contribuiu para a lucratividade da empresa, ou seja, não há margem de contribuição. Se o preço de venda for mais alto, deve-se continuar o processo; Divida os custos indiretos (que são fixos) entre os produtos. O cálculo dos custos indiretos já foi apresentado, mas se você encontrou a metodologia mais adequada, uma solução é calcular a porcentagem de venda por produto e dividir de forma equilibrada; Busque o ponto de equilíbrio para o produto ou serviço. A partir da comparação do custo direto com o preço de venda e o rateio dos custos indiretos, identifica-se quantas vendas devem ser realizadas para que receitas e despesas sejam igualadas. Nesse caso, a empresa não tem lucro, fica no zero a zero; Calcule o preço de venda mais adequado, considerando todos os custos abordados anteriormente. Se necessário, faça todos os passos novamente para se certificar de que os cálculos estão corretos. Fazer o uso dessa ferramenta é a forma mais adequada de entender a situação financeira da organização e verificar se os preços aplicados estão condizentes com a necessidade da empresa. Afinal, de nada adianta vender bastante se o preço das vendas não cobrir os custos nem trazer lucratividade. Além disso, essa técnica é bastante simples e pode ser facilmente aplicada, permitindo que o gestor faça uma revisão dos custos. O resultado de fazer a contabilidade de custos é ter mais competitividade e conhecer as finanças do seu negócio mais profundamente. Para entender mais sobre esse e outros assuntos voltados para a contabilidade, assine a nossa newsletter.
11 dicas para otimizar os processos do RH da sua empresa
A otimização das rotinas de trabalho do departamento de Recursos Humanos de uma empresa é fundamental quando se deseja alcançar um equilíbrio nas ações, possibilitando maior assertividade nas tomadas de decisões. Os processos do RH fazem parte do sistema de gestão estratégica e, neste post, vamos dar dicas para que você consiga melhorá-los em sua empresa. Confira: Planeje suas ações O primeiro passo para os gestores que buscam a otimização dos processos de trabalho do RH é planejar as ações. Aqui, é importante fazer uma listagem com todas as atividades que são desenvolvidas pelo setor e quais as prioridades de cada uma delas. Com esse exercício, será possível ter uma perspectiva maior sobre o trabalho que é desenvolvido em cada área da empresa. Com essa listagem em mãos, é preciso planejar a execução das ações com base em metas e prazos. Isso permite que o tempo seja melhor administrado e, além disso, permite mostrar a necessidade de envolvimento de outras pessoas nessas ações. O ideal é procurar realizar as tarefas conforme o plano – e considerar imprevistos no momento de planejar. Delegue tarefas Outra prática muito importante que deve ser tomada pelos profissionais de Recursos Humanos, principalmente os gestores, é a de delegar tarefas. Assim, cada membro da equipe saberá claramente seu papel no departamento, bem como suas responsabilidades, fazendo com que o acompanhamento do processo fique mais fácil. Delegar tarefas possibilita também que o gestor tenha mais tempo livre para pensar em estratégias focadas no negócio, bem como na redução de custos e na otimização de resultados. Vale destacar que, para delegar tarefas, é preciso que o líder conheça a equipe, destinando as atividades de acordo com o perfil e a experiência de cada colaborador. Promova treinamentos Os treinamentos voltados para a equipe de RH são fundamentais para a otimização dos processos, isso porque os profissionais são os idealizadores de resultados e, se eles estiverem capacitados para o melhor desenvolvimento de suas tarefas, o resultado será positivo. Investir em capacitação técnica e comportamental ajuda os profissionais a falarem a uma mesma linguagem na empresa, trilhando caminhos que cheguem a um objetivo comum. Saiba a importância de se atualizar sobre o mercado Ainda falando sobre treinamentos, a atualização sobre o mercado mantém os profissionais da área atualizados sobre as novidades que estão ocorrendo, inclusive sobre as ações que os concorrentes têm feito e que podem ser usadas como objeto de observação. Essa atualização pode ser feita pela internet, por revistas do setor e outras mídias disponíveis, auxiliando na capacitação dos profissionais de RH. Com o