O funcionário custa só o salário combinado?

Você desenhou a escala nova no papel e viu o buraco: para manter a loja ou a linha rodando com todo mundo na 5×2, faltam três pessoas. Ainda tem o reforço de dezembro. Você pega o salário que paga hoje, R$ 2.500, multiplica por três e anota R$ 7.500 por mês. A folha vai dizer outra coisa.

Quanto custa um funcionário para a empresa com todos os encargos, nos exemplos deste texto, fica entre 1,44 e 1,88 vez o salário, conforme o regime tributário da empresa e os benefícios. Ou seja: o R$ 1 que você combina na entrevista vira de R$ 1,44 a R$ 1,88 no seu caixa.

A Emenda Constitucional 141/2026 foi promulgada em 16 de outubro e vale a partir de 16 de dezembro. A semana cai de 44 para 42 horas e depois para 40, sem corte de salário. A Folha de S.Paulo mostrou em 21 de outubro pequenos comerciantes que querem contratar, mas travam na conta, com vendas fracas e falta de mão de obra. Quem fecha a conta antes de abrir a vaga erra menos.

Quanto custa um funcionário para a empresa com todos os encargos: o que entra na conta

Primeiro, a conta clássica. O que muda tudo é o regime tributário, porque no Simples Nacional boa parte dos encargos já vai embutida na guia única de impostos, o DAS.

Provisão é o dinheiro que você separa todo mês para pagar o 13º e as férias quando chegarem. Quem não separa leva o susto em dezembro e em janeiro.

Um detalhe que muita conta ignora: INSS, RAT, terceiros e FGTS também incidem sobre o 13º e sobre as férias. Por isso o salário vira 1,19 antes dos encargos. No Presumido, com RAT de 2%, o total de encargos chega a 35,8% dessa base, e o multiplicador fica em 1,62. No Simples, só o FGTS sai de fora do DAS, e o multiplicador cai para 1,29. O RAT depende da sua atividade e do seu FAP, então peça os dois ao contador. Empresas do Anexo IV do Simples pagam o INSS patronal por fora, e a conta fica parecida com a do Presumido.

Quanto custa de verdade um operador de R$ 2.500 e um vendedor de R$ 4.000

Imagine uma empresa média que contrata os dois. Premissas, todas hipotéticas: RAT de 2%, terceiros de 5,8%, vale-refeição de R$ 600 por mês (sem encargo, o que vale para quem está no PAT), e o operador gasta R$ 200 com transporte. A empresa paga só o que passa de 6% do salário dele, ou R$ 50. O vendedor não usa vale-transporte. Sem plano de saúde, comissão ou hora extra.

Leia a primeira coluna: o operador de R$ 2.500 tira R$ 4.705 por mês do caixa no Presumido. São R$ 2.205 que não aparecem no contrato. Se a mensalidade de um plano de saúde entra, some por cima. Comissão do vendedor também paga encargo.

O que ninguém conta: seleção, exames, treinamento, equipamento e o aviso prévio

A tabela acima é o custo de manter a pessoa. Falta o custo de ela entrar e o de sair.

Para entrar, entram anúncio ou o tempo de quem entrevista, o exame admissional, uniforme e EPI, notebook ou celular e as primeiras semanas em que o novato rende menos e alguém para de produzir para ensinar. Minha estimativa, que não é dado de pesquisa: de R$ 2.000 a R$ 3.500 para o operador e de R$ 4.000 a R$ 7.000 para o vendedor. Tire os números da sua realidade, mas ponha algum número, porque zero está errado.

Para sair, pense na dispensa sem justa causa depois de 12 meses. Com aviso prévio de 33 dias (30 mais 3 pelo ano trabalhado) e multa de 40% sobre o FGTS depositado, o operador sai por cerca de R$ 3.800 e o vendedor por cerca de R$ 6.100. Dividido por 12, dá R$ 318 e R$ 509 de provisão mensal, que é o teto, o caso em que todo mundo é mandado embora. Se na sua empresa sai 1 em cada 3, provisione um terço. Pedido de demissão e justa causa não geram multa.

E tem o custo de contratar errado: o salário pago sem entrega, a rescisão, a nova seleção e o novo treino. Estimo entre 2 e 4 meses do custo mensal da vaga, algo entre R$ 9 mil e R$ 19 mil para o operador do exemplo no Presumido. Quem entra e fica barateia a conta, e reter começa por mostrar ao funcionário onde ele pode chegar. Um plano de carreira sem RH cabe numa folha de papel.

E se eu precisar de 3 pessoas a mais por causa da 5×2?

Some a folha. Dois operadores e um vendedor, com as mesmas premissas, custam R$ 16.498 por mês no Presumido (quase R$ 198 mil por ano) e R$ 13.510 no Simples (R$ 162.120 por ano). Os salários somam R$ 9.000, então o custo real é de 1,83 e 1,50 vez isso. Ou seja: a folha que você anotou como R$ 9.000 pesa quase o dobro no caixa do Presumido. Mais R$ 8.000 a R$ 14.000 de custo de entrada, uma vez só, na estimativa acima.

Agora cruze com o caixa. Se a sua margem de contribuição é de 30%, para pagar R$ 16.498 por mês você precisa vender cerca de R$ 55 mil a mais, todo mês. Se a venda não vem, o buraco sai da sua reserva. A Forbes publicou em 21 de outubro um estudo do Grupo Assertif segundo o qual uma prestadora que fatura R$ 1 milhão por mês precisaria de R$ 85 mil adicionais para preservar a reserva mínima de caixa. É a mesma lógica numa escala maior: folha nova é compromisso fixo, e o caixa tem que aguentar antes do faturamento chegar.

Para saber quantas pessoas a mais com a 6×1 a sua operação pede, comece pelo artigo sobre o fim da escala. A calculadora do fim da 6×1 monta a escala, e o Escala Sebrae, simulador que o Sebrae lançou em 21 de outubro para micro e pequenas empresas, serve de segunda opinião. O número de pessoas vem de lá. O preço de cada uma vem da tabela acima ou da calculadora do custo de um funcionário.

CLT, temporário, experiência ou reorganizar a escala: o que sai mais barato?

Minha posição: reforço de dezembro é caso de temporário, porque acaba em janeiro. A 5×2 não acaba, então temporário não resolve e a vaga é CLT, de preferência começando pelo contrato de experiência. Antes de abrir qualquer uma, redesenhe a escala. Às vezes a terceira pessoa some.

Como fazer a conta da sua empresa

O jeito rápido: a calculadora do custo de um funcionário faz essa conta para você. Você informa o regime, os salários e os benefícios e vê o custo real por mês, por ano e quanto precisa vender a mais. Grátis, em 3 minutos.

Se preferir fazer à mão, os passos:

1. Anote o regime tributário. Se for Simples, confira o anexo com o contador.
2. Some ao salário 19,44%: 13º, férias e 1/3.
3. Aplique sobre esse total os encargos da tabela (35,8% no Presumido com RAT de 2%; 8% no Simples).
4. Some o que a empresa paga de VR, VT líquido e plano de saúde.
5. Divida por 12 o custo de entrada.
6. Some a provisão de saída, pela sua rotatividade real.
7. Multiplique pelo número de contratações e compare com a margem.

Dúvidas que o dono sempre tem

Qual o percentual de encargos no Simples Nacional?

Fora do DAS, só o FGTS: 8%, ou 9,56% com a incidência sobre 13º e férias. Quanto custa um funcionário para a empresa no Simples Nacional, no exemplo, vai de 1,44 a 1,55 vez o salário. No Presumido, a mesma conta dá 1,77 a 1,88.

Quanto custa quem ganha um salário mínimo?

Multiplique o salário mínimo vigente por 1,62 no Presumido ou 1,29 no Simples, e depois some os benefícios. O multiplicador é maior quando o salário é menor, porque o VR pesa mais na proporção.

CLT ou PJ: qual custa menos?

O PJ não gera encargos nem provisões, mas se houver subordinação, horário e habitualidade, a Justiça pode reconhecer o vínculo e você paga tudo de uma vez, com multa. Para a função que existe na sua escala todo dia, CLT.

Vale-transporte e vale-alimentação são custo de quem?

O VT é da empresa, menos até 6% do salário básico, que o funcionário paga. O VR é da empresa, com desconto pequeno do funcionário (no PAT, no máximo 20% do valor).

Se a pergunta na sua cabeça é se essa contratação cabe na folha antes de a emenda valer, a gente revisa o seu quadro de pessoal com você e diz o que cabe no caixa.

Patrícia Faria – Diretora de Pessoas