resultado das pesquisas, é possível criar planejamentos estratégicos voltados para ações de melhoria contínua nos processos, utilizando os bons exemplos e evitando cometer os erros já identificados. Desenvolva as lideranças Grande parte do sucesso das ações de Recursos Humanos de uma empresa tem a ver com o desenvolvimento das lideranças que cuidam desse e de outros setores. Por isso, é fundamental que a empresa trabalhe com esses líderes estratégicos de modo que eles consigam motivar a equipe e trabalhar em prol dos resultados esperados pela companhia. Os líderes de RH têm um papel fundamental na motivação e no comprometimento de todo o pessoal da empresa, já que eles são vistos como principais porta-vozes da empresa com os colaboradores. Por isso, programas específicos de treinamentos e capacitações com esses profissionais são determinantes para a otimização dos processos. Tenha uma equipe integrada Incentivar o trabalho em equipe é outro aspecto importante na otimização dos processos de RH. Isso porque, quando há sinergia entre as pessoas, a execução das tarefas flui melhor. Além de gastar menos tempo para sua realização, há maior empenho e dedicação dos profissionais que trabalham em ambientes positivos. Dessa forma, estimular as pessoas a manterem bons relacionamentos de trabalho ajudam na otimização do processo, na melhoria de clima organizacional e no comprometimento com os resultados da organização. Crie processos de gestão estratégica A gestão estratégica é fundamental para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos de trabalho. Dentro dos departamentos de Recursos Humanos, é imprescindível que sejam feitos planejamentos e mapas estratégicos do setor de acordo com os objetivos da empresa. Além disso, indicadores e metas auxiliarão na tomada de decisões. Para criar esses processos, a organização pode contar com o auxílio de empresas especializadas que desenvolvem a gestão organizacional e que seja voltada para a criação de um departamento de Recursos Humanos estratégico. Tenha em mente que informatizar é necessário Empregar a informatização dos processos de RH é outra ferramenta fundamental para agilizar a execução de determinadas tarefas, otimizando os resultados do setor. Alguns investimentos voltados para processos burocráticos, como armazenamento de dados, controle de registro de acesso, benefícios e treinamentos, cálculo de horários e vencimentos são alguns exemplos que podem e precisam ser informatizados no RH. Use uma ferramenta de recrutamento e seleção Normalmente, o recrutamento e a seleção de pessoal para a empresa é uma das tarefas que mais toma tempo dos profissionais de RH. No intuito de agilizar essa função, é interessante utilizar ferramentas que filtram os candidatos. Diversas ferramentas disponíveis no mercado ajudam na produção de anúncios, divulgação e organização dos candidatos ideais, bem como criam sistemas de acompanhamento desses profissionais até a finalização do processo seletivo. Terceirize alguns serviços Outra dica para otimizar os processos do RH é terceirizar algumas atividades, reduzindo despesas e tornando a empresa mais competitiva no mercado. Tarefas voltadas ao processamento da folha de pagamento normalmente são feitas por escritórios de contabilidade, que além de serem especialistas no assunto, dão agilidade nos processos por um custo-benefício muito bom. Alcance a excelência operacional Todas as empresas buscam alcançar uma excelência operacional em seus processos de trabalho. Dentro dos departamentos de Recursos Humanos, isso não é diferente e envolve também trabalhar com produtividade mais enxuta, focando sempre nos resultados que devem ser alcançados. Para alcançar o status de uma empresa com excelência operacional, os gestores precisam ter em mente que é fundamental trabalhar com uma equipe qualificada e também com processos de RH padronizados e otimizados. Se você deseja saber mais notícias e informações referentes ao universo da
Como otimizar processos? 8 dicas valiosas
Processos que não passam por otimização são processos que consomem mais insumos do que deveriam e que fornecem resultados abaixo do esperado. Como consequência, a empresa lucra menos, é menos rentável e perde também em competitividade. Muitas vezes, uma pequena melhoria de processo pode gerar resultados altamente relevantes para o negócio – mas, para que isso seja possível, ela deve ser feita da maneira correta. Nesse cenário, a estruturação de otimização é indispensável para que ela ofereça benefícios reais, e algumas dicas são valiosas em todo esse processo. A seguir, você vai conhecer 8 dessas dicas e vai aprender a incorporá-las em seu negócio. Confira! Analise e encontre gargalos produtivos O primeiro passo para otimizar processos é justamente encontrar o que precisa ser melhorado. Diante de relatórios e de dados diversos, é necessário encontrar onde exatamente se localizam os gargalos produtivos do processo em questão. Pode se tratar de um desperdício por excesso de matéria-prima, de um tempo excessivo de produção, ou então da existência de etapas burocráticas que poderiam ser eliminadas. Seja como for, é importante fazer uma análise para identificação preliminar do que precisa ser mudado no processo para que ele se torne melhor. Aposte na automatização e informatização Se o processo ainda não está automatizado e informatizado, essa é uma das maiores e mais importantes otimizações a fazer. Com a integração da tecnologia ao processo, ganha-se em produtividade, assertividade e confiabilidade de informações. Por isso, caso o processo ainda não seja automatizado ou tenha a possibilidade de integrar mais tecnologia, é preciso considerar essa como uma possível solução para melhorar os resultados do negócio. Para isso, entretanto, é exigida uma boa estrutura de TI de modo que o processo possa sofrer a transição adequada. Favoreça a integração de setores Outra forma de otimizar processos é favorecendo a integração de setores. Imagine, por exemplo, um setor produtivo integrado ao setor de estoque e de vendas. De acordo com a demanda e com a previsão de vendas, é possível determinar o momento ideal para que a produção seja feita de modo a não desperdiçar tempo ou insumos diversos – isso é uma otimização de processo baseada na integração de setores. Para que essa integração seja possível é necessário facilitar e estimular a comunicação entre setores, assim como democratizar o acesso à informação. Quanto mais acesso as pessoas tiverem às informações em geral, mais fácil fica realizar a integração. Não modifique muitos parâmetros ao mesmo tempo Uma vez que sejam encontrados os gargalos produtivos é bastante provável que você descubra uma série de fatores que podem ser modificados, melhorados ou eliminados para gerar a mudança do processo. O problema é que se você alterar muitos – ou todos – de uma vez vai ser impossível identificar qual é a contribuição de cada um para o processo. Embora no final o resultado seja de mudança positiva, não será possível repetir com certeza essa alteração. Em vez disso, o melhor a se fazer é modificar um parâmetro ou pequenos conjuntos de parâmetros por vez. Dessa forma, existe maior controle sobre qual é a influência de cada variável no resultado final, o que permite a repetição da ação em otimizações posteriores. Ouse e corra riscos controlados Muitas vezes, otimizar processos também significa ousar. Pode ser realizar um investimento em novo maquinário ou utilizar uma nova matéria-prima; de qualquer forma, muitas vezes a ousadia é necessária. Por isso, quando estiver diante da necessidade de realizar melhorias, é preciso considerar todos os riscos envolvidos. Quais são os possíveis impactos de realizar determinada mudança? O que acontece se a mudança não oferecer o resultado esperado? Como lidar com possíveis imprevistos? Essas são perguntas que devem ser respondidas para que os riscos a se correr sejam controlados e até mesmo benéficos para o processo. Contrate uma consultoria especializada Otimizar processos não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de um processo crítico para o resultado do negócio. Nesse sentido, uma boa prática é a de contratar uma consultoria empresarial especializada no assunto. Com experiência de mercado e um olhar de fora, a consultoria vai encontrar mais facilmente os principais pontos a serem melhorados e vai implantar a metodologia adequada para o negócio e para o mercado. O processo de mudança não se torna apenas mais rápido, como também passa a ser mais seguro e a oferecer resultados mais adequados às expectativas da empresa. Monitore e acompanhe os resultados Independente de a otimização ser feita por uma consultoria ou não, é indispensável que os resultados sejam monitorados e acompanhados. Muitas vezes uma mudança tem tudo para dar certo, mas acaba não funcionando por alguma particularidade – e o inverso também acontece. Nesse sentido, o monitoramento de resultados permite um ajuste fino para que a melhoria forneça ainda mais resultados, e também ajuda a inteligência corporativa. Diante do que deu certo e do que não deu, uma futura otimização tem mais chances de oferecer os resultados pretendidos. Mantenha-se em constante atualização O parâmetro de processo, que hoje pode ser considerado ótimo, pode se tornar obsoleto com uma mudança de mercado ou com um investimento realizado nos ativos da empresa, por exemplo. Do mesmo modo, uma metodologia de otimização pode surgir no mercado e ser mais adequada para o seu negócio. Se a sua empresa não estiver atenta a essas modificações, a melhora do processo passa a ter um prazo de validade mais curto e deixa de oferecer os benefícios desejados. Sendo assim, é necessário que você se mantenha em constante atualização, tanto sobre os resultados do processo como também sobre os métodos de melhoria. Com isso o seu negócio se mantém pronto para oferecer bons resultados em relação aos seus processos. A otimização de processos é necessária e vantajosa para o negócio e começa a partir da identificação de gargalos produtivos. Feito isso, automatizar o processo, variar pequenos conjuntos de parâmetros e monitorar os resultados são algumas das práticas recomendadas. Nesse cenário, inclusive, uma das possibilidades inclui contratar uma consultoria especializada no assunto de modo a tornar o processo mais simples e mais assertivo. Com essas dicas, portanto,
Controladoria: como fazer na minha empresa?
Conforme dados fornecidos pelo IBGE, 48,2% das empresas nacionais fecham suas portas depois de três anos de existência. Isso representa quase a metade de nossas organizações. O Sebrae aponta como motivo principal desse fechamento a falta de gestão adequada. Nesse contexto, a controladoria é um conceito muito importante. Ela apareceu no começo do século passado com a finalidade de exercer rígido controle sobre as grandes empresas dos Estados Unidos que, na época, careciam de gerenciamento mais eficaz, tanto nas matrizes quanto nas filiais. Leia o post e compreenda mais sobre o assunto, aprendendo como funciona uma controladoria, qual a sua importância para a empresa, qual o papel do controller e como implantar uma controladoria. Confira! 1. Como funciona uma controladoria A controladoria, como o próprio nome deixa claro, fundamenta-se em uma metodologia de controle. Devem existir, necessariamente, padrões de qualidade desenvolvidos a partir do planejamento e orçamento da empresa. É fundamental que toda a equipe esteja envolvida, desde os mais altos escalões aos mais baixos. A controladoria monitora as consequências dos atos administrativos internos, avaliando os resultados e busca formas de otimizá-los. Uma das formas mais eficazes de análise dos resultados é comparar com os resultados de outras empresas, indicando aos gestores um caminho mais seguro na aquisição de melhorias. O processo começa pela correta estruturação das operações financeiras e contábeis, bem como aquelas que se desenvolvem em setores de apoio. Em seguida, procede-se aos custos relacionados à contabilidade, formação do preço de venda, orçamento empresarial, gerenciamento de custos e despesas, estratégias para captação de recursos, fluxo de caixa, avaliação da produtividade e desempenho dos funcionários, e assim por diante. Esse controle rigoroso visa eliminar gastos excessivos e desperdícios, bem como evitar roubos e fraudes. As funções de uma controladoria podem ser definidas como: Planejamento: determinação de um projeto para alcançar um objetivo. Organização: estruturar de forma organizada todos os processos e atividades para que o objetivo seja alcançado. Direção: definir uma divisão eficiente de tarefas, respeitando a gestão. Controle: mensura a qualidade e a eficiência do trabalho em relação ao objetivo proposto. A controladoria é mais que uma medida de natureza contábil, já que abrange todo o sistema organizacional da empresa, iniciando com o planejamento e envolvendo todo o controle operacional, reunindo a maior quantidade possível de informações úteis que permitam a melhor tomada de decisões. 2. Qual a sua importância para a empresa Conforme mudam os tempos e a tecnologia, as empresas desenvolvem outras necessidades. Além do evidente avanço tecnológico que define novas diretrizes em todos os âmbitos da sociedade, outras mudanças relevantes são o aumento da competitividade e o esclarecimento crescente do público consumidor, que exige mais ao procurar serviços/produtos. O planejamento estratégico torna-se vital para o crescimento da empresa, de modo a encontrar formas eficazes de suprir necessidades diversas de diferentes entidades, como clientes, fornecedores, bancos, investidores, acionistas, órgãos do governo. Para reger esse planejamento, desenvolvendo o controle necessário para a aplicação dos meios certos na obtenção dos fins almejados, está a controladoria. Ela integra todas as áreas de uma empresa, agrupando informações que são transformadas em relatórios gerenciais e financeiros. Devido à maior precisão dessas informações e relatórios, os gestores podem avaliar com mais segurança e optar pelas melhores alternativas, propondo as soluções mais adequadas. Isso implica, portanto, redução de riscos, tanto a curto quanto a médio e longo prazos. Enfim, a importância da controladoria está no ato de reunir informações fidedignas que permitem ao gestor visualizar o panorama atual da organização, fazer previsões para o futuro, minimizar o risco de enganos e facilitar a tomada de decisões. Todos sabem o quanto a informação certa produz bons resultados, poupando inclusive tempo e dinheiro. Basta imaginar uma situação que acontece na rotina das pessoas. Alguém para na rua e pede informações sobre o local em que fica determinada loja. A pessoa que foi abordada passa, por ignorância ou má-fé, uma informação errada. Por causa disso, o outro enfrenta um trânsito congestionado, anda mais e não consegue chegar ao seu objetivo. Terá que refazer o percurso para conseguir encontrar a loja que procura. Isso significa que ele está perdendo tempo e, provavelmente, gastando mais com transporte, cansando-se mais, ficando menos motivado. Esse exemplo mostra como a informação errada compromete a economia (custos maiores), a produtividade (não está produzindo nada, está perdendo o ânimo e as oportunidades) e o tempo (leva um tempo muito maior para atingir seu objetivo, incluindo o retrabalho, ou seja, a necessidade de corrigir o erro cometido por causa de uma informação falsa). É assim que acontece nas empresas, onde os custos desnecessários, a queda na produtividade, as perdas de tempo e os retrabalhos podem ser provocados por informações equivocadas ou pela ausência delas. 3. Qual o papel do controller no sucesso da empresa O controller é o profissional responsável pela controladoria. Cabe ao controller, ou gerente de controladoria, o exercício das funções gerenciais, econômicas e financeiras da empresa. Ele precisa assegurar que as informações reunidas sejam corretas e levadas, dentro do prazo, para os gestores. Essa atividade gerencial do controller envolve uma série de funções, como a de organizar sistemas apropriados de informações que possibilitem ao gestor relacionar eventos a resultados, os fatos às suas consequências. A comparação do desempenho real com aquele que é desejado é outra função do controller. Da mesma forma, ele deve comparar as variações desse desempenho. Seu conhecimento deve abranger diversas áreas da organização, incluindo setores de contabilidade, finanças, produção, estoque e recursos humanos. As atividades de curto, médio e longo prazos estão sob sua responsabilidade, devendo: Informar-se com os gestores de suas reais necessidades para a realização de suas funções (funcionários, materiais, recursos). Verificar no PCP (setor de planejamento e controle de produção) quais as necessidades de compra de matérias-primas, insumos e equipamentos. Efetuar o levantamento de receitas, despesas e investimentos, gerando informações que serão levadas à diretoria da empresa. Acompanhar metas e objetivos empresariais. Organizar o planejamento tributário. Integrar a previsão orçamentária anual. Envolver-se nas questões de risco, governança e conformidade. Desenvolver projetos. Participar do planejamento estratégico. Gerenciar